23. Oktober 2017

Notizbücher aus OneDrive lokal sichern

Auch wer nicht die Windows-Desktop-Version von OneNote nutzt, kann auf OneDrive gesicherte Notizbücher herunterladen und lokal speichern oder archivieren. So kommen auch Nutzer der Windows-10-App oder von OneNote für den Mac zu einem Backup.

Bekanntlich erfordern nahezu alle Versionen von OneNote, dass die Notizen in einem Microsoft-Cloudspeicher abgelegt werden (siehe Wolkenlos: OneNote ohne OneDrive?). Eine Ausnahme bildet bislang lediglich das Windows-Desktop-OneNote, das mit Microsoft Office installiert wird (nicht das kostenlose OneNote 2016!).

Abgesehen von Bedenken bezüglich der Privatsphäre hinterlässt das bei vielen Anwendern aus einem weiteren Grund ein flaues Gefühl: Microsoft betont zwar (wie auch andere Anbietern von Cloudspeichern und nicht zu Unrecht), dass ihre Server als Speicherort wesentlich sicherer sind als eine lokale Festplatte. Letztere ist immer den Risiken eines Hardware-Ausfalls, versehentlicher Löschung, Wasserschadens, Brandes oder Diebstahls ausgesetzt. Infrastrukturen und Backupmechanismen einer großen Serverfarm minimieren diese Gefahren natürlich erheblich.

Dennoch ist es ein gutes Gefühl, wenigstens zusätzlich ein lokales Backup der – im Falle von OneNote oft immens wichtigen und unersetzlichen – Aufzeichnungen zu haben. Was zum Beispiel, wenn aus irgendeinem Grund das Microsoft-Konto gesperrt oder nicht mehr erreichbar ist? Oder eine unbedachte Aktion die Notizbücher oder auch nur einzelne Notizen von OneDrive gelöscht und auch aus dem Papierkorb nicht mehr restaurierbar sind? Eine halbwegs aktuelle Kopie auf einer USB-Platte würde diesen Szenarien schon sehr den Schrecken nehmen.

Wer mit einem OneNote in der Windows-Desktop-Version arbeitet, verfügt auch über eine automatische Backup-Funktion, die alle Notizen – auch die auf OneDrive gespeicherten – an einem lokalen Speicherplatz der Wahl sichert (mehr dazu im Beitrag Ruhig schlafen: So legen Sie Backups Ihrer Notizen an). Das gilt sogar für die kostenlose Version von OneNote 2016.

Aber was machen Nutzer der Windows-10-App, von OneNote auf dem Mac oder eines mobilen OneNote für iOS oder Android? In all diesen Versionen gibt es gar keinen Backup-Mechanismus.

Der Versuch, Notizbücher per OneDrive-App oder Webbrowser einfach zu kopieren oder herunterzuladen, führt ins Leere. Außer einem symbolischen Link zu den Online-Notizbüchern ohne deren Inhalte erhält man dabei gar nichts.

Für OneNote-Notizbücher auf OneDrive gibt es nicht mal einen Download-Befehl.
Für OneNote-Notizbücher auf OneDrive gibt es nicht mal einen Download-Befehl.

Die gute Nachricht: Mit einem kleinen Trick (danke an OneNote-Blog-Leser Bernd P., der mich darauf gebracht hat) geht es doch!

Wichtiger Hinweis: In der folgenden Anleitung geht es ausschließlich darum, lokale Sicherheitskopien von Cloud-Notizbüchern anzulegen. Das Arbeiten mit Notizen in den Cloud-only-Versionen von OneNote (also alle außer OneNote 2010/2013/2016 aus dem Windows-Office-Paket) ganz ohne Internet und OneDrive wird dadurch nicht möglich.

