Notizbücher aus OneDrive lokal sichern

Auch wer nicht die Windows-Desktop-Version von OneNote nutzt, kann auf OneDrive gesicherte Notizbücher herunterladen und lokal speichern oder archivieren. So kommen auch Nutzer der Windows-10-App oder von OneNote für den Mac zu einem Backup.

Bekanntlich erfordern nahezu alle Versionen von OneNote, dass die Notizen in einem Microsoft-Cloudspeicher abgelegt werden (siehe Wolkenlos: OneNote ohne OneDrive?). Eine Ausnahme bildet bislang lediglich das Windows-Desktop-OneNote, das mit Microsoft Office installiert wird (nicht das kostenlose OneNote 2016!).

Abgesehen von Bedenken bezüglich der Privatsphäre hinterlässt das bei vielen Anwendern aus einem weiteren Grund ein flaues Gefühl: Microsoft betont zwar (wie auch andere Anbietern von Cloudspeichern und nicht zu Unrecht), dass ihre Server als Speicherort wesentlich sicherer sind als eine lokale Festplatte. Letztere ist immer den Risiken eines Hardware-Ausfalls, versehentlicher Löschung, Wasserschadens, Brandes oder Diebstahls ausgesetzt. Infrastrukturen und Backupmechanismen einer großen Serverfarm minimieren diese Gefahren natürlich erheblich.

Dennoch ist es ein gutes Gefühl, wenigstens zusätzlich ein lokales Backup der – im Falle von OneNote oft immens wichtigen und unersetzlichen – Aufzeichnungen zu haben. Was zum Beispiel, wenn aus irgendeinem Grund das Microsoft-Konto gesperrt oder nicht mehr erreichbar ist? Oder eine unbedachte Aktion die Notizbücher oder auch nur einzelne Notizen von OneDrive gelöscht und auch aus dem Papierkorb nicht mehr restaurierbar sind? Eine halbwegs aktuelle Kopie auf einer USB-Platte würde diesen Szenarien schon sehr den Schrecken nehmen.

Wer mit einem OneNote in der Windows-Desktop-Version arbeitet, verfügt auch über eine automatische Backup-Funktion, die alle Notizen – auch die auf OneDrive gespeicherten – an einem lokalen Speicherplatz der Wahl sichert (mehr dazu im Beitrag Ruhig schlafen: So legen Sie Backups Ihrer Notizen an). Das gilt sogar für die kostenlose Version von OneNote 2016.

Aber was machen Nutzer der Windows-10-App, von OneNote auf dem Mac oder eines mobilen OneNote für iOS oder Android? In all diesen Versionen gibt es gar keinen Backup-Mechanismus.

Der Versuch, Notizbücher per OneDrive-App oder Webbrowser einfach zu kopieren oder herunterzuladen, führt ins Leere. Außer einem symbolischen Link zu den Online-Notizbüchern ohne deren Inhalte erhält man dabei gar nichts.

Für OneNote-Notizbücher auf OneDrive gibt es nicht mal einen Download-Befehl.
Für OneNote-Notizbücher auf OneDrive gibt es nicht mal einen Download-Befehl.

Die gute Nachricht: Mit einem kleinen Trick (danke an OneNote-Blog-Leser Bernd P., der mich darauf gebracht hat) geht es doch!

Wichtiger Hinweis: In der folgenden Anleitung geht es ausschließlich darum, lokale Sicherheitskopien von Cloud-Notizbüchern anzulegen. Das Arbeiten mit Notizen in den Cloud-only-Versionen von OneNote (also alle außer OneNote 2010/2013/2016 aus dem Windows-Office-Paket) ganz ohne Internet und OneDrive wird dadurch nicht möglich.

Der Trick beruht auf der Tatsache, dass der Versuch, OneNote-Notizbücher einzeln aus OneDrive herunterzuladen, zwar nur jenen symbolischen Link auf die versteckten tatsächlichen Notizbuchdateien auf die eigene Platte brächte – wenn es denn überhaupt ginge. Lädt man dagegen aber einen kompletten Ordner von OneDrive herunter, der Notizbücher (Notizbuch-Links) enthält, bekommt man sehr wohl die kompletten Daten in der OneNote-eigenen Struktur mit Notizbuch-Ordnern, .ONE- und .ONETOC2-Dateien.

