FAQ: 10 Fragen zu Freigaben und Teamwork

Bekanntlich liegt eine der Hauptstärken von OneNote in der Möglichkeit, Notizen anderen Teilnehmern zur Ansicht oder Live-Mitarbeit freizugeben. Aber wie funktioniert das genau? Kann ich eine Freigabe auf bestimmte Personen begrenzen oder nachträglich zurücknehmen? Hier gibt’s Antwort auf die häufigsten Fragen.

Die Team-Funktionen von OneNote sind schon bestechend einfach und intuitiv zu nutzen. Auch wenn mehrere Personen gleichzeitig in derselben Notizseite schreiben, zeichnen, löschen, verschieben, ändern – alles wird binnen Sekunden aktualisiert. Diese Reibungslosigkeit hat OneNote zum Beispiel einem Evernote deutlich voraus. Und das, obwohl das Note-Sharing ursprünglich gar nicht zum OneNote-Konzept gehörte. Ein paar Fragen tauchen aber doch immer wieder auf, die dieser Beitrag beantworten möchte.

  1. Setzt das Freigeben zwingend OneDrive als Notizbuchspeicher voraus?
  2. Kann man einzelne Notizseiten oder Abschnitte freigeben?
  3. Kann ich Notizen gezielt bestimmten Personen freigeben?
  4. Muss derjenige, dem ein Notizbuch freigegeben wird, eine OneNote-Version besitzen?
  5. Bei der Freigabe kann ich wählen „Anmelden erforderlich“. Ist das nicht eine gezielte Freigabe?
  6. Kann ich eine erteilte Freigabe wieder zurücknehmen?
  7. Wer hat bei mehreren konkurrierenden Bearbeitungen eigentlich Recht?
  8. Kann man auch ohne aktive Internet-Verbindung an einem geteilten Notizbuch mitarbeiten?
  9. Der Freigabelink führt nur zur Browserversion von OneNote. Geht das auch direkt im OneNote-Client oder der App?
  10. Es gibt andere Cloud-Dienste als OneDrive. Kann ich nicht zum Beispiel Dropbox benutzen?

1. Setzt das Freigeben zwingend OneDrive als Notizbuchspeicher voraus?

Jein. Nutzen alle Beteiligten OneNote 2010 (mit SP1 für MS Office) oder OneNote 2013 (nicht die kostenlose Version!), lassen sich Notizbücher auch in einem für alle zugängigen Verzeichnis in einem LAN ablegen. Auch ein freigegebener lokaler Ordner in einem Peer-to-Peer-Netz ist möglich. Außerdem darf auch eine SharePoint-Bibliothek als Speicherort fungieren – sowohl auf einem (z.B. firmen-) eigenen SharePoint-Server als auch im von Microsoft gehosteten SharePoint-Service „OneDrive for Business“, der zu vielen Office 365 Abos gehört. Auf SharePoint-Notizbücher können derzeit zudem auch die Windows-8-Kachel-Ausgabe von OneNote und die iOS- und WP8-Apps zugreifen. Alle anderen Clients, also OneNote 2013 kostenlos, OneNote für OS X, OneNote-Online (die Browser-Version) und die Mobil-App für Android erlauben nur den Zugriff auf Notizbücher, die auf OneDrive (der standardmäßig 7 GByte große Gratis-Cloudspeicher, der zum Microsoft-Konto gehört) lagern. – Zum Anfang

2. Kann man einzelne Notizseiten oder Abschnitte freigeben?

Nein. Jede Freigabe gilt immer für ein ganzes Notizbuch. Entweder, man organisiert seine Notizen entsprechend oder versieht einzelne Abschnitte mit einem Kennwort. Das Verschlüsseln durch den „Besitzer“ setzt wiederum OneNote 2010/2013 aus MS Office für Windows voraus. Die anderen Teilnehmer können – solange das Notizbuch auf OneDrive gespeichert ist – beliebige Clients benutzen, da derzeit alle außer OneNote Online gesperrte Abschnitte ohnehin nicht entschlüsseln können. – Zum Anfang

