ONEPKG- und ONE-Dateien öffnen – auch im Gratis-OneNote

Das kostenlose OneNote 2016 kann im Gegensatz zur Office-Version exportierte ONE-Dateien nur mit Einschränkungen öffnen, ganze Notizbücher im ONEPKG-Format überhaupt nicht, oder? Doch, mit einem Trick geht’s.

Soviel vorweg: Die kostenlos auf www.onenote.com erhältliche Version von OneNote 2016 kann keine Notizbücher lokal anlegen, speichern oder anderweitig damit arbeiten. Daran ändert auch die folgende Anleitung nichts. Dass Microsoft diese künstliche Einschränkung künftig aufhebt, scheint mehr als unwahrscheinlich. Das Unternehmen möchte OneDrive-Nutzer generieren und Office 365 verkaufen und hält deshalb wohl an der Strategie fest, OneNote-Notizbücher ausschließlich online zu speichern.

Was aber sehr wohl auch mit dem kostenlosen OneNote 2016 funktioniert: Das Sichern kompletter Notizbücher (auch solcher, die auf OneDrive gespeichert sind!) über den eingebauten Backup-Mechanismus in eine lokal speicherbare Datei und das abschnittsweise Wiederherstellen aus einer solchen Sicherung. Mehr dazu im Beitrag „Ruhiger schlafen…“ in diesem Blog.

Mit diesen Sicherungen in Form einzelner ONE-Dateien (dazu gleich mehr) lässt sich zwar nicht direkt arbeiten. Sie machen also ein auf OneDrive gespeichertes Notizbuch nicht zu einem lokalen. Trotzdem schafft es ein beruhigendes Gefühl, die Notizen erst einmal in einer Kopie auf einem lokalen Datenträger, einem USB-Laufwerk oder Stick zu haben. Das Damoklesschwert eines Serverausfalls bei Microsoft, eines vergessenen Passworts, eines gesperrten oder anderweitig nicht mehr zugänglichen Kontos oder auch versehentlich gelöschter Notizen wird damit sehr stumpf.

Außerdem ist der Ex- und Import von ONE- und ONEPKG-Dateien eine gute Möglichkeit, um etwa am Arbeitsplatz lokal oder auf einem Firmenserver gespeicherte Notizbücher auf den Heim-PC oder das private Notebook zu kopieren, obwohl dort nur ein Gratis-OneNote vorhanden ist. Dass Sie die Daten dazu aber anschließend auf OneDrive kopieren müssen, um sie nach der Übertragung auch nutzen zu können (dann natürlich auf allen OneNote-Versionen, also auch z.B. auf dem Mac oder iPad) und damit möglicherweise gegen Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens verstoßen, will ich hier nicht unerwähnt lassen.

Wichtiger Hinweis: Wenn in diesem Beitrag vom „Gratis-OneNote“ oder dem kostenlosen OneNote die Rede ist, meint das immer OneNote 2016, also die Desktop-Version. Die mit Windows 10 automatisch installierte, touch-optimierte Universal App (auch „Store App“ genannt, im Windows-Startmenü nur mit „OneNote“ bezeichnet) kann mit ONE-Dateien bislang überhaupt nicht umgehen. Wenn Sie hauptsächlich diese nutzen, müssen Sie ggf. das kostenlose OneNote 2016 zusätzlich installieren, und sei es nur zum Sichern oder Öffnen von ONE-Dateien.

Export ja, Import nein?

Neben dem zeitgesteuerten Backup beherrscht das Gratis-OneNote auch den manuellen Export von Notizen in Dateien, die sich an beliebiger Stelle speichern lassen. Über das Datei-Menü sichern Sie Ihre Notizen im ONE- oder ONEPKG-Format. Das taugt sowohl zur manuellen Sicherung als auch zum Weitergeben an ein anderes (Windows-Desktop-) OneNote ohne Cloud und Freigabe.

Das Dumme dabei ist: Zwar klappt der Export von ONE und ONEPKG auch mit dem Gratis-OneNote einwandfrei, das Öffnen hingegen nicht. Oder vielleicht doch? Ja, mit einem kleinen Trick geht es tatsächlich. Anleitung dazu kommt gleich. Zuvor ein paar Worte zu den beiden angesprochenen Formaten.

