OneNote-Katastrophenschutz

Was, wenn es morgen plötzlich gar kein OneNote mehr gibt, weil Microsoft es so will? Das ist zwar nicht sehr wahrscheinlich, macht mich aber doch unruhig. So bereite ich mich auf den Super-GAU vor.

Vorweg: Ich liebe OneNote nach wie vor und ein Gutteil meiner Arbeit und meines persönlichen Lebens baut auf dieses geniale Tool. Dennoch, seit einiger Zeit werde ich angesichts der Aktionen von Microsoft (vor allem dem lapidaren Streichen der Desktop-Version) zunehmend nervös. Was, wenn ich von heute auf morgen keinen Zugriff mehr auf meine Notizen hätte? Was, wenn Microsoft plötzlich beschlösse, dass auch die Weiterentwicklung der Windows-10-App und aller anderen Versionen von OneNote sich nicht mehr rechnet und das Programm einfach vom Markt nimmt? Was, wenn es meine Daten noch mehr als schon bisher mit dem Zwang zum eigenen Clouddienst, in Geiselhaft nimmt, mich vielleicht sogar von meinen lokalen Notizbüchern und Backups aussperrt?

Zugegeben, diese Befürchtungen haben etwas Paranoides. Es ist schwer vorstellbar, dass sich Microsoft der daraus resultierenden gewaltigen Welle des Zorns aussetzen will. Und dennoch, so richtig ruhig schlafen kann ich nicht. Schließlich habe ich mehr als nur ein paar Einkaufszettel oder Kochrezepte in meinen Notizbüchern. Weit mehr.

Darum habe ich mir ein wenig Zeit genommen und meine Daten in Sicherheit gebracht – nur für alle Fälle. Wenn Sie von einer ähnlichen unbestimmten Angst geplagt sind, möchten Sie es mir vielleicht gleichtun. Hier meine Maßnahmen, die ganz wesentlich zur Beruhigung meiner Nerven beigetragen haben. Sie müssen nicht allen folgen; jede einzelne für sich ist schon besser als gar kein Sicherheitsnetz. Die dritte ist zudem ziemlich aufwändig, für mich und mein Wohlbefinden aber die effektivste.

Maßnahme 1: Backup, Backup, Backup!

Ganz unabhängig davon, wie es mit OneNote in der Zukunft weitergeht. Ein Backup wichtiger Notizbücher ist grundsätzlich keine schlechte Idee, um es vorsichtig auszudrücken. Die undurchsichtige Seitenversionsverwaltung von OneNote und der nicht immer vorhersehbare Synchronisationsmechanismus, der bei einzelnen „kaputten“ Inhalten das Speichern (Synchronisieren) ganzer Notizbücher sabotieren kann, sind mir für meine wichtigen Daten schlicht zu riskant. OneDrive und OneDrive for Business selbst bieten überhaupt keine sinnvolle Backup-Möglichkeit. Es gibt wohl serverseitige Backups der Inhalte über den Papierkorb hinaus, über die herrscht aber Microsoft allein. Daher braucht’s eine selbst organisierte, lokale Sicherung mit Hilfe der Desktop-Versionen des Windows-OneNote (also OneNote 2010, 2013, 2016). Es gibt zwar theoretisch auch eine neu eingeführte Option, auf OneDrive (nur Personal, nicht Business!) gespeicherte Notizbücher über OneNote.com (nicht OneDrive!) als ZIP-Archiv herunterzuladen. Dazu klickt man das betreffende Notizbuch in der Übersichtsliste im Browser rechts an und wählt „Notizbuch exportieren“. Das klappt aber nach vielen Userberichten zumindest für deutsche Nutzer nicht. Bei mir selbst ging es auch nur ein einziges Mal und seit Wochen wieder nicht (es öffnet sich lediglich ein komplett leeres Fenster). Bis das zuverlässig klappt, kann man noch auf einen Trick zurückgreifen.

Update: Ein Blog-Leser (Danke, Roger Wilco!) hat herausgefunden: Stellt man die OneNote-Weboberfläche kurzfristig auf Englisch um (ganz links unten), klappen Login und Download des Notizbuchs. Demnächst eine eigene Anleitung dazu hier im Blog.

Es gibt noch eine ältere, undokumentierte Möglichkeit. Hier finden Sie die Anleitungen für OneDrive Personal und OneDrive for Business.

Der zuverlässigere Weg führt aber nach wie vor über einen manuellen ONEPKG-Export oder die Backup-Funktion von OneNote 2016 nebst Vorgängern. Die genaue Beschreibung des Backup-Vorgangs spare ich mir hier; Sie finden alles Nötige in diesem Artikel.