3. Kann ich Notizen gezielt bestimmten Personen freigeben?

Wieder Jein. Bei auf OneDrive liegenden Notizbüchern lässt sich der Zugriff nicht auf bestimmte Personen oder Kreise einschränken. Es wird vielmehr bei der Freigabe ein Link erzeugt, dessen Kenntnis ausreicht, um auf das Notizbuch zugreifen zu können. Die Zusammensetzung des Links enthält verschlüsselt die Info, ob nur Lese- oder auch Schreibrechte gewährt werden. Dass manche Freigabedialoge optional auch eine E-Mail-Adresse fordern, liegt nur daran, dass OneNote den Link freundlicherweise gleich in eine Benachrichtigungsmail an den Adressaten packt. Die könnte man aber auch mit einem eigenen Mailclient selbst schreiben und den Link in den Nachrichtentext kopieren. Anders sieht es bei SharePoint-Bibliotheken bzw. OneDrive for Business aus. Hier gibt es sowohl die Methoden mit dem „Link für alle“ als auch eine gezielte Begrenzung auf andere (SharePoint-) Teilnehmer. Der zuständige Admin kann außerdem zusätzlich in die Rechteverteilung eingreifen. Im LAN gespeicherte Notizbücher (etwa in einem freigegebenen Ordner) unterliegen überhaupt nicht dem Freigabe-Mechanismus in OneNote. Soll heißen: Man gibt Notizbücher nicht explizit aus OneNote heraus frei. Vielmehr müssen die Teilnehmer nur wissen, wo das jeweilige Notizbuch liegt und von Netzwerkadminstrator auch die entsprechenden Schreib- oder Leserechte erteilt bekommen haben. Dann öffnen Sie das Notizbuch einfach über das Datei-Menü von OneNote 2007, 2010 oder 2013. – Zum Anfang

4. Muss derjenige, dem ein Notizbuch freigegeben wird, eine OneNote-Version besitzen?

Nein. Der Link führt immer zu OneNote Online, wozu lediglich ein Web-Browser und eine bestehende Internet-Verbindung nötig sind. Darin lässt sich eine freigegebene Notiz (die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt) auch bearbeiten, wenngleich mit weniger Funktionen als sie zum Beispiel OneNote 2013 bietet. – Zum Anfang

5. Bei der Freigabe kann ich wählen „Anmelden erforderlich“. Ist das nicht eine gezielte Freigabe?

Nein. Diese Beschränkung, dass sich der Nutzer des Links zunächst mit einem Microsoft-Konto anmelden muss, dient nicht der Authentifizierung. Schließlich legt man ja nicht fest, mit welchem Konto er sich anmelden muss. Die optionale Eingabe einer E-Mail-Adresse dient ja nur der Benachrichtigung und erfordert eben keine Microsoft-E-Mail-Adresse (siehe Frage 3). Diese Option scheint ausschließlich den Zweck zu haben, dass Änderungen in den Notizen mit einem Bearbeiter-Kürzel, nämlich dem des jeweiligen Microsoft-Kontos, versehen werden. – Zum Anfang

6. Kann ich eine erteilte Freigabe wieder zurücknehmen?

Auch das hängt vom jeweiligen Speicherort ab. Auf OneDrive gespeicherte Notizbücher bleiben im Zugriff aller, die den entsprechenden Link besitzen. Der lässt sich nicht einfach ungültig schalten. Hier hilft derzeit nur das Verschieben aller Inhalte in ein neues, nicht freigegebenes Notizbuch und anschließendes Löschen des alten. (Update: Das ist so nicht richtig und von mir nicht vollständig recherchiert. Bitte den unten stehenden Kommentar von bunchofsage lesen, bis ich dazukomme, diesen Abschnitt zu korrigieren!) Bei SharePoint und Notizbüchern auf einer LAN-Freigabe lassen sich Rechte gezielt verändern und so zum Beispiel auch Freigaben zurücknehmen. – Zum Anfang

