Mehrere Undo-Schritte auf einmal

Einen Fehler im Desktop-Onenote für Windows gemacht? Kein Problem: [STRG]+[Z] oder Undo bzw. Rückgängig wählen. Sieben Fehler gemacht? Siebenmal Undo! Oder diesem Tipp folgen.

Die Undo-Funktion zum Zurücknehmen der letzten Aktion (egal, ob etwas gelöscht, hinzugefügt, verschoben oder in der Größe verändert wurde) ist bekannt und funktioniert systemweit ziemlich gleich. Alle Befehle und Bearbeitungsschritte landen in einer Liste, dem Undo-Buffer. Ein Undo, per Menübefehl oder Tastenkürzel [Strg]+[Z] ausgelöst, springt jeweils einen Schritt in dieser Liste zurück und macht die letzte Aktion quasi ungeschehen. In den meisten Programmen ist diese Befehlsliste unsichtbar — Sie wissen also weder, was für eine Aktion sie mit Undo als nächstes zurücknehmen, noch können Sie an einen bestimmten Punkt springen, um mehrere Arbeitschritte auf einmal zu zurückzugehen. In OneNote 2010/2013/2016 geht das aber durchaus dank einer Funktion, die Office-weit zur Verfügung steht (der folgende Tipp gilt also auch z.B. für Excel oder Word).

Das mehrstufige Undo, mit dem Sie einen ganzen Schwung von Aktionen auf einmal zurücknehmen können, findet sich standardmäßig in keinem Menü. Sie können den Befehl aber ganz einfach hinzufügen, und zwar entweder der Schnellstart-Symbolleiste (Vorteile: Immer sichtbar, aufrufbar per Tastenkürzel) oder einem Menüband wie zum Beispiel der Start-Leiste. So geht’s:

In der Schnellstartleiste

1. Klicken Sie in der Schnellstartleiste auf das ganz rechte Symbol (ein horizontaler Strich mit einem darunter liegenden Dreieck) und wählen aus dem aufklappenden Menü Weitere Befehle…. Alternativ klappt auch Datei – Optionen – Symbole für den Schnellzugriff.
   
2. Es öffnet sich der Anpassungsdialog für die Schnellstartleiste mit zwei Listen. In der linken finden sich in alphabetischer Reihenfolge alle verfügbaren Befehle, die rechte zeigt die aktuelle Belegung der Schnellstartleiste. Suchen und markieren Sie dann in der Liste den Eintrag Rückgängig. Sie werden zwei davon finden. Interessant ist der, der zusätzlich ganz rechts mit einem Dreieck gekennzeichnet ist.
3. Markieren Sie den Befehl und klicken dann auf die Schaltfläche Hinzufügen zwischen den beiden Listen.
   
4. Schließen Sie die Einstellung mit einem Klick auf OK ab.

Ab sofort steht in der Schnellstartleiste ein neues Undo-Symbol zur Verfügung. Es zeigt den üblichen nach links gebogenen Pfeil, allerdings mit einem Dreieck rechts daneben. Klicken Sie das Symbol an, klappt eine chronologische Liste mit allen zurücknehmbaren Aktionen auf. Sie können aus dieser Liste keinen einzelnen Eintrag individuell auswählen (außer dem obersten, also der jüngsten Aktion), sondern markieren statt dessen von oben nach unten eine beliebige Anzahl von Undo-Schritten, die dann auf einen Schwung ausgeführt werden.

Tipp: Die ersten zehn Befehle der Schnellstartleiste lassen sich mit den Tastenkürzeln [Alt]+[1] bis [Alt]+[9] aufrufen. Welches Kürzel welchem Befehl gilt, hängt von dessen Position in der Leiste ab. der ganz linke hört auf [Alt]+[1], der dritte von links auf [Alt]+[3] usw. Um einen Befehl einem bestimmten Kürzel zuzuweisen, müssen Sie ihn an die entsprechende Stelle in der Leiste schieben. Das geht im Anpassungsdialog für die Schnellstartleiste durch Markieren des Befehls in der rechten Liste und auf- oder abwärts bewegen mit den beiden Pfeilsymbolen ganz rechts.