ONE vs. ONEPKG

OneNote-Dateien treten in zwei unterschiedlichen Formaten auf:

• Lokal (mit einem Office-OneNote!) gespeicherte Notizbücher liegen in gleichnamigen Ordnern, die alle Abschnitte als einzelne Dateien mit der Endung .ONE enthalten. Auch Notizbücher, die mit OneNote 2013/2016 (auch in der Gratis-Version!) über die integrierte Backup-Funktion gesichert wurden, nutzen dieses Format. Wo sich diese Ordner befinden, erfahren Sie in den OneNote-Optionen im Abschnitt Speichern und Sichern.
• ONEPKG ist ein alternatives reines Export-Format, das sämtliche Abschnittsgruppen, Abschnitte, Seiten und Inhalte in einer Datei zusammenfasst. Dieses Format dient ausschließlich dem einfacheren Datentransport (z.B. via USB-Stick) oder der Archivierung. ONEPKG-Dateien lassen sich aus OneNote 2013/2016 über Datei – Export sichern (In OneNote 2010: Speichern unter…, Danke an Bernd P.). Das klappt sowohl in der Office- als auch der Gratis-Version. Zu diesem Format weiter unten mehr.

Update: Auf einen bemerkenswerten Trick hat mich einer meiner treuesten Leser, Bernd P., hingewiesen (siehe Kommentare): Stecken ein oder mehrere Notizbücher auf OneDrive in einem Unterordner (und nur dann), z.B. \Dokumente, können Sie diesen aus der Weboberfläche komplett herunterladen. Dabei legt OneDrive immer eine ZIP-Datei an, die sämtliche Ordner, Unterordner und Files enthält. Darin steckt überraschenderweise nicht die Verknüpfung zu den OneNote-Notizbüchern, sondern die kompletten Inhalte in Form von .ONE-Dateien. Auch die .onetoc2 ist enthalten. Somit entspricht dieses Format nicht nur einer ONEPKG-Datei, sondern kann im Gegensatz zu dieser sogar mehrere Notizbücher enthalten. Bequemer geht ein Backup kaum (von der gemächlichen Download-Geschwindigkeit bei OneDrive mal abgesehen).

Eine kleine Spitzfindigkeit: Ein OneNote-Entwickler sagte mir mal, OneNote würde überhaupt nicht mit Dateien arbeiten, sondern mit viel kleineren Einheiten („Chunks“). Das müsse so sein, weil nur so die gezielte Synchronisation geänderter Notizinhalte bis auf Absatzebene möglich sei und nicht bei jeder Änderung komplette Dateien ausgetauscht werden müssten. Der Anwender erwarte aber „klassische“ Dateien, drum präsentieren sich OneNote-Daten ebenso. Ich denke, letzteres ist nicht ganz korrekt. Nicht der Anwender erwartet Dateien, sondern das Betriebssystem, also hier das Windows-Filesystem. Spielt in der Praxis aber kaum eine Rolle, denn lokal gespeicherte(!) OneNote-Notizbücher erscheinen folgendermaßen im Explorer:

• Jedes Notizbuch bildet an seinem Speicherort (Standardmäßig im persönlichen Dokumente-Ordner unter „OneNote-Notizbücher“) einen eigenen Unterordner, der denselben Namen wie das Notizbuch trägt.
• In jedem Ordner liegen Dateien mit der Endung .ONE. Diese repräsentieren die einzelnen Abschnitte im jeweiligen Notizbuch und tragen auch deren Bezeichnung. Existieren Abschnittsgruppen, gibt es entsprechende Unterordner, die wiederum die .ONE-Dateien enthalten.
• Gibt es einen Papierkorb (wurde in diesem Notizbuch also schon mal etwas gelöscht), existiert auch ein Ordner namens „OneNote_RecycleBin“, der formell eigentlich nichts anderes darstellt als eine Abschnittsgruppe.
• Dazu kommt pro Notizbuch eine Datei, die den Namen „Notizbuch öffnen.onetoc2“ trägt. Sie enthält Informationen über die Zusammensetzung des Notizbuchs. Ein Doppelklick im Explorer darauf öffnet in OneNote (aber nur in der Office-„Vollversion“!) das entsprechende Notizbuch und lädt alle Abschnitte (ONE-Dateien) in der korrekten Reihenfolge. Dasselbe passiert auch, wenn Sie stattdessen auf eine ONE-Datei doppelklicken. Hauptsache, die .onetoc2-Datei liegt im selben Verzeichnis.