Der Trick beruht auf der Tatsache, dass der Versuch, OneNote-Notizbücher einzeln aus OneDrive herunterzuladen, zwar nur jenen symbolischen Link auf die versteckten tatsächlichen Notizbuchdateien auf die eigene Platte brächte – wenn es denn überhaupt ginge. Lädt man dagegen aber einen kompletten Ordner von OneDrive herunter, der Notizbücher (Notizbuch-Links) enthält, bekommt man sehr wohl die kompletten Daten in der OneNote-eigenen Struktur mit Notizbuch-Ordnern, .ONE- und .ONETOC2-Dateien.

Gehen Sie also folgendermaßen vor:

1.

Öffnen Sie die OneDrive-Oberfläche in einem beliebigen Webbrowser (onedrive.love.com) und melden Sie sich ggf. mit Ihren Microsoft-Zugangsdaten an.
Öffnen Sie die OneDrive-Oberfläche in einem beliebigen Webbrowser (onedrive.live.com) und melden Sie sich ggf. mit Ihren Microsoft-Zugangsdaten an.

 

2.

Markieren Sie den Ordner, der die zu sichernden OneNote-Notizbücher enthält, indem Sie rechts oben das Häkchen setzen. Wählen Sie nun den Befehl Herunterladen entweder aus dem Menü oben oder aus dem Kontextmenü.
Markieren Sie den Ordner, der die zu sichernden OneNote-Notizbücher enthält, indem Sie rechts oben das Häkchen setzen. Wählen Sie nun den Befehl Herunterladen entweder aus dem Menü oben oder aus dem Kontextmenü.

 

Genauso geht's auf dem Mac (hier mit Safari)
Genauso geht’s auf dem Mac (hier mit Safari, anderes Konto, drum andere Ordner und Dateien als im Bild oben)

 

3.

Je nach Größe und Anzahl der im Ordner enthaltenen Dateien und Notizbücher kann es jetzt eine Weile dauern. Zunächst werden alle Files in eine ZIP-Datei verpackt (das ist Standard beim Download mehrerer Dateien aus OneDrive) und dann auf Ihren Rechner heruntergeladen.
Je nach Größe und Anzahl der im Ordner enthaltenen Dateien und Notizbücher kann es jetzt eine Weile dauern. Zunächst werden alle Files in eine ZIP-Datei verpackt (das ist Standard beim Download mehrerer Dateien aus OneDrive) und dann auf Ihren Rechner heruntergeladen.

4.

Diese ZIP-Datei können Sie nun einfach komplett archivieren (also z.B. auf eine externe Platte kopieren) oder sie zunächst auspacken. Sie enthält neben möglicherweise sonstigen Dateien aus dem OneDrive-Ordner auch die OneNote-Notizbücher, und zwar in der für das Desktop-OneNote üblichen Form: Notizbücher als Ordner, Abschnittsgruppen als Unterordner, Abschnitte als .ONE-Dateien und eine Index-Datei mit der Endung .ONETOC2.
Diese ZIP-Datei können Sie nun einfach komplett archivieren (also z.B. auf eine externe Platte kopieren) oder sie zunächst auspacken. Sie enthält neben möglicherweise sonstigen Dateien aus dem OneDrive-Ordner auch die OneNote-Notizbücher, und zwar in der für das Desktop-OneNote üblichen Form: Notizbücher als Ordner, Abschnittsgruppen als Unterordner, Abschnitte als .ONE-Dateien und eine Index-Datei mit der Endung .ONETOC2.

 

Wie für das OneNote-Format üblich, stecken in den ONE-Dateien sämtliche Inhalte, also zum Beispiel auch eingebettete Bilder, Dateien oder PDF-Dokumente. Alles ist also erst mal „Cloud-Krisen-sicher“ auf Ihrem Rechner, wenn auch mit den meisten OneNote-Versionen noch nicht direkt nutzbar (siehe unten unter „Und die Haken?“).

 

Zwei mögliche Nachteile dieser Methode:

  • Ihre Notizbücher liegen auf OneDrive gar nicht in einem Unterordner wie „Dokumente“, sondern im Hauptverzeichnis.
  • Oder sie liegen zwar in einem Unterordner, aber zusammen mit vielen anderen Dokumenten und Dateien, die Sie gar nicht mitsichern wollen. Oder es liegen viele OneNote-Notizbücher darin; Sie möchten aber nur ein Backup von einzelnen ausgewählten davon.

