OneNote und Dropbox: Besser nicht!

Wer aus irgendeinem Grund SkyOneDrive nicht nutzen möchte, könnte auf die Idee kommen, OneNote-Notizbücher per Dropbox, Google Drive oder anderen Cloud-Services zu synchronisieren. Klingt sinnvoll, ist aber dennoch keine gute Idee.

SkyOneDrive scheint ein Cloud-Dienst wie viele andere zu sein. Und vielleicht bevorzugen Sie ja zum Beispiel DropBox oder Google Drive. Damit sollten sich doch OneNote-Notizbücher ganz genauso für den Zugriff von verschiedenen Geräten aus verwalten lassen.

Schließlich erlaubt OneNote (Achtung! Nur die mit MS Office installierten Versionen 2010/2013; NICHT die kostenlose Ausgabe!) beim Anlegen eines (lokalen oder LAN-gespeicherten) Notizbuchs, dessen Speicherort zu bestimmen. Im Gegenzug beobachten die lokalen Sync-Clients von Dropbox, Google Drive & Co. einen oder mehrere beliebige Ordner, um deren Inhalt bei Änderungen mit dem entsprechenden Verzeichnis in der Cloud abzugleichen. Es liegt also nahe, einfach einen solchen Ordner als Speicherort für ein OneNote-Notizbuch festzulegen.

OneNote erlaubt es, lokale Notizbücher in einem beliebigen Ordner anzulegen, also auch einen auszuwählen, der mit einem Cloud-Dienst wie DropBox oder Google Drive synchronisiert wird.
OneNote erlaubt es, lokale Notizbücher in einem beliebigen Ordner anzulegen, also auch einen auszuwählen, der mit einem Cloud-Dienst wie DropBox oder Google Drive synchronisiert wird.

 

Auf den ersten Blick scheint das auch zu klappen. Bei näherem Hinsehen, bzw. Eintreffen „ungünstiger“ Umstände kommt es allerdings zu Problemen. Da tauchen plötzlich neue Abschnitte im betreffenden Notizbuch auf oder verschwinden wieder. Manchmal werden Inhalte verdoppelt oder gehen sogar verloren. Besagte „ungünstige Umstände“ sind zum Beispiel:

  • Zwei Personen nehmen mehr oder weniger zeitgleich Änderungen am selben Notizbuch vor – eigentlich eine der Stärken von OneNote.
  • Inhalte werden (auch nacheinander) von zwei oder mehr unterschiedlichen Rechnern aus bearbeitet, während zumindest nicht bei allen eine Internet-Verbindung besteht, zum Beispiel auf einem Notebook von unterwegs aus.Es gibt also unterschiedliche lokale Versionen.

Der Grund, warum die Synchronisation der Notizen bei Nutzung von SkyOneDrive problemlos klappt, mit anderen Cloud-Diensten aber zu Datensalat führen kann, liegt in der unterschiedlichen Arbeitsweise:

OneNote verfügt über einen internen Synchronisationsmechanismus. Auch bei fehlender Internet-Verbindung werden alle Änderungen an Notizen, die zu einem auf SkyOneDrivegespeicherten Notizbuch gehören, in einer lokalen Kopie (dem OneNote-Cache, der Sie als Anwender eigentlich nicht zu kümmern braucht) gespeichert. Sobald wieder eine Verbindung zustande kommt, gleicht OneNote den geänderten Inhalt mit der Cloud-Version ab. Dabei werden ausschließlich die Änderungen übertragen, also zum Beispiel hinzugekommene oder bearbeitete Text- oder Bildelemente einer Notizbuchseite. Voraussetzung hierfür ist ein entsprechender Mechanismus auf Serverseite (SkyOneDrive), der den Aufbau von OneNote-Daten genau kennt und Veränderungen gezielt in die Dateien einarbeiten kann. Werden Änderungen von mehreren Seiten (Rechnern, Smartphones, Tablets) aus erkannt, führt dieser Mechanismus alle Unterschiede konfliktfrei zusammen.

Kein Konflikt: der interne Synchronisations-Mechanismus von OneNote gleicht den Inhalt des lokalen Caches mit dem SkyDrive-Server ab und überträgt ganz gezielt nur die einzelnen Änderungen, auch wenn sie von mehreren Rechnern kommen.
Kein Konflikt: der interne Synchronisations-Mechanismus von OneNote gleicht den Inhalt des lokalen Caches mit dem SkyDrive-Server ab und überträgt ganz gezielt nur die einzelnen Änderungen, auch wenn sie von mehreren Rechnern kommen.

 

DropBox, Google Drive, Box und praktisch alle verwandten Cloud-Services arbeiten dagegen rein File-orientiert. Sie erlauben das Speichern beliebiger Dateien und Ordner ohne Kenntnis deren Inhalts oder technischen Aufbaus. Daher sind sie auch nicht in der Lage, gezielt Änderungen innerhalb dieser Dateien vorzunehmen. Die zugehörigen Sync-Mechanismen in den jeweiligen Client-Programmen (zum Beispiel Dropbox für Windows) können nur feststellen, dass sich eine Datei im beobachteten Ordner irgendwie geändert hat. In diesem Fall tauschen sie die ältere Version (lokal oder im Cloud-Speicher) komplett gegen die aktuellere aus.

