OneNote-Blog Tipps und News rund um Microsoft OneNote
Zumindest ein bisschen. Mit dem neuen Outlook-Update kommt die Option, E-Mails direkt an ein OneNote-Notizbuch zu senden.
Der Mac-Version von OneNote fehlen im Vergleich zu OneNote 2016 für Windows nach wie vor eine Menge an Funktionen. Einer der größten Wünsche der Apple-Nutzer war bislang die Option, E-Mails direkt aus Outlook an OneNote zu senden. Dieses Feature hat Microsoft mit dem aktuellen Update (16.7 Build 171029) endlich eingeführt. Noch ist es nur Teilnehmern am Office-Insider-Programm (Fast Ring) zugänglich; alle anderen dürften es in den nächsten Wochen bekommen.
Was geht?
Markieren Sie eine Nachricht in einem beliebigen Ordner, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie OneNote. Alternativ können Sie auch statt dem Kontextmenü das Symbol in der Menüleiste verwenden. Bei schmälerem Outlook-Fenster verbirgt es sich hinter dem Symbol Verschieben (siehe Bild ganz oben). Keine Sorge wegen der Bezeichnung: Die Nachricht wird natürlich nicht verschoben, also aus Outlook gelöscht, sondern kopiert.
In OneNote landet die Nachricht in etwa derselben Form wie bei Outlook für Windows: Betreffzeile als Seitentitel, Absender, Adressat (hier noch mit Übersetzungsfehler, „Bis“ statt „An“) und Empfangsdatum in einer kleinen Tabelle. In der landen auch eventuelle Dateianhänge. Der eigentliche Nachrichtentext dann einem Standard-OneNote-Textcontainer (Rahmen). Dieses Format ist fest vorgegeben und nicht konfigurierbar.
Und was geht nicht?
Wie von mir schon gewohnt, suche ich bei neuen Features in OneNote immer nach dem Haar in der Suppe. Natürlich wurde ich auch hier fündig. So sehr ich mich über die neue Verbindung Outlook-OneNote auf dem Mac freue – mit Outlook und OneNote 2016 auf dem PC geht noch weit mehr. So lassen sich dort zum Beispiel auch Kontakte oder Aufgaben von Outlook nach OneNote übertragen, letztere sogar auch andersherum (also neue Outlook-Aufgaben in OneNote anlegen, die dann in Outlook landen). Das fehlt hier alles. E-Mails an OneNote, mehr geht nicht. Ob da noch was in Planung ist, weiß ich leider nicht.
Was auch schön wäre: Wenn man das Senden einer Nachricht an OneNote als Aktion für eine automatisierte Regel verwenden könnte – geht aber leider nicht. Hier hilft nur wie bisher das Weiterleiten an me@onenote.com. Fairerweise muss ich sagen: Das geht bei Outlook 2016 für Windows auch nach wie vor nicht.
Ein größerer Haken ist auch, dass sich nur einzelne Nachrichten an OneNote schicken lassen. Sind mehrere markiert, werden Kontextmenü-Befehl und Symbol in der Menüleiste inaktiv, also grau.
Bei Outlook 2016 für Windows scheint das zwar ähnlich; bei mehreren markierten Nachrichten verschwindet der Kontextmenü-Eintrag für OneNote sogar völlig. Aber seltsamerweise klappt es da über die Menüleiste trotzdem.
Diese Einschränkung macht das Archivieren mehrerer Mails, die zum Beispiel zu einem Projekt gehören, äußerst mühsam.
Andere API
Im Gegensatz zu Office 2016 für Windows nutzt die Mac-Version keine COM-APIs. Das bedeutet: Outlook „spricht“ gar nicht mit OneNote, sondern direkt mit den Notizbüchern in der Cloud. Das hat Vor- und Nachteile. Ein klarer Vorteil: Während bei Office 2016 für Windows das Ziel-Notizbuch in OneNote geöffnet sein muss, damit es beim Senden von E-Mails aus Outlook wählbar ist, klappt das in der Mac-Version mit jedem auf OneDrive vorhandenen oder freigegebenen Notizbuch.
Klarer Nachteil: Im Gegensatz zu Windows muss auf dem Mac eine Internet-Verbindung bestehen, damit man überhaupt Nachrichten von Outlook an OneNote kopieren kann.
Die COM-API für Windows erlaubt auch die Einstellung eines Standard-Notizbuchs und -Abschnitts. Künftig werden Nachrichten automatisch ohne vorherige Abfrage hierher gesandt. Das geht auf dem Mac nicht. Immerhin scheint sich Outlook (bzw. das API-Modul) das letzte Speicherziel zu merken und bietet zunächst nur dieses zur Auswahl an. Möchte man die Mail an eine andere Stelle schicken, klickt man auf Mehr.
Fazit: Viel besser als nichts
Zumindest vom ersten Eindruck her halte ich dieses Feature für eine Bereicherung von OneNote für den Mac. Klar ginge da noch mehr, wenn man OneNote / Outlook 2016 für Windows als Maßstab nimmt. Aber das darf man eben nicht; schon gar nicht unter dem Gesichtspunkt, dass OneNote 2016 in den Augen von Microsoft ohnehin veraltet ist und nicht mehr weiterentwickelt wird.
Das Feature gibt es nicht ? Version 16.9
Ja, bei mir ist es in der 16.9 auch wieder weg. Offiziell war es ja sowieso noch nicht eingeführt, sondern nur im Beta/Test (Insider Fast). Habe aufgehört, mich zu wundern.
Hallo,
Ich habe Office 365 auf meinem Mac installiert. Dort habe ich die Möglichkeit nicht.
D. h., in diesem Beitrag geht man wohl vom Office für Mac in der lokalen Version aus? Ist das so?
Ganz im Gegenteil (falls Sie mit „lokale Version“ eine Einzellizenz von Office 2016 mit Seriennummer meinen). Abonnenten von Office 365 bekommen neue Funktionen in aller Regel zuerst oder zumeist sogar exklusiv. Ich habe es gerade noch mal in meinem Office für MacOS (inkl. Office 365 Abo) überprüft. Inzwischen ist das Icon in der Symbolleiste zwar aus dem „Verschieben“-Menü entfernt und zu einem eigenen Symbol in der „Start“-Leiste geworden. Aber die Funktion ist da, auch im Kontextmenü (Rechtsklick auf eine Mail in der Liste) und im Mac-Menü („E-Mail“-„An OneNote senden“). Meine derzeitig genutzte Outlook-Version ist 16.19 (1810009), da Teilnehmer am Office-Insider-Programm, aber ich bin sicher, dass die Funktion schon recht lange vorhanden ist. Liegt also nicht an Office 365. Evtl. mal nach Updates suchen („Hilfe“, „Auf Updates überprüfen“)?
Auf meinem Mac finde ich auch keine Verbindung zwischen Outlook und Onenote. Beides Office365 auf dem aktuellen Stand.