 

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14 Kommentare

  1. Hallo Stefan !

    Guter Vorschlag 🙂

    Ein Gedanke, der mich schon länger verfolgt, ist die Frage. ob der Download auch dann funktioniert, wenn eine .one Datei jegliche Synchronisation verweigert, „weil sie noch mit einem anderen Gerät synchronisiert werden muss“ (wobei es Fälle gibt, wo nur 1 Gerät existiert; ich vermute, die Ursache ist ein verwaister Update-Lock aufgrund abgebrochener Client-Server Kommunikation. Ich behaupte mal, das Onenote-Synchronisations-Protokoll ist nicht wiederanlauffähig).
    Wenn der Download auch in diesem Falle gelänge, könnte man den /forcerepair Schalter ausprobieren.

    Gruss, Bernd

    • Stefan Wischner

      Um das zu beantworten, müsste ich erst ein Notizbuch „kaputtkriegen“. Ich werde mich bemühen. Danke Dir nochmals sehr für den Tipp!

  2. Hallo Stefan

    Genau so eine Backup-Lösung für OneNote auf dem Mac suche ich. Am Anfang des Artikels schreibst du: „So kommen auch Nutzer der Windows-10-App oder von OneNote für den Mac zu einem Backup.“
    Leider funktioniert deine Anleitung aber nicht mit OneNote für Mac (neuste Version 15.23) auf einem iMac mit OS X 10.11.5.
    Die 1. Variante scheitert daran, dass die Option „Herunterladen“ im Menü des Browser von OneDrive schlicht nicht vorhanden ist.
    Die 2. Variante scheitert daran, dass der Befehl „Kopieren nach“ zu einer Fehlermeldung führt: „Die URL sei ungültig. Möglicherweise verweise sie auf eine nicht vorhandene Datei oder Ordner oder auf eine Datei ausserhalb der aktuellen Website.“

    Weisst du hier Rat? Die Mac-Version von OneNote und OneDrive sind ziemlich „gestutzte“ Versionen des Windows-Original.

    Grüsse aus der Schweiz
    Christoph

    • Stefan Wischner

      Hallo Christoph!

      Bin mir nicht sicher, ob Du da nicht etwas missverstanden hast. OneNote (und dessen Version) hat damit überhaupt nichts zu tun. Zum Herunterladen des Ordners von OneDrive, der die zu sichernden Notizbücher enthält, ist lediglich ein Browser nötig. Habe es eben sowohl mit Safari als auch mit Chrome für OS X probiert; geht einwandfrei.
      Zum Beweis habe ich den Schritt 2 oben um ein Bild von Mac/Safari ergänzt.

      Nur nicht versuchen, die Notizbücher selbst direkt herunterzuladen. Es geht nur mit Ordnern(!), die Notizbücher enthalten.
      Und öffnen kannst Du die heruntergeladenen Dateien auf dem Mac nicht. Dazu braucht’s zwingend Windows mit OneNote 2013 oder 2016. Es geht nur darum, sie zunächst einmal in Sicherheit gebracht zu haben.
      Dass das „Kopieren nach“ im Browser eine Fehlermeldung verursacht, kann ich leider auch nicht reproduzieren. Klappt in beiden Browsern auf dem Mac einwandfrei.

      • Hallo Stefan

        Vielen Dank für deine rasche Antwort und deine Bemühungen. Ich sehe auf deinem neu hinzugefügten Screenshot tatsächlich die Option „Herunterladen“. Das Problem ist aber, dass dort in meinem OneDrive-Menü nur die Option „Hochladen“ zur Verfügung steht, aber leider kein „Herunterladen“. Auch nicht, wenn ich das Notizbuch anwähle, dann erscheinen andere Optionen, aber nicht die Option „Herunterladen“.
        Im Moment läuft gerade eine entsprechende Anfrage an unseren IT-Cluster an der Schule, warum diese Option in unserem Office 365 Abo nicht vorkommt.