Ich persönlich lege mir grundsätzlich von meinen wichtigen Notizbüchern wöchentlich manuell ONEPKG-Backups an. Gegenüber der „richtigen“ Backup-Funktion von OneNote 2016 produzieren die nämlich nicht nur .ONE-Dateien, die man nur Abschnitt für Abschnitt wiederherstellen könnte. Vielmehr enthalten ONEPKG-Archive auch die wichtige Index-Datei mit der Endung .onetoc2, die das Wiederherstellen kompletter Notizbücher erlaubt. Zur Not kann ich die auch ganz ohne Mithilfe von OneNote 2016 mit einem Entpacker in Einzeldateien zerlegen.

Dringende Empfehlung also: Falls Sie OneNote 2016 (oder 2010, 2013) besitzen, machen Sie ein Backup zumindest Ihrer wichtigsten Notizbücher, jetzt!

Sie haben unlängst nach einem Office-Update oder einer Neuinstallation OneNote 2016 verloren und nur noch die Windows 10 App? Kein Problem, hier steht, wie Sie OneNote 2016 zurückbekommen.

Maßnahme 2: Export als PDF

Das Backup als ONEPKG oder Ordnerstruktur hat einen entscheidenden Nachteil: Es lässt sich nur mit OneNote 2016 oder einer früheren Office-Version von OneNote importieren. Neuerdings sollte es zwar auch mit der Windows-10-App möglich sein, indem man die Ordnerstruktur im richtigen lokalen Verzeichnis unter dem persönlichen Dokumenten-Ordner platziert. Damit könnte man die gesicherten Notizbücher zwar nicht direkt öffnen, aber zumindest wieder auf OneDrive hochschieben. Das klappt nach meinen Erfahrungen aber nicht zuverlässig.

Entscheidender ist für mich das Problem, dass das OneNote-Format proprietär ist, also ausschließlich von OneNote gelesen werden kann. Wenn Microsoft den Support für das Importieren von Dateien streicht, OneNote 2016 überhaupt nicht mehr verfügbar ist oder Redmond sogar entscheidet, OneNote komplett verschwinden zu lassen, werden die Backups zu einem Haufen nutzloser Dateien, die sich von keinem anderen Programm lesen lassen.

Dagegen sehe ich nur eine sinnvolle Maßnahme: Das Exportieren aller wichtigen Notizbücher in ein universell nutzbares Format, das sehr wahrscheinlich überdauern wird. Auch das klappt bislang nur mit der Desktop-Version von OneNote, also zum Beispiel OneNote 2016. Als Export-Format für komplette Notizbücher bietet sich eigentlich nur PDF an. Das ebenfalls unterstützte MHT-Format ist eine von Microsoft entwickelte Paketversion von HTML-Dateien, die alle Einzelfiles (Texte, Bilder…) enthält und einen entsprechend fähigen Broswer zum Lesen benötigt. Dann lieber PDF, das von unzähligen Readern, Browsern oder auch vielen Textverarbeitungen gelesen werden kann.

In OneNote 2016 ist der Export einzelner Seiten und Abschnitte oder kompletter Notizbücher ganz einfach über das Datei-Menü möglich.

Beim Export von OneNote-Notizbüchern bleibt manches auf der Strecke, etwa eingebettete Dateien. Was aber erhalten bleibt, sind Texte, Bilder und externe Links. Dateiausdrucke, etwa von PDF-Dateien oder PowerPoint-Folien bleiben auch intakt; es sind schließlich nur Bilder.

Der Export von komplexeren Notizbuchseiten als PDF kann das Layout ernsthaft durcheinanderbringen….
…es kann aber auch erstaunlich gutgehen.

Was beim HTML- oder PDF-Export am stärksten leidet, ist die Formatierung von OneNote-Notizseiten. Schließlich basiert OneNote im Gegensatz zu PDF eben nicht auf festen Seitengrößen und -formaten. Es kann schon passieren, dass OneNote-Inhalte auseinandergerissen und auf mehrere PDF-Seiten verteilt werden, zudem in nicht vorhersehbarer Methodik.

Mit diesem Problem kann ich aber ganz gut leben. Es geht mir ja nicht darum, die Seiten später sauber auszudrucken, sondern nur um den Erhalt der Informationen. Da ist die Optik für mich zweitrangig.