Das hat im Fall von OneNote zunächst einmal einen nicht destruktiven aber dennoch unangenehmen Nachteil: Da bei jeder noch so kleinen Änderung der gesamte Abschnitt des Notizbuchs (zur Erinnerung: jeden Notizbuch-Abschnitt speichert OneNote als eigene Datei mit der Endung .ONE) übertragen wird, kommt es bei umfangreichen Inhalten unter Umständen zu einem enormen Traffic.

Konfliktpotential: Der Sync-Mechanismus von Dropbox & Co kann nur geänderte Dateien erkennen und überträgt diese komplett in die Cloud. Unter ungünstigen Umständen kann das zu unerwünschten Kopien oder sogar zum partiellen Datenverlust führen.
Konfliktpotential: Der Sync-Mechanismus von Dropbox & Co kann nur geänderte Dateien erkennen und überträgt diese komplett in die Cloud. Unter ungünstigen Umständen kann das zu unerwünschten Kopien oder sogar zum partiellen Datenverlust führen.

 

Was aber viel schlimmer ist: Wurde ein Notizinhalt (und damit eben die lokale .ONE-Datei) auf zwei getrennten Rechnern geändert und nicht sofort einzeln mit der Cloud abgeglichen, kann es zu der Situation kommen, dass es eine alte (Cloud-) und zwei aktuellere Versionen gibt. Je nach Cloud-Service wird den Anwendern nun ein Konflikt gemeldet oder – zum Beispiel bei der DropBox – einfach eine zusätzliche Kopie im Cloud-Speicher angelegt. Und im Fall von OneNote bedeutet eine zusätzliche .ONE-Datei im Notizbuchordner einfach auch ein zusätzlicher Abschnitt – das Chaos ist perfekt.

Wichtig: Auch Microsoft SkyOneDrive fungiert hauptsächlich als Datei-basierter Cloud-Service. Wie bei DropBox & Co. gibt es ein lokales Synchronisationsprogramm, das beliebige Ordnerinhalte überwacht und mit dem Cloudspeicher abgleicht (seit Windows 8 bei Anmeldung mit einem Microsoft-Konto automatisch integriert). Ein OneNote-Notizbuch mit der genannten Methode lokal in einem solchen Ordner anzulegen und mit dem SkyOneDrive-Onlinespeicher abgleichen zu lassen, macht daher genau so wenig Sinn wie bei DropBox oder Google Drive. Korrekt mit dem internen OneNote-Mechanismus auf SkyOneDrive angelegte Notizbücher erscheinen zwar auch in diesem lokalen SkyOneDrive-Ordner (und auch im Webinterface von SkyOneDrive). Das sind aber in Wirklichkeit keine .ONE-Dateien mit dem Inhalt der Notizen, sondern lediglich Verknüpfungen zu den echten, versteckten OneNote-Dateien in der Cloud.

Übrigens: Wer auch einen Mobile-Client von OneNote nutzt (iOS, Android, die Windows 8 – App…), ist ohnehin auf die reguläre SkyOneDrive-Synchronisation beschränkt.

11 Kommentare

  1. Hallo,

    Danke Super !! Nur eins fehlt mir, wie können denn die Kategorien auf mehren Rechnern synchron gehalten werden?

    Viele Grüsse

    Marc

  2. Hallo,

    ich überlege mir ein Surface 2 zuzulegen, insbesondere um mobil OneNote zu nutzen. Folgende Frage habe ich hierzu: MUSS ich OneNote mit OneDrive verbinden oder kann ich die Notizbücher auch gleich auf einem externen Datenspeicher ablegen?

    Beste Grüße,
    Ian

    • Stefan Wischner

      Hallo Ian,

      Um die Notizen auf mehreren Rechnern zu verwenden und synchron zu halten, ja (siehe dieser Beitrag)
      Auch ist die einzige OneNote-Version, die auch mit lokalen Notizbuchdateien (beim Surface also besser den internen Speicher als einen extern angeschlossenen) umgehen kann, die „Vollversion“ von OneNote 2013, die zu MS Office gehört.
      Oder ist mit „externer Datenspeicher“ eine andere Cloud-Lösung wie Dropbox oder Google Drive gemeint? Auch das ginge ausschließlich mit OneNote 2013 (weil ich hier den Speicherort ja bestimmen kann, auch einen lokalen Synchronisationsordner für Dropbox & Co.), hat aber die im Artikel beschriebenen Haken.

  3. Hallo Stefan,

    besten Dank für die schnelle Antwort! Eine Synchronisation ist mir nicht wichtig. Mit externem Datenspeicher meine ich die SD-Karte auf dem Surface bzw. eine externe Festplatte.
    Für das Surface 2 bedeutet das also, dass ich mit OneNote auf jeden Fall OneDrive nutzen muss? Das ist ein kleiner Dämpfer.

