15. Dezember 2017

FAQ – Die häufigsten Fragen zu Microsoft OneNote

Hier finden Sie die Fragen, die mir am häufigsten von OneNote-Nutzern gestellt werden bzw. die in diversen Microsoft- und Community-Foren auffallend oft auftauchen. Dieser Bereich wird laufend um weitere Fragen (und natürlich die zugehörigen Antworten) ergänzt.

Allgemein

Was ist OneNote?

Simpel ausgedrückt ist OneNote ein Notizprogramm zum Speichern unstrukturierter Texte, Bilder oder Dateien. Dazu bedient es sich einer Datenorganisation, die an herkömmliche Notiz- oder Ringbücher mit (allerdings unbegrenzt großen) Einzelblättern und Trennblättern/Abschnitten angelehnt ist.
Mehr Info hier im Blog unter „Was ist OneNote?„.

Welche OneNote-Versionen gibt es?

Derzeit existieren acht unterschiedliche Versionen von OneNote für die verschiedenen Desktop- und Mobilbetriebssysteme. Eine vollständige Übersicht finden Sie in diesem Beitrag.

Gibt es OneNote-Alternativen?

Wenn damit Notizprogramme allgemein gemeint sind: Natürlich. Im Prinzip kann man ja unter Windows schon den Texteditor als Notizprogramm nutzen, auf dem Mac die inzwischen recht ordentliche App „Notizen“. Es gibt zudem unzählige Programme (oft Freeware), die zum Beispiel virtuelle Post-It-Zettel auf den Desktop bringen.
Ganz besonders groß ist die Auswahl an Notiz-Apps auf Mobilgeräten, vor allem unter iOS und Android. Oft fokussieren sie das Notieren auf handschriftliche Aufzeichnungen mit einem Stylus.
Per Internet synchronisierte Notizen im Browser bietet zum Beispiel Google Keep, kommt aber nicht annähernd an die Flexibilität und den Funktionsumfang von OneNote heran.
Einziger echter OneNote-Konkurrent mit ähnlichem Konzept (aber im Detail teils gravierenden Unterschieden) ist Evernote.

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Speichern und Sichern

Wo werden die Notizen gespeichert?

Ursprünglich speicherte OneNote alle Daten nur auf der lokalen Platte bzw. (ab Version 2007) in einem Netzlaufwerk. Danach kamen SharePoint und der kostenlose Cloudspeicher von Microsoft (zuerst „Windows Live Folders“, später „SkyDrive“, mittlerweile „OneDrive“) hinzu.

Mit der Neuausrichtung von Microsoft Anfang 2014 wurden nahezu alle OneNote-Versionen auf OneDrive bzw. OneDrive for Business beschränkt. Lediglich das zusammen mit MS Office installierte OneNote 2010/2013/2016 erlaubt noch das Ablegen von Notizen auf lokalen oder Netzwerkspeichern. Der Speicherpfad findet sich in den Optionen und lässt sich hier auch ändern. Mehr hierzu auch im Beitrag „Wolkenlos: OneNote ohne OneDrive?

Geht es auch ohne Microsoft-Konto / OneDrive?

Ja, aber nur mit OneNote 2010/2013/2016 für Windows. Und zwar nicht mit der kostenlosen Version, die sich von www.onenote.com installieren lässt, sondern nur mit dem OneNote, das im Rahmen von Microsoft Office (auch 365) installiert wird. Mehr hierzu im Beitrag „Wolkenlos: OneNote ohne OneDrive?„.

Muss ich online sein, um an meine Notizen zu kommen?

Nein. Immer, wenn eine Internet-Verbindung besteht, gleicht OneNote die online (z.B. auf OneDrive) gespeicherten Inhalte mit denen aller lokal geöffneten Notizbücher ab und speichert alles auf dem jeweiligen Gerät im so genannten Cache. Besteht keine Verbindung, haben Sie dadurch Zugriff auf die zuletzt aktualisierte Version und nehmen Änderungen in eben jener Cache-Kopie vor. Sobald wieder eine Verbindung hergestellt wird, werden die zwischenzeitlichen Änderungen wieder mit der Online-Version abgeglichen (synchronisiert). Das gilt für alle OneNote-Versionen und Systeme. Der Cache ist allerdings nicht mit einem lokal gespeicherten Notizbuch (nur in den Office-OneNote-Versionen für Windows) zu vergleichen – er wird zum Beispiel beim Schließen eines Notizbuchs vom Gerät gelöscht. Daraus folgt auch: In der Regel (soll heißen: Microsoft arbeitet daran) können Sie offline keine neuen Notizbücher anlegen und auch keine öffnen, die Sie zuvor geschlossen hatten.

