18. November 2017

Endlich zusammen: Outlook und OneNote für Mac

Zumindest ein bisschen. Mit dem neuen Outlook-Update kommt die Option, E-Mails direkt an ein OneNote-Notizbuch zu senden.

Der Mac-Version von OneNote fehlen im Vergleich zu OneNote 2016 für Windows nach wie vor eine Menge an Funktionen. Einer der größten Wünsche der Apple-Nutzer war bislang die Option, E-Mails direkt aus Outlook an OneNote zu senden. Dieses Feature hat Microsoft mit dem aktuellen Update (16.7 Build 171029) endlich eingeführt. Noch ist es nur Teilnehmern am Office-Insider-Programm (Fast Ring) zugänglich; alle anderen dürften es in den nächsten Wochen bekommen.

Was geht?

Markieren Sie eine Nachricht in einem beliebigen Ordner, öffnen mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie OneNote. Alternativ können Sie auch statt dem Kontextmenü das Symbol in der Menüleiste verwenden. Bei schmälerem Outlook-Fenster verbirgt es sich hinter dem Symbol Verschieben (siehe Bild ganz oben). Keine Sorge wegen der Bezeichnung: Die Nachricht wird natürlich nicht verschoben, also aus Outlook gelöscht, sondern kopiert.

In OneNote landet die Nachricht in etwa derselben Form wie bei Outlook für Windows: Betreffzeile als Seitentitel, Absender, Adressat (hier noch mit Übersetzungsfehler, „Bis“ statt „An“) und Empfangsdatum in einer kleinen Tabelle. In der landen auch eventuelle Dateianhänge. Der eigentliche Nachrichtentext dann einem Standard-OneNote-Textcontainer (Rahmen). Dieses Format ist fest vorgegeben und nicht konfigurierbar.

Und was geht nicht?

Wie von mir schon gewohnt, suche ich bei neuen Features in OneNote immer nach dem Haar in der Suppe. Natürlich wurde ich auch hier fündig. So sehr ich mich über die neue Verbindung Outlook-OneNote auf dem Mac freue – mit Outlook und OneNote 2016 auf dem PC geht noch weit mehr. So lassen sich dort zum Beispiel auch Kontakte oder Aufgaben von Outlook nach OneNote übertragen, letztere sogar auch andersherum (also neue Outlook-Aufgaben in OneNote anlegen, die dann in Outlook landen). Das fehlt hier alles. E-Mails an OneNote, mehr geht nicht. Ob da noch was in Planung ist, weiß ich leider nicht.

Was auch schön wäre: Wenn man das Senden einer Nachricht an OneNote als Aktion für eine automatisierte Regel verwenden könnte – geht aber leider nicht. Hier hilft nur wie bisher das Weiterleiten an me@onenote.com. Fairerweise muss ich sagen: Das geht bei Outlook 2016 für Windows auch nach wie vor nicht.

Ein größerer Haken ist auch, dass sich nur einzelne Nachrichten an OneNote schicken lassen. Sind mehrere markiert, werden Kontextmenü-Befehl und Symbol in der Menüleiste inaktiv, also grau.

Bei Outlook 2016 für Windows scheint das zwar ähnlich; bei mehreren markierten Nachrichten verschwindet der Kontextmenü-Eintrag für OneNote sogar völlig. Aber seltsamerweise klappt es da über die Menüleiste trotzdem.

Diese Einschränkung macht das Archivieren mehrerer Mails, die zum Beispiel zu einem Projekt gehören, äußerst mühsam.

Andere API

Im Gegensatz zu Office 2016 für Windows nutzt die Mac-Version keine COM-APIs. Das bedeutet: Outlook „spricht“ gar nicht mit OneNote, sondern direkt mit den Notizbüchern in der Cloud. Das hat Vor- und Nachteile. Ein klarer Vorteil: Während bei Office 2016 für Windows das Ziel-Notizbuch in OneNote geöffnet sein muss, damit es beim Senden von E-Mails aus Outlook wählbar ist, klappt das in der Mac-Version mit jedem auf OneDrive vorhandenen oder freigegebenen Notizbuch.

Klarer Nachteil: Im Gegensatz zu Windows muss auf dem Mac eine Internet-Verbindung bestehen, damit man überhaupt Nachrichten von Outlook an OneNote kopieren kann.

Die COM-API für Windows erlaubt auch die Einstellung eines Standard-Notizbuchs und -Abschnitts. Künftig werden Nachrichten automatisch ohne vorherige Abfrage hierher gesandt. Das geht auf dem Mac nicht. Immerhin scheint sich Outlook (bzw. das API-Modul) das letzte Speicherziel zu merken und bietet zunächst nur dieses zur Auswahl an. Möchte man die Mail an eine andere Stelle schicken, klickt man auf Mehr.

Outlook merkt sich das letzte Sendeziel (Notizbuch, Abschnitt) und bietet beim nächsten Mal zunächst nur dieses an.

Fazit: Viel besser als nichts

Zumindest vom ersten Eindruck her halte ich dieses Feature für eine Bereicherung von OneNote für den Mac. Klar ginge da noch mehr, wenn man OneNote / Outlook 2016 für Windows als Maßstab nimmt. Aber das darf man eben nicht; schon gar nicht unter dem Gesichtspunkt, dass OneNote 2016 in den Augen von Microsoft ohnehin veraltet ist und nicht mehr weiterentwickelt wird.

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