Alle Abschnitte eines Notizbuchs stecken also in völlig voneinander unabhängigen .ONE-Dateien. Den Bezug zwischen diesen Dateien (also das übergeordnete Notizbuch und ihre Reihenfolge darin) stellt die .onetoc2-Datei her.

Die ONE-Dateien entstehen auf eine von drei Arten:

1. Beim Anlegen eines lokal gespeicherten Notizbuchs, was bekanntlich nur die „Vollversionen“, also die mit Office 2010/2013/2016 installierten OneNote-Ausgaben können. Genauer gesagt erzeugt das Anlegen des Notizbuchs den zugehörigen Ordner und eine einzige .ONE-Datei für den ersten leeren Abschnitt; weitere .ONE-Dateien kommen beim Anlegen zusätzlicher Abschnitte dazu.
2. Durch den in OneNote 2010-2016 integrierten Backup-Mechanismus. Wenn die automatische Sicherung anspringt oder das Backup manuell gestartet wird (mehr dazu im Beitrag „Ruhiger schlafen…“), landen Kopien der Abschnitte geöffneter Notizbücher in einem in den OneNote-Optionen festgelegten Backup-Ordner, und zwar ebenfalls im .ONE-Format. Dummerweise wird hierbei aber keine „Notizbuch öffnen.onetoc2“ angelegt. Das Zurückspielen von Backups kann daher nur Abschnitt für Abschnitt erfolgen anstatt als komplettes Notizbuch. Auch dazu mehr im Backup-Beitrag auf diesem Blog. Sowohl das Sichern als auch das Zurückspielen funktioniert nicht nur im Office-OneNote, sondern auch im kostenlosen OneNote 2016.
3. Sie können den gerade in OneNote geöffneten Abschnitt auch jederzeit per Hand in eine .ONE-Datei exportieren – etwa um ihn zu archivieren oder weiterzugeben. Das erfolgt in Onenote 2010/2013/2016 über Datei – Exportieren – Abschnitt – OneNote 2010-2016-Abschnitt (ONE-Datei).

Wie oben erwähnt, reicht ein Doppelklick auf eine ONE-Datei, um sie zusammen mit allen anderen im Ordner vorhandenen Abschnitten als komplettes Notizbuch (im Office-OneNote!) zu öffnen – wenn die „Notizbuch öffnen.onetoc2“ vorhanden ist. Fehlt diese aber, passiert beim Doppelklick auf eine ONE-Datei etwas anderes: Nur der zugehörige einzelne Abschnitt wird in OneNote geladen, und zwar in einen eigenen Bereich, der unterhalb des „Schnelle Notizen“-Eintrags am Ende der Notizbuch-Liste auftaucht. Dieser Bereich heißt ganz einfach „Geöffnete Abschnitte“. Durch die OneNote-eigene Verschieben-Funktion können Sie einen solchen Abschnitt (oder auch nur einzelne Seiten daraus) in ein anderes geöffnetes Notizbuch übertragen. Derselbe Effekt tritt auf, wenn Sie mit der OneNote-eigenen Funktion Sicherungen öffnen im Datei-Menü auf automatisch angelegte Backups zugreifen (siehe Blogbeitrag zu Backups).

ONE und ONEPKG im Gratis-OneNote

Jetzt kommt der Knackpunkt beim Gratis-OneNote: Ein Doppelklick auf die „Notizbuch öffnen.onetoc2“ in einem lokalen Notizbuchordner (vielleicht von einem Rechner mit Office-OneNote kopiert) führt nur zu folgender, dazu noch halb gelogener Fehlermeldung:

Klicken Sie hingegen eine ONE-Datei in diesem Ordner doppelt an, erscheint zwar auch die Fehlermeldung. Nach einem Klick auf OK wird der Abschnitt aber anstandslos geöffnet und erscheint wie in der OneNote-„Vollversion“ in besagtem speziellen Abschnitt „Geöffnete Abschnitte“! Am oberen Rand des Editors erscheint dann lediglich ein Hinweis, dass Sie dieses Notizbuch (auch wenn Sie tatsächlich nur einen Abschnitt geöffnet haben) doch bitte auf OneDrive verschieben mögen. Der Abschnitt ist aber geladen, lässt sich bearbeiten und in ein anderes vorhandenes Notizbuch verschieben oder kopieren.