        Wobei ich gerne bei dir nachfragen möchte: Wird die Option „Herunterladen“ bei dir tatsächlich auch bei einem Notizbuch angeboten? In deinem Screenshot hast du ein Dokument angewählt, kein Notizbuch.
        Auch die Lösung mit dem Erstellen eines Ordners, in den man ein Notizbuch kopiert, scheitert an der bereits erwähnten Fehlermeldung.

  3. Hallo Experten,
    kann ich denn auch OneNote-Dateien von lokal (also einem Laufwerk oder Netzlaufwerk) nach OneDrive kopieren, damit ich diese mit der App (z. B. Android) nutzen kann? Habe schon kopiert, aber das scheint nichts zu bringen…
    mfG

    • Stefan Wischner

      Hallo Herr Wendler,

      Nein! Siehe auch letzter Absatz in diesem Beitrag: ONE.Dateien oder OneNote-Notizbuchordner auf OneDrive hochzuladen bringt überhaupt nichts. Andere OneNote-Clients wie z.B. die Android-App können damit nichts anfangen.

      Es braucht zwingend ein Desktop-OneNote für Windows. Damit die lokale Datei öffnen und dann über das Datei-Menü (z.B. Abschnitt „Freigeben“) auf OneDrive verschieben. OneNote 2013/2016 legt dabei auf OneDrive die korrekte File-Struktur an. Dabei sind die ursprünglichen ONE-Dateien versteckt und nur eine Link-Datei sichtbar. Dann lässt sich das Notizbuch künftig auch mit Android öffnen.

      Also kurz: Nix selbst kopieren oder verschieben, sondern OneNote 2013/2016 für Windows das machen lassen

  4. Zitat:
    Wer mit einem OneNote in der Windows-Desktop-Version arbeitet, verfügt auch über eine automatische Backup-Funktion, die alle Notizen – auch die auf OneDrive gespeicherten – an einem lokalen Speicherplatz der Wahl sichert

    Die Aussage stimmt so nicht.
    Ich arbeite mit der aktuellsten Desktop-Version von ON (Office 365) und habe diverse Notizbücher in OneDrive abgelegt.
    Wenn ich mir nun meinen lokalen ON-Sicherungsordner anschaue, sind hier lange nicht alle Notizbücher aus der Cloud gebackupped.

  5. Hallo Herr Wischner,

    lassen sich OneNote Notizbuecher (offline erstellt und bearbeitet) von einem zum anderen Rechner zB per USB STick problemlos uebertragen ? Wenn ja, wie ? danke fuer Ihre Hilfe, gruss michale

    • Ja, das geht. Wenn es sich tatsächlich um lokale Notizbücher handelt (also mit OneNote 2010/2013/2016 in einem lokalen oder Netzwerkordner erstellt), könnten Sie einfach die gesamte Ordner- und Dateistruktur des Notizbuchs (Ordner mit dem Notizbuchnamen und alle Unterordner mit .ONE-Dateien u.a.) kopieren.
      Etwas einfacher geht es allerdings mit einem Export des gesamten Notizbuchs im ONEPKG-Format. Auf dem Zielrechner dieses im Explorer doppelt anklicken, dann werden Sie nach einem neuen Notizbuchnamen gefragt und der Inhalt wird importiert.
      Wichtig: Der Zielrechner muss natürlich zwingend OneNote 2010/2013/2016 für Windows nutzen, vorzugsweise in der Office-Version (mit dem kostenlosen OneNote 2016 kann man zwar auch ONE- und ONEPKG-Dateien mit einem Trick öffnen, aber das ist eher umständlich, siehe http://onenote-blog.de/onepkg-und-one-dateien-oeffnen-auch-im-gratis-onenote/ )
      Es geht dagegen nicht, wenn Sie damit lokal gespeicherte Notizbücher etwa auf OneNote für den Mac, iOS, Android oder die WIn-10-Universal-App übertragen möchten.