    Da die Funktionalität von OneNote auf dem Surface offensichtich eingeschränkt ist, frage ich mich, ob ich dann trotzdem Videos von Youtube o.ä. in OneNote einbinden kann. Ist das möglich?

    Nochmals vielen Dank für deine Mühen im Voraus!

    Viele Grüße
    Ian

    • Stefan Wischner

      Hallo Ian,

      Das Surface 2 ist das Tablet mit WIndows RT, right? Da ist eine nahezu vollwertige Version von MS Office 2013 mit drauf und somit auch OneNote 2013 (natürlich in der klassischen, auf Mausbedienung ausgerichteten Windows-Fassung)

      Meines Wissens (ich hatte nur seit 2013 kein Windows RT Tablet mehr in der Hand) sollte deshalb das lokale (damit auch auf der SD-Karte) Speichern von Notizbüchern möglich sein.

      Allerdings gibt es ja auch noch die — auf einem Tablet angenehmer zu bedienende — „Kachel-App“ von OneNote aus dem Microsoft-Store. Die wiederum braucht ZWINGEND OneDrive.

      Thema YouTube-Videos: Die lassen sich (außer als Link) bislang in keiner OneNote-Version einbinden! Embedded Video steht zwar auf der Wunschliste der Anwender für OneNote, aber meines Wissens ziemlich weit unten.

  4. Das bedeutet also, ich kann keinen anderen Cloud Dienst nutzen wenn ich die volle Funktionalität will?

    Für mich ein absolutes „nogo“! Mein Arbeitgeber verbietet klar die Speicherung Geschäftlicher Unterlagen in der Cloud. Einzige Ausnahme: Ich nutze die Cloud die er mir zur Verfügung stellt. Die Server dazu stehen bei uns unterliegen schweizerischem Recht.

    Schade eigentlich, evernote hat nämlich das Selbe Problem. Wird Zeit, dass da mal einer eine gute, unabhängige Idee hat…

  5. Stefan Wischner

    Die gute, unabhängige Idee ist nicht das Problem; es müsste dabei auch ein so leistungsfähiges und umfangreiches Programm wie OneNote oder Evernote dabei rauskommen.
    Dass Komfort / einfache Bedienbarkeit, Zugriff und Synchronisation von überall PLUS Privatsphäre / absolute Sicherheit sich offenbar noch widersprechen, sieht man ja an unhandlichen Frickellösungen wie Owncloud oder Mailverschlüsselung per PGP.
    Und dann soll das Ganze natürlich noch umsonst sein (ja, einige Nutzer würden für ein abgeschottetes OneNote auf allen Mobilsystemen bezahlen, aber das dürfte eine weit zu geringe Zahl sein, um eine solche Entwicklung zu finanzieren).

    Um es deutlich zu sagen: Microsoft entwickelt OneNote sicher in erster Linie nicht deshalb weiter, um den Kunden eine kostenlose, tolle Produktivitätslösung zu schenken. Vielmehr ist das Programm Teil eines Deals: Du bekommst OneNote für lau und nutzt dafür unsere Cloud-Dienste, weil die Kern unserer aktuellen Geschäftspolitik sind. Wie bei jedem Deal: Man geht darauf ein oder eben nicht. Ganz pragmatisch.

    Die sichere und Firmen-kompatible OneNote-Lösung ist immer noch OneNote 2013 in der Office-Version mit Daten auf LAN-Share oder On-Premise-SharePoint; mit entsprechenden Einschränkungen bei der Clientwahl (nur Windows-Tablets, ggf. mit VPN).

  6. Es gibt ja auch Möglichkeiten, die im OneDrive abgelegten Daten zu verschlüsseln. ( Boxcryptor, TryCrypt etc. ). Habe so etwas aber bislang noch nicht benutzt.

    Wie verhält es sich hier denn bzgl. der im Artikel behandelten Problematik? Haut das hin?

    • Stefan Wischner

      Das kann nicht klappen (ohne es allerdings selber versucht zu haben). Sie (und damit auch Boxcryptor & Co.) kommen an die OneNote-Daten auf OneDrive gar nicht heran. Was Sie da im Cloud-Verzeichnis sehen, sind weder Dateien noch Ordner, sondern vielmehr nur Links zu den Daten in einem nicht sichtbaren Bereich (meines Wissens sogar in Datenbanken).

  7. Hallo Stefan,

    ich bin jetzt erst über diesen Artikel gestolpert und habe einen kleinen Fehler gefunden, der aber keinen grundsätzlichen Einfluss auf Deine sehr gute Erklärung hat.
    Der Fehler liegt in der Behauptung, Dropbox würde nach Update immer ganze Dateien hochladen. Auch Dropbox arbeitet nur auf Änderungsebene, wohl auf Blockebene. Ich habe mich ungefähr zur selben Zeit wie Du näher damit beschäftigt. Es ändert aber nichts an Deiner Argumentation betr. die Gefahren einer Verwendung von Dropbox. Ich verwende deshalb Dropbox auch nur als Backup für lokale Notizbücher.
    Als minimaler Nachweis eine Hilfeseite von Dropbox:
    https://www.dropbox.com/help/8

    Bernd

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