Update zum Tipp: Meine geschätzte OneNote-MVP-Kollegin Marjolein Hoekstra wies mich darauf hin, dass man deutlich mehr als nur die ersten zehn Befehle in der Schnellstartleiste mit der Tastatur anwählen kann, und zwar mit [Alt]+[0], gefolgt von einer weiteren Ziffer oder einem Buchstaben. Der elfte Befehl wird mit [ALT]+[0], [1] aufgerufen, der zwölfte mit [ALT]+[0], [2] usw. Nach [ALT]+[0], [9] kommen dann [ALT]+[0], [A] bis [ALT]+[0], [Z]. Danke, Marjolein!

In einem Menüband

Anstelle der Schnellstart-Leiste können Sie auch ein Menüband (Ribbon) wie zum Beispiel Start oder Verlauf mit dem neuen Undo-Befehl ausrüsten. Er steht dann natürlich (im Gegensatz zur immer sichtbaren Schnellstartleiste) nur dann zur Verfügung, wenn das entsprechende Menü gerade geöffnet ist. Das geht so:

1. Klicken Sie ein Menüband irgendwo mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Menüband anpassen… aus dem Ausklappmenü. Alternativ funktioniert auch Datei – Optionen – Menüband anpassen.
2. Es öffnet sich der Anpassungsdialog für Menüs. Er ist dem für die Schnellstartleiste recht ähnlich, zeigt also auch links eine Liste der verfügbaren Befehle und rechts die derzeitige Belegung aller Menüs. Hier müssen Sie allerdings in dem von Ihnen gewählten Menü (z.B. Start) zuerst eine benutzerdefinierte Befehlsgruppe anlegen: Klicken Sie in der rechten Liste auf den Menüeintrag (etwa Start) und dann unten auf die Schaltfläche Neue Gruppe. Im Bild unten: Nr. (1)
3. Unterhalb des gewählten Menüeintrags (im Beispiel Start) erscheint ein neuer Gruppen-Untereintrag namens Neue Gruppe (Benutzerdefiniert). Er ist bereits markiert.
4. Geben Sie dem Eintrag nach Anklicken des Buttons Umbenennen… eine beliebige Bezeichnung. Im Beispiel nenne ich ihn „Oops“, weil ich vielleicht noch andere Befehle wie den Zugriff auf den Papierkorb oder ältere Seitenversionen einbauen und diese thematisch zusammenfassen möchte (2).
5. Suchen Sie nun in der linken Liste nach dem Rückgängig-Befehl mit dem nebenstehenden Dreieck und markieren Sie ihn.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen zwischen den beiden Listen (3).
   

Ab sofort finden Sie den neuen Befehl als Schaltfläche im gewählten Menüband innerhalb der zuvor erzeugten Befehlsgruppe.

Funktions-Schatzkiste

Es lohnt sich, die Befehlsliste im Anpassungsdialog zu Menüs oder Schnellstartleiste mal näher anzuschauen. Am besten zuvor oberhalb der Liste den Anzeigefilter auf Nicht im Menüband enthaltene Befehle oder auf Alle Befehle umstellen. Dort findet sich unter Umständen das eine oder andere Schätzchen, das der Standard-Oberfläche von OneNote fehlt und dass die Arbeit vielleicht wirklich erleichtern kann. So gibt es zum Beispiel zwei Befehle zum Vorwärts- und Rückwärtsblättern (Vorwärts und Zurück, jeweils mit einem nachgestellten Dreieckssymbol), die ähnlich des hier beschriebenen Undo-Befehls eine Historie-Liste zur direkten Anwahl einer kürzlich geöffneten Notizseite ausklappen.