Verschobene Markierungen an Bildern und PDFs

Wenn Sie ein PDF-Dokument oder ein Bild in OneNote mit handschriftlichen Markierungen oder Grafiken ergänzen, kann es vorkommen, dass diese plötzlich an einer völlig falschen Stelle stehen. Warum das so ist und was man dagegen tun kann.

Dass sich handschriftliche Markierungen, Anmerkungen oder sonstige Annotationen überhaupt von ihrem ursprünglichen Platz „entfernen“ können, hat einen ganz simplen Grund: Im Gegensatz etwa zu PDF-Viewern mit Markierungsfunktion bleiben in OneNote Bild/Dokument und darauf oder daneben eingefügte Elemente immer getrennte Objekte. Als solche lassen sie sich auch getrennt voneinander positionieren und nachträglich verschieben, gewollt wie unabsichtlich.

Dagegen kann man zunächst nichts machen, solange Microsoft keine Gruppierungsfunktion einbaut. Also die Möglichkeit, zum Beispiel eine Dokumentenseite und darauf vorgenommene handschriftliche Anmerkungen zu einem einzigen Objekt zusammenzufassen.  Zwar scheint diese Funktion zumindest in der aktuellsten Version der Windows 10 App (bislang auch nur da) eingeführt worden zu sein. Tatsächlich gibt es dort nun eine Gruppierungsfunktion. Die kann aber nur handschriftliche Linienzüge gruppieren, etwa zum einfachen Verschieben kompletter Worte, ohne zuvor alle Einzellinien markieren zu müssen. Andere Objekte, wie eben z.B. Bilder oder PDFs, lassen sich hingegen nicht in die Objektgruppen eingliedern. Hilft also nichts.

Einzige kleine Abhilfe ist, entweder darauf zu achten, dass Sie immer zuerst alles markieren (z.B. mit dem Lasso). Oder Sie schützen zumindest das Bild oder Dokument gegen ungewolltes Verschieben. Dazu klicken Sie das Bild/Dokument mit der rechten Maustaste an und wählen Bild als Hintergrund festlegen. Es lässt sich danach erst dann wieder verschieben oder in der Größe ändern, wenn Sie diese Einstellung zurücknehmen. Die Markierungen/Annotationen lassen sich hingegen nicht fixieren.

In einem OneNote passt‘s, im anderen nicht

Etwas perfider ist das Problem, wenn die Markierungen und Anmerkungen auf einem OneNote korrekt positioniert sind, aber auf einem anderen Rechner oder einer anderen OneNote-Version hingegen verschoben. Zupft man sie dort an die richtige Stelle, stimmt die Positionierung auf dem ersten Rechner nicht mehr. Wie kann das sein?

Dieser Effekt tritt in erster Linie dann auf, wenn die Grafik bzw. das Dokument nicht als separates Objekt auf der Seite steht, sondern innerhalb eines Rahmens, der über dem Bild womöglich noch Text enthält. Für letzteren ist dann noch ein Font verwendet, der nicht auf allen beteiligten Geräten / OneNote-Versionen verfügbar ist. Grund für die fehlerhafte Positionierung ist folgender:

Alle separaten grafischen Objekte, so auch zum Beispiel Handschriftmarkierungen, sind absolut positioniert. Sie richten sich also am Koordinatensystem der Seite aus und stehen an einer absoluten X-/Y-Stelle. Inhalte (auch Bilder oder PDFs) in einem Objektrahmen sind hingegen relativ zu dessen Inhalt (z.B. Textabsatz) positioniert. Schreibt man also Text oberhalb des Bildes in den Rahmen, rutscht das Bild auf der Seite (eben im Rahmen) nach unten; die Markierung aber nicht.

Jetzt kann es sein, dass bereits vorhandener Text über dem Bild/Dokument in einer speziellen Schriftart formatiert ist, die auf einem anderen Gerät/OneNote nicht existiert. Dort wird dann eine Ersatz-Schriftart gewählt. Die Bezeichnung der Schriftart in der Menüleiste bleibt aber die originale, deshalb fällt das möglicherweise gar nicht auf. Diese Ersatzschriftart kann aber eine leicht andere Höhe und/oder Laufweite aufweisen, was für einen anderen Umbruch oder Zeilenabstände sorgt. Das darunterliegende Bild wird also vertikal etwas verschoben, die Markierungen passen nicht mehr.

Naheliegende Abhilfe wäre, auf allen Systemen die gleichen Schriften zu installieren. Das ist aber nicht immer möglich, etwa bei Apple-Rechnern oder Tablets. Sorgen Sie lieber dafür, dass das Bild bzw. Dokument eben nicht innerhalb eines Objektrahmens steht, sondern als separates Objekt auf der Seite. Den sichtbaren Unterschied vermitteln das folgende Bild:

Tipp: Sie können In OneNote 2010,2013,2016, der Win-10-App und der Mac-Version ein Bild oder Objekt jederzeit aus einem Rahmen herauslösen und einzeln auf der Seite positionieren. Ziehen Sie es dazu einfach mit gedrückter [Umschalt]-Taste und der linken Maustaste aus dem Rahmen heraus.

Über dem Bild oder Dokument stehender Text bleibt also in seinem eigenen Objektrahmen. Seine Formatierung hat dann keine Auswirkungen mehr auf das darunter stehende Bild. Jenes verschiebt sich also nicht mehr vertikal und bleibt an derselben Position wie die angebrachten Markierungen.