Gehen Sie also folgendermaßen vor:

1.

Öffnen Sie die OneDrive-Oberfläche in einem beliebigen Webbrowser (onedrive.love.com) und melden Sie sich ggf. mit Ihren Microsoft-Zugangsdaten an.
Öffnen Sie die OneDrive-Oberfläche in einem beliebigen Webbrowser (onedrive.live.com) und melden Sie sich ggf. mit Ihren Microsoft-Zugangsdaten an.

 

2.

Markieren Sie den Ordner, der die zu sichernden OneNote-Notizbücher enthält, indem Sie rechts oben das Häkchen setzen. Wählen Sie nun den Befehl Herunterladen entweder aus dem Menü oben oder aus dem Kontextmenü.
Markieren Sie den Ordner, der die zu sichernden OneNote-Notizbücher enthält, indem Sie rechts oben das Häkchen setzen. Wählen Sie nun den Befehl Herunterladen entweder aus dem Menü oben oder aus dem Kontextmenü.

 

Genauso geht's auf dem Mac (hier mit Safari)
Genauso geht’s auf dem Mac (hier mit Safari, anderes Konto, drum andere Ordner und Dateien als im Bild oben)

 

3.

Je nach Größe und Anzahl der im Ordner enthaltenen Dateien und Notizbücher kann es jetzt eine Weile dauern. Zunächst werden alle Files in eine ZIP-Datei verpackt (das ist Standard beim Download mehrerer Dateien aus OneDrive) und dann auf Ihren Rechner heruntergeladen.
Je nach Größe und Anzahl der im Ordner enthaltenen Dateien und Notizbücher kann es jetzt eine Weile dauern. Zunächst werden alle Files in eine ZIP-Datei verpackt (das ist Standard beim Download mehrerer Dateien aus OneDrive) und dann auf Ihren Rechner heruntergeladen.

4.

Diese ZIP-Datei können Sie nun einfach komplett archivieren (also z.B. auf eine externe Platte kopieren) oder sie zunächst auspacken. Sie enthält neben möglicherweise sonstigen Dateien aus dem OneDrive-Ordner auch die OneNote-Notizbücher, und zwar in der für das Desktop-OneNote üblichen Form: Notizbücher als Ordner, Abschnittsgruppen als Unterordner, Abschnitte als .ONE-Dateien und eine Index-Datei mit der Endung .ONETOC2.
Diese ZIP-Datei können Sie nun einfach komplett archivieren (also z.B. auf eine externe Platte kopieren) oder sie zunächst auspacken. Sie enthält neben möglicherweise sonstigen Dateien aus dem OneDrive-Ordner auch die OneNote-Notizbücher, und zwar in der für das Desktop-OneNote üblichen Form: Notizbücher als Ordner, Abschnittsgruppen als Unterordner, Abschnitte als .ONE-Dateien und eine Index-Datei mit der Endung .ONETOC2.

 

Wie für das OneNote-Format üblich, stecken in den ONE-Dateien sämtliche Inhalte, also zum Beispiel auch eingebettete Bilder, Dateien oder PDF-Dokumente. Alles ist also erst mal „Cloud-Krisen-sicher“ auf Ihrem Rechner, wenn auch mit den meisten OneNote-Versionen noch nicht direkt nutzbar (siehe unten unter „Und die Haken?“).

 

Zwei mögliche Nachteile dieser Methode:

  • Ihre Notizbücher liegen auf OneDrive gar nicht in einem Unterordner wie „Dokumente“, sondern im Hauptverzeichnis.
  • Oder sie liegen zwar in einem Unterordner, aber zusammen mit vielen anderen Dokumenten und Dateien, die Sie gar nicht mitsichern wollen. Oder es liegen viele OneNote-Notizbücher darin; Sie möchten aber nur ein Backup von einzelnen ausgewählten davon.