Maßnahme 3: Die Zeitkapsel

Meine aufwändigste Maßnahme betrifft die, zugegeben nicht sehr wahrscheinliche Gefahr, dass OneNote komplett verschwindet. Microsoft hat bewiesenermaßen nicht allzu große Skrupel, wenn es darum geht, den Nutzern etwas wegzunehmen, das das Unternehmen für nicht mehr unterstützenswert erachtet. Das betrifft nicht nur Windows (z.B. Heimnetzgruppen im jüngsten Windows 10, Startmenü, Desktop-Widgets oder Media Center nach Windows 7), sondern auch Programme und Dienste (z.B. DOCS.COM).

OneNote-Nutzer wissen auch ein Lied davon zu singen: Zwangsumstellung der Oberfläche, Entfernen von Features (Dateien per Drag&Drop aus dem Exporer in OneNote, Scannerfunktion nach OneNote 2013…) und zuletzt die Überraschung vieler nicht informierter Anwender, dass bei Neuinstallation von Office 365/2019 das Desktop-OneNote komplett fehlt.

Mein ultimatives Beruhigungsmittel: Eine Zeitkapsel für OneNote. Also ein konserviertes OneNote auf einem separaten Rechner oder in einer virtuellen Maschine. Idealerweise ohne Internet-Verbindung und somit ohne Eingriffsmöglichkeit seitens Microsoft von „außen“. Paranoid? Vielleicht. Beruhigend? Auf alle Fälle!

Zunächst habe ich mir mit VMWare Player 15 (kostenlos für Privatnutzer, alternativ geht auch Virtual Box von Oracle, auch kostenlos) ein Windows 10 eingerichtet (braucht natürlich eine eigene Lizenz). In meinem Alt-Software-Archiv fand sich noch ein Office 2013 nebst Installations-DVD und nicht mehr verwendetem Key. So etwas findet man auch für relativ kleines Geld gebraucht (unbedingt Tipp-Kasten am Ende dieses Artikels beachten!).

Zeitkapsel: Mit einer virtuellen Maschine, einem „Old-School-Office“ (hier: VMware Player 15, Windows 10 und Office/OneNote 2013) und ONEPKG-Backups konserviere ich mir ein funktionierendes OneNote und meine wichtigen Notizbücher. Ein alter Rechner ginge natürlich auch.

Statt einer virtuellen Maschine lässt sich natürlich auch ein alter PC oder ein nicht mehr benötigtes Notebook nutzen. Wichtig finde ich nur, ihn nicht mit dem Internet zu verbinden und damit jegliche Updates oder Patches seitens Microsoft zu verhindern. Sicherheitstechnisch ist das unkritisch, da ja so auch die Einfallstore für potentielle Schädlinge wegfallen.

Dieser Internet-lose (in meinem Fall virtuelle) OneNote-PC bekommt regelmäßig die Backups aus Maßnahme 1. Im Falle eines Falles habe ich so immer ein funktionierendes OneNote nebst halbwegs aktuellen Daten zur Verfügung – ganz gleich, was sich Microsoft diesbezüglich einfallen lässt. Natürlich ist diese virtuelle Machine (immerhin ein x-GByte-Monster) in meine regulären Systembackups eingeschlossen. Das sollte man auch mit einem separaten Rechner tun. Wegen dem ruhigen Schlaf und so.

Leider nur für Windows

Die hier genannten Maßnahmen setzen leider allesamt Windows und das „Office-OneNote“ (also z.B. OneNote 2016) voraus. Wer OneNote ausschließlich auf einem Mac, einem Android- oder iOS-Mobilgerät nutzt, schaut bislang leider in die Röhre. Lediglich das in Maßnahme 2 und den verlinkten Artikeln beschriebene Herunterladen der Notizbuchdaten aus OneDrive/OneDrive for Business benötigt nur einen Browser, klappt also z.B. auch auf einem Mac. Der Online-Importer, der auch nur einen Browser braucht, zeigte sich bei meinen bisherigen Tests auch nur sehr störrisch. Außerdem landen damit die Notizbücher wieder in der Cloud und sind dem Wohlwollen von Microsoft ausgesetzt. Gerade das will ich ja mit den hier beschriebenen Maßnahmen umgehen. Mac-Nutzern bleibt letztlich also nur ein zusätzliches Windows (z.B. per Bootcamp oder einer Virtualisierungslösung wie Parallels). Apropos Virtualisierung: Das Installieren von Windows und einer (gerne älteren) Office-Einzellizenz in einer virtuallen Maschine (siehe Maßnahme 3) klappt auch auf MacOS. Nur-Mobilnutzer brauchen letztlich zumindest Zugang zu einem Windows-PC mit MS Office. Oder sehr viel Vertrauen.

 

Vorsicht beim Kauf gebrauchter oder besonders günstiger Office-Versionen!