  6. Hallo,

    ich habe nun noch ein Problem. Ich nutze auf meinem Rechner One Note 2016 sowie die normale OneNote App. Die normale Version ist mir beim Verwenden lieber, da sie aufs Wesentliche reduziert ist. Ich habe nun folgendes Problem.

    Meine Firma hat One-Drive komplett vernichtet ohne, dass ich vorher meine Notizbücher sichern konnte. Bei OneNote 2016 wurde eine automatische Sicherung von Haus aus durchgeführt in einem lokalen Ordner. Dummerweise aber nur für die Notizbücher, die dort auch geöffnet waren. Weitere Notizbücher, die ich nur in OneNote verwendet habe (und geöffnet waren) sind dort nicht gesichert.

    Nun möchte ich aber die in OneNote geöffneten Notizbücher auch noch sichern, was mir aber nicht gelingt, da das alte verwendete Konto nicht mehr existiert und ich mich nicht einloggen kann. Die ganzen Notizen sind noch in One Note abrufbar. Auch in den Optionen gibt es aber keine Möglichkeit wie in OneNote 2016 die Notizbücher oder einzelne Seiten zu exportieren. Irgendwo müssen diese Daten doch abgespeichert sein.

    Wie kann ich mir diese nun sichern und nach Neuinstallation wieder laden?

  7. Stefan Wischner

    Ohje, das sieht übel aus. Ich gehe mal davon aus, dass „komplett vernichtet“ nicht nur bedeutet „die Inhalte gelöscht“ (dann könnte man sie noch aus dem OneDrive-Papierkorb fischen), sondern die Accounts geschlossen, ohne den Mitarbeitern zumindest eine Backup-Möglichkeit zu geben? Was für eine drastische Maßnahme.

    In dem Fall gibt es meiner Ansicht nach nur noch eine Chance, und die heißt „OneDrive for Business“. Wenn Ihre Firma Office 365 nutzt und dazu eben auch OneDrive for Business hat, könnten Sie einen entsprechenden Zugang in der OneDrive-App zusätzlich zum dort noch „vorhandenen“ OneDrive-Konto anlegen, dort ein neues Notizbuch einrichten und die Inhalte des vorhandenen Schritt für Schritt kopieren.

    Eventuell geht das auch mit einem Sharepoint-Server (da habe ich aber keine praktischen Erfahrungswerte)

    Auf keinen Fall die Notizbücher in der OneDrive-App schließen! Ihre Daten liegen nur noch im relativ „flüchtigen“ lokalen Cache-Speicher; der würde beim Schließen (oder Deinstallieren oder Zurücksetzen der App) gelöscht.

    Kommt dieser Lösungsweg nicht in Frage, fällt mir eigentlich nichts ein außer mit OneNote 2016 lokale Notizbücher anzulegen, per Hand die selbe Struktur einzurichten (Abschnitte, Seiten) und alle Inhalte per Drag & Drop manuell von der App in OneNote 2016 zu kopieren.

    Sie haben recht, natürlich sind die Notizen, die Sie in der App offen haben, lokal irgendwo gespeichert. Aber leider nur in binären und fragmentierten Cache-Dateien, die sich in keiner Form nutzen oder auswerten lassen.

    • Vielen Dank für die schnelle Antwort. Ich bin nun so vorgegangen.
      – Anlegen von lokalen Notizbüchern in 2016
      – Kopieren (leider nur als Bild) von der App nach 2016
      – Sichern des lokalen Notizbuches mit den vorherigen Sicherngen (lokal)
      – Ändern des Accounts (ging nur über Abmelden vorher, ergänzen ging nicht)
      – Kopieren der Sicherungsdokumente manuell auf Onedrive
      – Öffnen der Notizbücher über 2016 mit neuem Account

      Das hat aber leider nur für die lokalen „neuen“ Sicherungen funktioniert, da für alle anderen Sicherungen keine onetoc2 Datei erstellt wurde. OneNote 2016 kann nun zwar einen lokalen Ordner öffnen und gibt die Inhalte alphabetisch wieder (mit eigenartigen Datumsergänzungen), jedoch geht das nicht über One-Drive. Also hab ich folgendes gemacht.