Eleganter: eigener Backup-Ordner

Daher schlage ich einen etwas eleganteren Weg vor:

Legen Sie zunächst per Browser-Oberfläche von OneDrive einen zusätzlichen Ordner an. Den nennen Sie z.B. „OneNote-Backups“.
Legen Sie zunächst per Browser-Oberfläche von OneDrive einen zusätzlichen Ordner an. Den nennen Sie z.B. „OneNote-Backups“.
Als nächstes kopieren Sie – immer noch per Weboberfläche – diejenigen Notizbücher, die Sie sichern möchten in eben diesen Ordner.
Als nächstes kopieren Sie – immer noch per Weboberfläche – diejenigen Notizbücher, die Sie sichern möchten in eben diesen Ordner.

Notizbuch-Backup_von_OneDrive_10

 

Laden Sie dann den Ordner „OneNote-Backups“ herunter.
Laden Sie dann den Ordner „OneNote-Backups“ herunter.

Abschließend können Sie dessen Inhalt entweder löschen oder bei der nächsten Sicherungsaktion einfach mit den aktuellen Versionen überschreiben.

Und die Haken?

Natürlich gibt es welche, die sind aber recht harmlos im Vergleich zu gar keinem Backup:

  1. Der Vorgang lässt sich nicht automatisieren. Sie müssen selbst daran denken, regelmäßig erneut Kopien der wichtigen Notizbücher von OneDrive zu ziehen.
  2. Mit den archivierten Backups kann weder OneNote für den Mac noch die Mobil-Apps oder die Universal App für Windows 10 etwas anfangen. Um sie zu öffnen und ggf. wieder auf OneDrive zu speichern, ist zwingend ein Desktop-OneNote für Windows nötig. Dafür reicht zur Not auch das kostenlose OneNote 2016. Etwas eleganter geht’s aber mit der Office-Version. Mehr dazu im Beitrag ONEPKG- und ONE-Dateien öffnen – auch im Gratis-OneNote. In jedem Fall halte ich es für besser, sich im Notfall jemanden mit einem Windows-Rechner suchen zu müssen, auf dem Mac Bootcamp und Windows oder eine Virtualisierungslösung wie Parallels zu installieren, als eventuell extrem wichtige und vitale OneNote-Inhalte zu verlieren.
Wichtig: Das simple Hochladen des Backups auf OneDrive via Webbrowser oder im lokalen OneDrive-Synchronisationsordner reicht NICHT zum Wiederherstellen. Sie müssen die Dateien tatsächlich erst einem OneNote für Windows (Desktop-Version, nicht App) öffnen.

 

8 Kommentare

  1. Hallo Stefan !

    Guter Vorschlag 🙂

    Ein Gedanke, der mich schon länger verfolgt, ist die Frage. ob der Download auch dann funktioniert, wenn eine .one Datei jegliche Synchronisation verweigert, „weil sie noch mit einem anderen Gerät synchronisiert werden muss“ (wobei es Fälle gibt, wo nur 1 Gerät existiert; ich vermute, die Ursache ist ein verwaister Update-Lock aufgrund abgebrochener Client-Server Kommunikation. Ich behaupte mal, das Onenote-Synchronisations-Protokoll ist nicht wiederanlauffähig).
    Wenn der Download auch in diesem Falle gelänge, könnte man den /forcerepair Schalter ausprobieren.

    Gruss, Bernd

    • Stefan Wischner

      Um das zu beantworten, müsste ich erst ein Notizbuch „kaputtkriegen“. Ich werde mich bemühen. Danke Dir nochmals sehr für den Tipp!

  2. Hallo Stefan

    Genau so eine Backup-Lösung für OneNote auf dem Mac suche ich. Am Anfang des Artikels schreibst du: „So kommen auch Nutzer der Windows-10-App oder von OneNote für den Mac zu einem Backup.“
    Leider funktioniert deine Anleitung aber nicht mit OneNote für Mac (neuste Version 15.23) auf einem iMac mit OS X 10.11.5.
    Die 1. Variante scheitert daran, dass die Option „Herunterladen“ im Menü des Browser von OneDrive schlicht nicht vorhanden ist.
    Die 2. Variante scheitert daran, dass der Befehl „Kopieren nach“ zu einer Fehlermeldung führt: „Die URL sei ungültig. Möglicherweise verweise sie auf eine nicht vorhandene Datei oder Ordner oder auf eine Datei ausserhalb der aktuellen Website.“

    Weisst du hier Rat? Die Mac-Version von OneNote und OneDrive sind ziemlich „gestutzte“ Versionen des Windows-Original.