Interessant: Fehlt die Datei „Notizbuch öffnen.onetoc2“ in dem Ordner, von dem Sie die ONE-Datei öffnen wollen, bleibt die lästige Fehlermeldung komplett aus und der Abschnitt wird direkt geladen. Microsoft hat also offenbar einen Sperrmechanismus eingebaut, der es dem Gratis-OneNote verbietet, die Indexdatei zu lesen. Beim Versuch wird die besagte Fehlermeldung ausgegeben. Ohne diese Indexdatei gibt es zwar leider keine Möglichkeit, ein komplettes Notizbuch mit allen enthaltenen Abschnitten (ONE-Dateien) auf einmal zu öffnen. Aber immerhin klappt es Abschnitt für Abschnitt.

ONEPKG: Alle ONE-Dateien im Paket

Neben dem ONE-Dateiformat für Abschnitte, mit denen zumindest die „Vollversion“ von OneNote 2013/2016 auch direkt arbeitet, gibt es noch das ONEPKG-Format. Das steht für „OneNote Package“ und ist nichts weiter als eine Archivdatei, die die gesamte zuvor beschriebene Ordnerstruktur samt eventuellen Unterordnern für Abschnittsgruppen, ONE-Dateien und die „Notizbuch öffnen.onetoc2“ enthält. Mit diesem Format kann selbst das Office-OneNote nicht direkt umgehen. Es dient lediglich dem bequemeren Datentransport oder der Archivierung. Eine ONEPKG-Datei lässt sich ganz einfach erzeugen: Datei – Exportieren – Notizbuch – OneNote-Paket wählen, Zielpfad auswählen, fertig. Das klappt soweit auch mit dem kostenlosen OneNote!

Ganz wichtig: Auf diesem Weg lässt sich auch ein komplettes Notizbuch in einer Datei archivieren, das gar nicht lokal, sondern z.B. auf OneDrive gespeichert ist! Es muss lediglich in OneNote geöffnet sein. So erhalten Sie also ein lokales Backup Ihrer Notizen (so eine Art „Speichern unter…“), obwohl Sie an die eigentlichen Notizbuchdaten auf OneDrive direkt gar nicht herankommen.

Diese ONEPKG-Archive lassen sich jedoch nur mit der OneNote-„Vollversion“ per Explorer und Doppelklick wieder laden. Dabei werden die Inhalte automatisch ausgepackt und eine entsprechende Ordnerstruktur (also Unterordner, ONE-Dateien. Inhaltsdatei) wiederhergestellt. Das Gratis-OneNote hingegen liefert bei dem Versuch völligen Blödsinn: Zunächst nämlich scheint es die ONEPKG-Datei zu akzeptieren und fragt nach dem (lokalen!) Speicherort für ein neues Notizbuch, in das die Archivdatei importiert werden soll. Wählt man einen Ordner aus, fällt OneNote aber plötzlich ein, es ist ja die Gratis-Version und erlaubt das Anlegen lokaler Notizbücher überhaupt nicht. Stattdessen erscheint wieder nur eine Fehlermeldung. Zwar mit einem anderen Wortlaut als die bereits bekannte, aber mit derselben Bedeutung und der gleichen Lüge. Es braucht nämlich ein Office 2010/2013/2016, aber nicht zwingend im Rahmen eines Office 365 Abonnements! So oder so, sieht schwer nach einer Sackgasse aus.