Auf ebay und anderen Plattformen im Netz tummeln sich jede Menge Händler, die Office-Pakete für lächerliches Geld (oft unter 10 Euro) anbieten. Meist handelt es sich nur um Product-Keys, die nach Zahlung per E-Mail zugesandt werden. Manchmal gibt es auch eine Installations-DVD dazu.

In den allermeisten dieser Fälle dürfte es sich um so genannte Volumen-Lizenzen handeln; für Unternehmen gedachte Pakete, die sich auf vielen Rechnern installieren lassen und entweder einen Sammel-Key oder eine Reihe von Product-Keys enthalten. Diese Lizenzen splitten die Händler sozusagen auf und verkaufen sie an individuelle Kunden. Das ist laut zweier Gerichtsurteile zwar legal, erfordert aber genau genommen, dass der Händler sicherstellt, dass die ursprünglichen Lizenznehmer die Produkte nicht mehr einsetzen. Genau das kann der Händler aber nicht. Es kann sehr leicht passieren, dass die entsprechenden Product Keys von Microsoft wegen doppelter oder anderweitig ungültiger Nutzung gesperrt werden. Das kann sogar erst später passieren, wenn die ursprüngliche Aktivierung geklappt hat. Der Händler beruft sich einerseits auf das Gerichtsurteil, andererseits auf die fehlende Rücknahmepflicht beim Online-Kauf von Product Keys. Am Ende bleiben Sie auf einer nicht funktionsfähigen Office- (und OneNote-) Version sitzen.

Meine Empfehlung: Kaufen Sie ein gebrauchtes Office am besten von einem Privatnutzer und achten Sie darauf, dass die Original-DVD nebst Hologramm- und Lizenzschlüssel-Aufkleber vorhanden sind. Die installations-DVDs, die die Wiederverkäufer von Volumenlizenzen beilegen, sind zumeist selbst hergestellt und entsprechen lediglich den ISO-Images, die sich jeder selber von Microsoft herunterladen kann. Sie sind kein Beweis für originale Einzellizenzen. Mehr zum Thema finden Sie übrigens in c’t Ausgabe 1/2019 (bezieht sich auf billige Windows-Lizenzen, da gilt aber dasselbe) und 2/2019.

 

Aufmacherbild: Andrew Skudder, CC BY-SA 2.0

9 Kommentare

  1. Maßnahme 4: Zurück zu Evernote (woher ich gekommen bin)

    So habe ich mich jedenfalls letztes Jahr entschieden. Mir war das Hin und Her um Onenote zu unsicher. Außerdem nervten mich die schlechte Volltextsuche und der deutlich hinterherhinkende Web-Clipper. Was nützen mir tausende von Notizen, wenn ich in Onenote keine mehr finde?

    Weiter ging es mit den fehlenden Autoimport-Foldern/Scanfunktionen. Ach ja, die Erfassung von Notizen per Smartphone funktioniert in Evernote auch viel sauberer – inkl. geraderichten, bereinigen etc.

    Ich habe die Reißleine gezogen und seitdem auch nicht zurückgeblickt.

    • Stefan Wischner

      Gar keine Frage…Evernote kann eine Alternative sein, wenn eine ganze Reihe von Vorausetzungen erfüllt sind.

      „Zurück zu Evernote“ heißt ja, dass Du weißt, was genau Dich funktionell erwartet und eventuell hast Du auch einen gewissen Datenbestand schon da. In etlichen Bereichen finde ich Evernote auch stärker, etwa die Suchfunktion (wenn man mal die Syntax gelernt hat). Es lässt sich auch ein wenig besser als Dokumentenverwaltung missbrauchen (es IST ein krampfiger Missbrauch, bei OneNote wie bei Evernote, aber das ist ein anderes Thema). Über den Webclipper kann man streiten, der von Evernote ist zweifellos klasse, bei dem von OneNote (in den jüngeren Versionen) fehlt mir aber auch überhaupt nichts.

      Wer — wie ich — in den letzten Jahren alles in OneNote gespeichert hat, kann Evernote maximal parallel nutzen; eine Datenübertragung ist nur sehr eingeschränkt möglich (der Evernote-eigene OneNote-Importer macht z.B. alles zur Grafik, was nicht in das zeilenorientierte Konzept passt).

      Der unterirdische Editor von Evernote, die praktisch nicht vorhandene Stiftunterstützung und einige andere Dinge … damit kann man leben oder eben nicht, je nach Anforderungen.

      Die Abo-Kosten finde ich grundsätzlich OK, auch die massive Preiserhöhung vor einiger Zeit kann man akzeptieren, wenn man dafür ordentliche Produkte, Produktpflege und Support bekommt. Gerade bei den letzten beiden Punkten sieht es aber bei Evernote mindestens genauso übel aus wie bei OneNote. Einfach mal ins Evernote-Forum gucken (ich lese das sehr iintensiv).