Lässt sich OneNote mit Dropbox oder Google Drive nutzen?

Nein. Im Prinzip ist es zwar zumindest beim Office-OneNote (und nur da!) möglich, Notizbücher lokal, aber im jeweiligen Synchronisationsordner zu speichern. Dann lägen Sie auch im Cloudspeicher von Dropbox & Co. Aber das führt früher oder später zu massiven Problemen (doppelte Abschnitte, Synchronisationsfehler). Mehr dazu im Beitrag OneNote und Dropbox: besser nicht.

OneNote und Owncloud?

Nein, das ist nicht vorgesehen. Die entsprechenden Protokolle wie z.B. WEBDAV werden nicht unterstützt. Außerdem dürfte das nicht im Interesse Microsofts liegen.

Wie öffne ich eine .ONE oder .ONEPKG-Datei?

Dazu braucht’s zwingend eine Windows-Desktop-Version von OneNote, also OneNote 2010, 2013, 2016. Und zwar möglichst die Version, die mit MS Office installiert wird. Mit ein paar Umständen geht’s auch mit dem kostenlosen OneNote 2016 (wie, das steht in diesem Beitrag). Mac-Version und die mobilen OneNote-Apps können mit diesen Dateiformaten nichts anfangen.

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Funktionen

OneNote 2016: Wo ist das Einfügen vom Scanner hin?

Die Funktion, direkt aus OneNote 2016 heraus einen Scanner anzusprechen und Bilder oder Dokumente zu importieren, hat Microsoft in OneNote 2016 leider ersatzlos gestrichen. Sie sei nicht so stabil gewesen wie gewünscht.

Freigabe und Teamwork ohne OneDrive … geht das?

Ja, aber nicht mit allen OneNote-Versionen. Einige unterstützen Sharepoint als Speicherort und Plattform. Ausschließlich OneNote für Windows in einer mit MS Office installierten Version kann auch in einer Netzwerkfreigabe (etwa einem entsprechenden Ordner auf einem LAN-Server oder NAS) speichern. Die dortigen Zugriffsrechte bestimmen, wer auf die Notizbücher ebenfalls zugreifen kann. Allerdings müssen alle Teilnehmer OneNote 2010/2013/2016 in einer Office-Version nutzen. Mobil-Apps oder OneNote-App für Windows 10 bleiben außen vor. Mehr in diesem Beitrag.

Kann ich ein ganzes Notizbuch mit einem Passwort schützen?

Nein, bislang funktioniert das nur mit Abschnitten. Das liegt wohl an der Datenstruktur (Abschnitte sind tatsächlich Dateien, Notizbücher Ordner). Microsoft hat aber durchscheinen lassen, dass sich da in absehbarer Zeit etwas ändern könnte.

Unterstützt OneNote VBA oder eine Makrosprache?

Nein, von Haus aus nicht. Obwohl Microsoft OneNote in den Desktop-Versionen 2017-2016 als Bestandteil von MS Office positioniert, wird Visual Basic oder eine andere Makrosprache nicht unterstützt. Einfachere Makros, mit denen sich Inhalte von Notizen beeinflussen lassen (nicht aber OneNote selbst steuern), bietet das kostenlose Add-On Onetastic. Ein Einsteigerkurs für dessen Makrosprache bietet mein Buch „OneNote Secrets„.

Wo ist mein OneNote-Tool (Screenshot, An OneNote senden…) hin?

Mit OneNote 2016 ist das Tool, das zum Beispiel Screenshots und Bildschirmausschnitte an OneNote senden konnte, von der Taskleiste in den Benachrichtigungsbereich (Systray) gewandert und hat auch eine Funktion verloren. Mehr dazu in diesem Beitrag.

Warum erkennt OneNote eingescannte Handschriftnotizen nicht?

Wie fast alle Notizprogramme, die Handschriftnotizen unterstützen und erkennen können, müssen die Linienzüge direkt im Programm erfasst werden. Sie werden dann als Vektoren gespeichert, was die Erkennbarkeit stark erhöht. Gescannte Notizzettel sind aber nur Punktmuster  (Bitmapgrafiken). Daraus Schriftzüge zu erkennen, daran hat sich bislang nur Evernote versucht. Die gute Nachricht: Microsoft hat gerade eben diese Funktion hinzugefügt. Bislang ist sie noch etwas eingeschränkt, etwa nur auf die englische Sprache. Mehr in diesem Beitrag.

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