      – Notizbücher direkt aus Sicherung heraus geöffnet
      – Rechtsklick – Eigenschaften – Speicherort ändern und dann den One-Drive-Verzeichnis- Pfad einfach reinkopiert (der Pfad geht los mit https://xyname-my.sharepoint.de/personal/name_firma_com/….)
      – Danach habe ich die komischen Datumsergänzungen wieder gelöscht und habe jetzt einen funktionstüchtigen Stand

      Problem ist nur, die Dateien sind zwar jetzt in One-Drive sichtbar (es sind keine Ordner, nur Dateien), können aber nicht heruntergeladen werden, das Herunterladen Symbol verschwindet, sobald ich eine Datei markiere. Wähle ich den Übergeorneten Ordner aus und klicke auf „herunterladen“ enthält er entweder lauter *.txt dateien die alle ERROR heissen oder es passiert garnichts.

      Also hab ich folgendes Probiert: One-Drive App auf Windows 10 installiert, die Ordner synchronisiert und dann lokal nachgesehen was mit den Dateien los ist. Er legt hier dann aber nur lauter Internetverknüpfungen ab und wieder keine Dateien.

      Ich würde nun aber doch gerne meinen Stand nochmal separat sichern. Irgendeine Idee?

      • Stefan Wischner

        Sorry, hab’s zweimal gelesen, aber mir ist trotzdem nicht ganz klar, was Sie da alles gemacht haben. Irritiert hat mich z.B., dass Sie zwar Daten aus der App in 2016 kopiert haben, aber warum „nur als Bilder“? Ich meinte schon Seite für Seite markieren (z.B. mehrfach Strg-A) und über das Clipboard kopieren. Text sollte dabei auch Text bleiben.

        Das Ändern des Speicherorts, wie Sie es gemacht haben, ist zumindest nicht der offizielle und korrekte Weg, ein lokales Notizbuch in die Cloud (und damit wohl auch auf SharePoint) zu übertragen; das geht in OneNote 2016 über das Datei-Menü, dann „Freigeben“, Zielspeicher (z.B. SharePoint oder OneDrive) und „Notizbuch verschieben“. Aber wenn’s bei Ihnen so geklappt hat, auch gut.

        Weder auf OneDrive noch auf OneDrive for Business (jeweils im Webbrowser) noch im lokalen OneDrive-Sync-Ordner (per Explorer) werden Sie irgendwelche Dateien (ONE, onetoc2…) sehen. Dass da nur eine symbolische Link-Datei steht, ist völlig korrekt.

        Backup-Dateien haben in OneNote von je her keine onetoc2-Datei. Ein so gesichertes Notizbuch lässt sich also nicht „auf einen Rutsch“ wiederherstellen, sondern nur Abschnitt für Abschnitt. Das „seltsame Datum“ ist das Sicherungsdatum. Eigentlich eine gute Sache, wenn man mehrere Versionen sichert und wenn man in ein bestehendes Notizbuch zurückspielt. So steht der Abschnitt aus der Sicherung getrennt vom vielleicht noch vorhandenen aktuellen gleichnamigen Abschnitt.

        Zu den TXT-Dateien mit den ERROR-Inhalten: Da nehme ich doch stark an, dass Sie nicht OneDrive (die auch kostenlose Consumer-Version), sondern OneDrive for Business verwenden. Da klappt die hier beschriebene Vorgehensweise zum Download nicht. Die gute Nachricht: Auch dazu gibt’s einen Trick:
        http://onenote-blog.de/notizbuecher-von-onedrive-for-business-herunterladen/

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