OneNote-Blog Tipps und News rund um Microsoft OneNote
Quick & Dirty – Backup: Gesamtes Notizbuch als PDF sichern
Noch ein Tipp aus der Abteilung „ruhiger schlafen“: Alle OneNote-Backup- und Speicher-Mechanismen erzeugen ein proprietäres OneNote-Format. An sich kein Problem, aber ich persönlich fühle mich viel wohler, wenn zumindest meine allerwichtigsten Notizen auch noch in einer systemunabhängigen Form vorliegen – nur für alle Fälle, als Beruhigung. Pferde, Apotheke, kotzen und so.
Nicht, dass ich davon ausgehe, dass Microsoft OneNote von heute auf morgen einstellt, existierende Versionen deaktiviert und die .ONE- und .ONEPKG-Formate schlagartig unbrauchbar macht. Aber mir geht es trotzdem besser, wenn ich die wirklich wichtigen Inhalte auch noch in einer OneNote-losen Welt behalte – zur Not als Stapel ausgedrucktes Papier.
Letzteres braucht’s zum Glück gar nicht. OneNote 2007-2016 (auch die kostenlose Version) erlaubt den Export des gesamten aktuellen Notizbuchs in eine PDF-Datei. Einfach sicherstellen, dass das geöffnete Notizbuch synchronisiert und aktuell ist und dann auf Datei – Export – Notizbuch – PDF klicken. Das Ganze dauert nur ein paar Sekunden, höchstens Minuten.
Das Ergebnis ist nicht sehr ansehnlich. Vor allem bei in der Breite verteilten Notizinhalten entstehen zusätzliche Seiten im PDF mit unter Umständen abgeschnittenen Bildern. Eine übersichtliche Gliederung oder gar ein Inhaltsverzeichnis gibt’s auch nicht. Immerhin steht auf jedem Blatt der Name des Original-Abschnitts in der Fußzeile. Aber um Schönheit geht’s auch gar nicht. Hauptsache alle wichtigen (vor allem Text-) Infos sind erst einmal in einer allgemein zugänglichen Form gesichert und mit einem brauchbaren PDF-Reader auch durchsuchbar.
Great tip ! I also backup my notes from time to time on a .pdf file, a format which is universal and less prone to synchronisation issue. As you said, it’s not nicely formatted, but it’s a backup anyway. If you add a TOC (with Onetastic) and considering that hyperlinks pointing to web pages or even to other parts of the same notebook (same section) keep working in the resulting .pdf file, it can be pretty usefull indeed.
By the way, I have a related question to raise. I am using mostly A4 pages (templates), so that I can print or share an exported .pdf meeting minute in a „nice“ format. When I „File/Send/Send as a .pdf file“, it includes an attachment to a mail (outlook), with the name (in PDF).pdf. This is not a „nice“ file name, since „(in PDF)“ is redundant with „.pdf“ and it reduce the remaining available length of the (thus truncated). Do you know any setting to avoid that, or a workaround ?
Genau aus obigen Gründen (Backup als PDF) habe ich mir angewohnt, alle Seiten jeweils in A4 zu erstellen. Natürlich gebe ich mir eine gewisse Flexibilität auf – dafür habe ich dann z.B. ein Booklet mit allen Reiseunterlagen, das ich dann als PDF-Booklet in Grösse A5 bequem zum Mitnehmen ausdrucken kann.
Ein Wunsch wäre deshalb für mich, wenn es eine Option gäbe, wonach ein neues Notizbuch ausschliesslich und gesamthaft die Grösse A4 aufweist…
Ich weiß nicht, wie du Notizen in A4 erstellst, was ich auch gern auf dem iPad machen würde. Ich habe OneNote for Mac, da geht es garnicht. Daher ist es für mich nicht brauchbar. Nach langem Suchen habe ich nun eine Alternative für mich gefunden: GoodNotes, allerdings gibt es das nur für iOS und osX und kostet 7,99 €, ist aber jeden Cent wert!!!!
An Andreas: Ja das habe ich auch mit grossem Interesse gelesen und mir gleich gedacht „SUper Idee“ dann bin ich in die EInstellungen und habe die letzten 30 40Min damit verbracht eine Funktion zu finden welche OneNote Notizen auf A4 festlegt. ABer nichts gefunden. Kann ich also nochmals nachfragen, WIe erstelle ich Notizen ausschliesslich in A4, ich brauche keine exorbitanten breiten Notizen A4 und wenn es gross ist dann halt viele A4 Seiten untereinander, aber nicht nebeneinander. Das ist quatsch (für mich persönlich, für andere vielleicht nicht)
Sorry! Ich bin es nochmals, für die welche auch wie ich auf diesen Beitrag gestossen sind, hier die Antwort wegen dem A4 als Standard!
Einfach im Menü „EINFÜGEN“ ganz rechts zu „SEITENVORLAGEN“ , dort kann man dann wiederum rechts unten (wirklich ganz unten!) die Vorlage für den jeweiligen Abschnitt auf A4 oder viele anderen Vorlagen stellen! Das bedeutet jedoch dass man es nicht einfach 1x für alle Notizbücher und deren Abschnitten einstellen kann, sondern es für jedes neue Notizbuch und vorallem jeden neuen Abschnitt erneut als A4 definieren muss) Aber ich denke, damit lässt es sich leben !