(Zu?) viel Post vom OneNote-Team

Spam-Terror oder herbeigewünschtes Feature? Seit einigen Tagen fluten bei OneNote-Nutzern bei jeder Änderung in geteilten oder gemeinsam genutzten Notizbüchern Hinweis-Mails die Postfächer. Was es damit auf sich hat und wie Sie die Funktion gegebenenfalls abschalten, lesen Sie hier.

Es kam ganz ohne Vorwarnung. Keine Ankündigung im Programm, kein Microsoft-Blogbeitrag und auch kein Update der OneNote-Clients. Plötzlich tauchten letzte Woche im Posteingang zum Microsoft-Konto jede Menge englischsprachige Mails mit dem Absender „OneNote-Team“ auf. Sie dokumentierten jede Änderung an Notizbüchern, die man entweder selbst freigegeben hatte oder auf die man Zugriff durch eines Anderen Freigabe hatte.

Mail-Flut: Plötzlich sorgte jede Änderung an gemeinsam genutzten Notizbüchern für eine Hinweismail.
Mail-Flut: Plötzlich sorgte jede Änderung an gemeinsam genutzten Notizbüchern für eine Hinweismail.

Ok, das ist ein bisschen übertrieben. Nicht jede kleine Änderung sorgte für eine eigene Mail. Tatsächlich beschränkte sich die Mail-Flut auf eine Nachricht pro Stunde pro Notizbuch. Auch erfolgte die erste Benachrichtigung immer erst eine Stunde nach einer Änderung.

Dennoch … wer hat das bestellt und wie stellt man das wieder ab? Hier ist Microsoft wohl etwas weit vorausgaloppiert. Tatsächlich wünschten sich viele Nutzer geteilter Notizbücher eine Funktion, über Änderungen an den Notizen informiert zu werden. Eine ähnliche Funktion gibt es seit einigen Wochen auch schon für die iOS-Version von OneNote.

Offenbar hat Microsoft nun diese „Mail-Notification“ serverseitig implementiert; ein Update der OneNote-Clients ist dafür nicht notwendig. Dummerweise hat man es aber versäumt, die Nutzer vorzuwarnen oder – noch viel besser – diese Funktion als Opt-In auszuführen. Also sie so zu gestalten, dass man sie bei Bedarf explizit ein– und nicht ausschalten muss.

Glücklicherweise ist letzteres relativ einfach:

  • Am Ende jeder dieser Benachrichtigungen findet sich ein Link mit der Bezeichnung „Unsubscribe“. Entweder Sie klicken den an oder besuchen im Browser die Webseite https://www.onenote.com/sharenotificationsettings.
  • Es erwartet Sie eine Liste aller Notizbücher auf die Sie Zugriff haben. Entweder, weil Sie in Ihrem OneDrive-Speicherplatz liegen oder weil Sie Ihnen jemand anderes freigegeben hat. Eine entsprechende Kennzeichnung gibt es hier übrigens nicht. Zudem stehen auch Notizbücher in der Liste, die Sie ganz alleine nutzen und niemandem freigegeben haben.
    Das Abschalten der Banachrichtigungen ist glücklicherweise relativ einfach. Sie nicht standardmäßig zu aktivieren wäre seitens Microsoft aber die deutlich bessere Idee gewesen.
    Das Abschalten der Banachrichtigungen ist glücklicherweise relativ einfach. Sie nicht standardmäßig zu aktivieren wäre seitens Microsoft aber die deutlich bessere Idee gewesen.
  • Entfernen Sie einfach alle Häkchen vor den jeweiligen Notizbuchnamen, um zu Änderungen an diesem Notizbuch keine Benachrichtigungen mehr zu erhalten.
  • Alternativ können Sie auch alle Benachrichtigungen auf einmal abschalten. Setzen Sie dazu einfach das Häkchen bei Abonnement kündigen.
  • Speichern Sie dann die Einstellung mit dem Button Save (der sicher bald auf der deutschen Seite in Speichern umbenannt wird)

Der Spuk ist erstmal vorbei

So schnell wie diese Funktion eingeführt wurde, so unvermittelt ist sie auch wieder verschwunden. Auf Nachfrage bei Microsoft wurde bestätigt, dass die Notification-Funktion ein wenig plötzlich aktiviert worden ist. Man hatte sich aber offenbar nicht allzu viele Gedanken drum gemacht – schließlich ist das doch etwas Gutes. Gleichzeitig gab es eine Andeutung, dass man sie möglicherweise auch erst einmal wieder abschalten und vor erneuter Freigabe noch etwas optimieren will.

Es scheint, als wäre das inzwischen passiert. Ich selbst erhalte jedenfalls auch bei nachweislich geänderten Notizen seit gestern, 18.6.16, keine diesbezüglichen E-Mails mehr.

Ich persönlich halte es auch nicht für ganz ausgeschlossen, dass es sich bei der plötzlichen E-Mail-Flut nicht um eine unbedingt geplante Aktion handelte, sondern möglicherweise eher um ein Versehen. Dass die Mails durchweg in englischer Sprache gehalten waren, spräche jedenfalls dafür. Vielleicht war es aber auch ein ganz bewusster Akzeptanz-Test. Dafür dauerte der Spuk aber eher nicht lange genug.

Wie dem auch sei; es steht zu erwarten, dass die E-Mail-Benachrichtigung über Änderungen an geteilten Notizbüchern in Bälde wiederkommt. Dann hoffentlich aber optional aktivierbar und vielleicht mit etwas feineren Filter- und Justiermöglichkeiten.

Alternativen

Bis dahin haben zumindest Nutzer der Windows-Desktop-Versionen von OneNote alternative Möglichkeiten, nach neu hinzugekommenen oder geänderten Inhalten zu suchen:

  1. Die Titel von Abschnitten oder Seiten mit ungelesenen/neuen Inhalten werden schon immer fett dargestellt.
  2. Im Menü Verlauf finden Sie die Schaltfläche Letzte Änderungen. Sie öffnet ein Menü, in dem Sie einen Zeitraum möglicher Änderungen auswählen können, die dann rechts in einer Liste dargestellt werden (siehe Bild unten).
    Mail_Notification_3
  3. Der kostenlose OneCalendar, der entweder mit dem OneNote-Add-On Onetastic oder auch separat installierbar ist, zeigt neu angelegte oder bearbeitete Notizbücher in einer Kalender-Übersicht.

 

Ein Kommentar

  1. Ahhh, danke für die Info

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