18. November 2017

Notizbücher von OneDrive for Business herunterladen

Und es geht doch: Mit ein paar Tricks ist es möglich, Notizbücher als ONE-Dateien zur lokalen Sicherung auch von OneDrive for Business herunterzuladen.

Wie Sie Notizbücher nur per Webbrowser vom „normalen“ (Consumer- oder persönlichen) OneDrive herunterladen können, habe ich Ihnen in einem anderen Artikel schon gezeigt. Bislang war ich der festen Meinung, dass das mit OneDrive for Business nicht klappt.

Bis mich meine sehr geschätzte MVP-Kollegin Marjolein Hoekstra auf einen noch wilderen Trick gebracht hat, mit dem das eben auch in OneDrive for Business geht, welches ja auf Sharepoint Online basiert.

Wer braucht das überhaupt?

Man könnte meinen, dass jeder, der OneDrive for Business nutzt, auch Office 2016 installiert hat und damit die Vollversion von OneNote 2016 besitzt. Und das hat bekanntlich eine eingebaute Backup-Funktion, die im Wesentlichen dasselbe tut wie die nachstehende Anleitung. Letzteres stimmt, ersteres nicht unbedingt.

Denn zum Einen gibt es durchaus Office-365-Abos („Pläne“), die eben kein lokal installierbares Office 2016 enthalten, wohl aber den Zugriff auf das „große“ OneDrive, etwa den Business Essentials Plan.

Dann sind da auch noch die Mac-User mit Office 365 Abo. Die bekommen zumeist zwar auch ein Office 2016. Das zugehörige OneNote ist aber die normale App, wie sie auch im App-Store kostenlos zu haben ist – und damit ohne Backup-Funktion.

So geht’s

Trifft einer der Fälle auf sie zu oder möchten Sie aus einem anderen Grund eine Kopie eines OneNote-Notizbuchs direkt mit dem Browser aus Ihrem OneDrive for Business herunterladen, bekommen Sie das folgendermaßen hin:

  1. Öffnen Sie den Ordner in OneDrive for Business per Webbrowser (der lokale Synchronisationsordner im Windows-Explorer oder Mac-Finder hilft nichts!), in dem das entsprechende Notizbuch aufgelistet ist. Klicken Sie das Notizbuch nicht an! Es würde sich nur in OneNote Online öffnen.
  2. Erweitern Sie nun die URL in der Adresszeile des Browsers um ein „/“ und den exakten Notizbuchnamen. Sie brauchen für das „/“ kein „%2F“ einzugeben und für eventuelle Leerzeichen im Namen auch kein „%20“; das wandelt der Browser normalerweise automatisch um. (Klicken Sie das unten stehende Bild an, um es zu vergrößern)
  3. Nach einem Druck auf die Eingabetaste sollten Sie den Inhalt des Notizbuchs sehen: ONE-Dateien für jeden Abschnitt, evtl. weitere Ordner für Abschnittsgruppen und/oder den Papierkorb und eine .ONETOC2-Datei, die als Index dient.
  4. Wichtig: Sollte es weder Abschnittsgruppen noch einen Papierkorb-Ordner geben, sondern ausschließlich .ONE-Dateien und die ONETOC2, legen Sie hier einen neuen, leeren Ordner an. Der darf einen beliebigen Namen bekommen, etwa „Temp“. Ist hingegen schon mindestens ein Unterordner enthalten, können Sie sich diesen Schritt sparen.
  5. Klicken Sie jetzt links oben an der Dateiliste auf das Häkchen, um alle Files und Ordner auszuwählen. Öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Befehl Herunterladen. Der erscheint nur dann im Menü, wenn es im OneNote-Ordner mindestens einen Unterordner oder eine „artfremde“ Datei gibt.

Auf Ihrer Platte landet im Downloadverzeichnis nun eine ZIP-Datei, die die gesamte Ordnerstruktur und alle Inhalte in Form von ONE-Dateien enthält. Packen Sie die in einen beliebigen Ordner aus, lässt sich das Notizbuch (nur mit der Windows-Office-Version von OneNote 2013/2016!) direkt öffnen. Dazu reicht ein Doppelklick auf die ONETOC2-Datei oder auch eine beliebige ONE-Datei.

Es gibt leider keine Möglichkeit, mehrere Notizbücher auf einmal herunterzuladen. Sie müssen die oben stehenden Schritte für jedes einzelne Notizbuch wiederholen.

Blöd für Mac-User: Sie können die heruntergeladenen Dateien NICHT öffnen. Ihr einziger Ausweg ist der Zugriff auf einen Windows-Rechner oder eine Windows-auf-Mac-Lösung (Parallels, Fusion, Bootcamp) und ein dazugehöriges Office für Windows. Aber im Notfall ist diese Hürde noch besser als überhaupt kein Backup.

Eine Erklärung für die seltsame Nummer mit dem Dummy-Ordner habe ich nicht parat, nur eine Vermutung: Möglicherweise hat Microsoft aktiv versucht, den Download von OneNote-Dateien zu blockieren und den „Herunterladen“-Befehl deaktiviert, wenn (ausschließlich) ONE- und ONETOC2-Dateien im Ordner stecken. Gibt es hingegen andere Files oder Order, will man dem User den Zugriff dann doch nicht verwehren; beim Download kommen die OneNote-Files dann einfach mit. Aber das ist wie gesagt nur eine Vermutung und es ist auch nicht klar, ob dieser Trick ewig funktioniert oder dem irgendwann auch ein Riegel vorgeschoben wird.

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