      Wenn es um das „Hin und Her“ bei Microsoft / OneNote geht, ist man derzeit bei Evernote definitiv nicht besser dran. Konzeptionelles Rumgeeier, Kollektives Abspringen von Führungskräften, Entlassung großer Teile des Entwicklerteams, ständig massenhaft neue Bugs in jeder neuen Version (vor allem im Windows-Client), nun auch zum zweiten Mal Austausch des CEOs mit denselben vollmundigen Verprechen wie vorher, offenbar in Scharen abspringende Nutzer bzw. (ähnlich wie bei OneNote) nur zähneknirsschend bleibende wegen eingesperrter Daten und fehlender Alternative…..

      Ich will hier weder Evernote bashen (ich finde das Ding richtig gut und für viele ist es bestimmt das bessere Programm, je nach Nutzung und Anforderungen) noch die tausendste OneNote-Evernote-Diskussion aufmachen, sondern nur relativieren: Bei beiden hat man (zu viele?) Kröten zu schlucken und am Ende geht es mir in diesem Artikel vor allem um das Allerwichtigste: Wie kann ich meine Daten so erhalten, dass mir die Produktpolitik eines Softwareherstellers möglichst keinen zu großen persönlichen Schaden zufügt.

  2. Interessanter Artikel! Hatte vor längerer Zeit auch OneNote benutzt, da mir die Benutzeroberfläche sehr zusagte. Aber aus gleichen Gründen wie hier (am schlimmsten: proprietäres Format) haben mich dazu bewogen, lieber auf Joplin (für kleine Sachen) und auf DokuWiki (auf meinen Server) zu setzen. Da habe ich die Daten auch unter meiner Kontrolle und habe durch einige Programmierkenntnisse auch Möglichkeiten, mir das System selber anzupassen. 🙂

  3. Hab es noch nicht getestet, aber taugt Joplin als Alternative?

    • Kommt darauf an was du tust. Siehe den Alternativen Eintrag.
      Joplin ist – ums mal etwas böse zu formulieren – ein Markdown-Sammel werkzeug. Das funktioniert ganz gut, wenn du Markdown schon kannst, oder es sowieso gerne lernen möchtest. Das problem an Joplin ist, das es defakto keinen Support für drittformate gibt. Jemand reicht mir eine Worddatei rüber zu der ich in meine gedanke festhalten möchte? Kein Problem! Importier ich doch in mein Onenote. Aber importier sie mal in Joplin. Da kannst du zwar attachments anhängen, aber das ist nicht dasselbe.

      Bastler können noch Word nach HTML exportiern und in Joplin Pasten. Aber renn dann nicht zu mir wenn deine Formatierung im A ist. Ich versuche immer wieder leute davon abzuhalten, Word als HTLM-Editor zu verwenden. Das Ergebis ist nämlich… furchtbar.

    • Ich habe nun einige Zeit Joplin getestet. Grundsätzlich ein schönes Tool und ich denke hauptsächlich als Evernote-Ersatz.
      Nur leider tut der Sync nicht so, wie er sollte. Mein Android Smartphone ist heillos überfordert mit dem Syncen über Dropbox. Es gibt zwar Workarounds, aber irgendwie macht das nicht glücklich.

      Und drum bin ich wieder auf der Suche…
      Standard Note hat fast gewonnen gestern. Leider kann es im Gegensatz zu Joplin meine Evernote Notizen nicht brauchbar importieren.

      Und wieder mal Notion angeschaut. Damit komme ich irgendwie nicht zurecht. Das Ding kann mir irgendwie einfach zu viel.

  4. Hallo- Der OneNote-Export über die Webpage funktioniert nicht wenn die Office.com-Sprache im Browser auf Deutsch gestellt ist. Ursache ist dass in einer internen Skript-Datei der Übersetzer Sonderzeichen nicht richtig „maskiert“ hat.

    Jedenfalls kann man problemlos auch große Notizbücher exportieren wenn man links unten die Sprache auf Englisch umschaltet.

    • Stefan Wischner

      Tausend Dank für diese Entdeckung! Bin dran verzweifelt, vor allem, weil es einmal bei mir funktioniert hatte (habe offenbar für einen Screenshot für einen englischen Artikel temporär auf eine englische Oberfläche umgestellt und bin nicht auf den Zusammenhang gekommen!.

      Habe den entsprechenden Abschnitt im Artikel oben geändert und werde wohl demnächst einen separaten Beitrag dazu schreiben. Nochmals Danke!

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