    Grüsse aus der Schweiz
    Christoph

    • Stefan Wischner

      Hallo Christoph!

      Bin mir nicht sicher, ob Du da nicht etwas missverstanden hast. OneNote (und dessen Version) hat damit überhaupt nichts zu tun. Zum Herunterladen des Ordners von OneDrive, der die zu sichernden Notizbücher enthält, ist lediglich ein Browser nötig. Habe es eben sowohl mit Safari als auch mit Chrome für OS X probiert; geht einwandfrei.
      Zum Beweis habe ich den Schritt 2 oben um ein Bild von Mac/Safari ergänzt.

      Nur nicht versuchen, die Notizbücher selbst direkt herunterzuladen. Es geht nur mit Ordnern(!), die Notizbücher enthalten.
      Und öffnen kannst Du die heruntergeladenen Dateien auf dem Mac nicht. Dazu braucht’s zwingend Windows mit OneNote 2013 oder 2016. Es geht nur darum, sie zunächst einmal in Sicherheit gebracht zu haben.
      Dass das „Kopieren nach“ im Browser eine Fehlermeldung verursacht, kann ich leider auch nicht reproduzieren. Klappt in beiden Browsern auf dem Mac einwandfrei.

      • Hallo Stefan

        Vielen Dank für deine rasche Antwort und deine Bemühungen. Ich sehe auf deinem neu hinzugefügten Screenshot tatsächlich die Option „Herunterladen“. Das Problem ist aber, dass dort in meinem OneDrive-Menü nur die Option „Hochladen“ zur Verfügung steht, aber leider kein „Herunterladen“. Auch nicht, wenn ich das Notizbuch anwähle, dann erscheinen andere Optionen, aber nicht die Option „Herunterladen“.
        Im Moment läuft gerade eine entsprechende Anfrage an unseren IT-Cluster an der Schule, warum diese Option in unserem Office 365 Abo nicht vorkommt.

        Wobei ich gerne bei dir nachfragen möchte: Wird die Option „Herunterladen“ bei dir tatsächlich auch bei einem Notizbuch angeboten? In deinem Screenshot hast du ein Dokument angewählt, kein Notizbuch.
        Auch die Lösung mit dem Erstellen eines Ordners, in den man ein Notizbuch kopiert, scheitert an der bereits erwähnten Fehlermeldung.

  3. Hallo Experten,
    kann ich denn auch OneNote-Dateien von lokal (also einem Laufwerk oder Netzlaufwerk) nach OneDrive kopieren, damit ich diese mit der App (z. B. Android) nutzen kann? Habe schon kopiert, aber das scheint nichts zu bringen…
    mfG

    • Stefan Wischner

      Hallo Herr Wendler,

      Nein! Siehe auch letzter Absatz in diesem Beitrag: ONE.Dateien oder OneNote-Notizbuchordner auf OneDrive hochzuladen bringt überhaupt nichts. Andere OneNote-Clients wie z.B. die Android-App können damit nichts anfangen.

      Es braucht zwingend ein Desktop-OneNote für Windows. Damit die lokale Datei öffnen und dann über das Datei-Menü (z.B. Abschnitt „Freigeben“) auf OneDrive verschieben. OneNote 2013/2016 legt dabei auf OneDrive die korrekte File-Struktur an. Dabei sind die ursprünglichen ONE-Dateien versteckt und nur eine Link-Datei sichtbar. Dann lässt sich das Notizbuch künftig auch mit Android öffnen.

      Also kurz: Nix selbst kopieren oder verschieben, sondern OneNote 2013/2016 für Windows das machen lassen

  4. Zitat:
    Wer mit einem OneNote in der Windows-Desktop-Version arbeitet, verfügt auch über eine automatische Backup-Funktion, die alle Notizen – auch die auf OneDrive gespeicherten – an einem lokalen Speicherplatz der Wahl sichert

    Die Aussage stimmt so nicht.
    Ich arbeite mit der aktuellsten Desktop-Version von ON (Office 365) und habe diverse Notizbücher in OneDrive abgelegt.
    Wenn ich mir nun meinen lokalen ON-Sicherungsordner anschaue, sind hier lange nicht alle Notizbücher aus der Cloud gebackupped.

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