Jetzt die gute Nachricht: Zwar können Sie ein in ONEPKG verpacktes Notizbuch nicht „auf einen Rutsch“ im kostenlosen OneNote 2016 öffnen. Abschnitt für Abschnitt klappt es aber sehr wohl. Der zugehörige Trick nutzt drei Fakten aus:

• Die ONEPKG-Datei enthält unter anderem auch die ONE-Dateien der einzelnen Abschnitte.
• Auch das Gratis-OneNote kann eben diese einzelnen ONE-Dateien öffnen, wie oben gezeigt.
• Jetzt kommt’s: ONEPKG ist gar kein geheimes, proprietäres Format, dessen Zusammensetzung nur Microsoft kennt. Es handelt sich vielmehr um eine mehr oder weniger gewöhnliche ZIP-Datei. Der Windows-Explorer kann damit zwar nicht umgehen (auch nicht nach dem Umbenennen von .ONEPKG in .ZIP). Die diversen Packer-Tools wie das kostenlose 7-Zip oder WinRAR in halbwegs aktuellen Versionen aber sehr wohl!

Zum Öffnen der Abschnitte in einer ONEPKG-Datei im kostenlosen OneNote 2016 gehen Sie also folgendermaßen vor:

• Öffnen Sie die ONEPKG in einen Unzip-Tool wie 7-Zip und entpacken Sie sie in einem beliebigen, temporären Ordner.

• Löschen Sie die Datei „Notizbuch öffnen.onetoc2“.
• Leider sind Sonderzeichen und Umlaute in den Dateinamen flöten gegangen; benennen Sie die betroffenen Files per Explorer um.
• Laden Sie die gewünschten Abschnitte per Doppelklick einzeln in OneNote.
• Verschieben Sie in OneNote 2016 die Abschnitte nach Wunsch per Drag & Drop oder über das Kontextmenü des Abschnittsreiters (Verschieben oder kopieren…) in ein vorhandenes oder hierfür (natürlich auf OneDrive) neu angelegtes Notizbuch.

Auf diese Art kommen Sie zu einem sehr einfach anzulegenden und etwas aufwändiger zu restaurierenden Backup Ihrer Notizen auf OneDrive.

Und was ist mit dem Mac und anderen OneNote-Versionen?

Leider kennt die Mac-Version von OneNote weder den Export noch den Import von Dateien. Auch ONEPKG oder Backups sind ihr fremd. Mac-Nutzern sind also bislang alle Wege zu einer Sicherung oder Archivierung von Notizen versperrt. Auch das Übertragen von Notizen als Dateien (ONE, ONEPKG) an OS X ist nicht möglich. Einziger Ausweg ist derzeit die Installation eines (auch Gratis-) OneNote 2016 für Windows in einer Virtualisierungslösung (z.B. Parallels) oder mittels Bootcamp. Oder natürlich die parallele Nutzung eines Windows-Rechners, auf dem Sie OneNote 2016 installieren, die auf dem Mac genutzten Notizbücher von OneDrive öffnen und dann in eine ONEPKG-Datei (oder einzelne ONE-Abschnittsdateien) exportieren, bzw. „angelieferte“ OneNote-Dateien gemäß der obenstehenden Anleitung öffnen und in Notizbücher auf OneDrive kopieren.

Zumindest was die Einführung des Backup-Mechanismus aus dem Windows-OneNote anbelangt, habe ich die Hoffnung für Mac-Nutzer noch nicht ganz aufgegeben. Entsprechende Ankündigungen seitens Microsoft gibt es aber bislang nicht.

Im Fall von Android, Windows Phone bzw. Win 10 Mobile und iOS sehe ich aber keine Aussichten auf eine lokale Speicherung – sowohl aus firmenpolitischen als auch aus technischen Gründen.

Was –nur mal wild phantasiert – meines Erachtens den größten Sinn machen und Microsofts strategische Pläne nicht weiter stören würde: Eine Backup-Funktion direkt in OneDrive, meinetwegen über die Web-Oberfläche. Also der Export in Archivdateien, die sich zwar nicht direkt in den OneNote-Clients öffnen, aber wenigstens herunterladen und an beliebiger Stelle speichern lassen. Im Falle einer nötigen Wiederherstellung könnte das wiederum über das Hochladen in OneDrive laufen. So ganz nebenbei würde ein solches Verfahren auch den Notizbuch-Transfer von einem OneDrive-/Microsoft-Konto in ein anderes erleichtern. Aber das ist wie gesagt nur so eine Idee.