7. Wer hat bei mehreren konkurrierenden Bearbeitungen eigentlich Recht?

Angenommen, drei Leute arbeiten an einem Notizbuch, der erste schreibt einen Absatz, der zweite verändert ihn, der dritte löscht ihn. Im Normalfall gilt die Chronologie. Erfolgten also alle drei Schritte nacheinander, ist der Absatz am Ende der abschließenden Synchronisation für alle verschwunden. Wie aber OneNote in Grenzfällen (Gleichzeitigkeit) entscheidet, konnte ich bis jetzt nicht zuverlässig ermitteln. Da es keine Berechtigungshierarchien gibt, existiert auch keine sinnvolle Logik, die man programmtechnisch umsetzen könnte. Von daher ist es sehr praktisch, dass OneNote Buch über die erfolgten Veränderungen führt und – zumindest unter OneNote 2013 – den Zugriff über mehrere Fassungen inklusive individueller Veränderungen erlaubt. – Zum Anfang

8. Kann man auch ohne aktive Internet-Verbindung an einem geteilten Notizbuch mitarbeiten?

Ja, das geht, solange zumindest einmal, als eine Verbindung bestand, das Notizbuch mit dem eigenen Geräte synchronisiert wurde. Es wird dann im lokalen Speicher als temporäre Kopie gehalten (auch auf Tablets und Smartphones mit iOS oder Android), die sich beliebig bearbeiten lässt. Sobald wieder eine Verbindung besteht, wird die geänderte lokale Kopie gegen die freigegebene Version (z.B. auf OneDrive) synchronisiert und aktualisiert. Da die Serverversion inzwischen aber auch Änderungen erfahren haben kann, von denen das „Offline-OneNote“ nichts wusste, kommt es unter Umständen zu nicht ganz vorhersehbaren Endversionen (siehe Frage 5). – Zum Anfang

9. Der Freigabelink führt nur zur Browserversion von OneNote. Geht das auch direkt im OneNote-Client oder der App?

Nein. Das funktioniert nur mit lokalen, bzw. im LAN gespeicherten Notizbüchern. Der zugehörige Link nach dem Muster „onenote:///\\<computername\Dateipfad“ lässt sich OneNote 2010/2013 in die Zwischenablage kopieren, nachdem man einen Notizbuch-, Abschnitts- oder sogar Seitennamen rechts angeklickt und die entsprechende „Link kopieren“-Funktion gewählt hat. Alle für die Freigabe von im Web oder einer SharePoint-Bibliothek gespeicherten Notizbücher erzeugten Links sind „http://“-URLs und führen immer zunächst zu OneNote Online. Dort kann man aber auf „In OneNote öffnen“ klicken, um das betreffende Notizbuch im Windows-Client oder der Mobil-App zu öffnen. Dort landet das Notizbuch dann in der Liste und lässt sich künftig auch immer direkt von hier aus öffnen. – Zum Anfang

10. Es gibt andere Cloud-Dienste als OneDrive. Kann ich nicht zum Beispiel Dropbox benutzen?

Theoretisch ja (zumindest von OneNote 2010/2013 aus), praktisch nein. Dropbox, Google Drive & Co. tauschen komplette Dateien bei Veränderung aus, ohne die Änderungen selbst zu kennen. Sobald Änderungen von zwei Seiten / Geräten aus vorgenommen werden, gibt es Dubletten und nicht synchrone Kopien. Der Synchronisationsmechanismus von OneNote dagegen aktualisiert nur Veränderungen innerhalb der Notizen. Mehr dazu im Beitrag „OneNote und DropBox – besser nicht“). – Zum Anfang

14 Kommentare

  1. Hi, danke für die Aufklärungsarbeit, allerdings kann ich den Punkt 6 mit dem Entzug der Freigabe nicht reproduzieren: entferne ich die Freigabe, kann man nicht mehr drauf zugreifen. Das gilt sowohl für die Variante „Freigabelink aufrufen“ als auch „Personen einladen“. Die Links, die kopiert oder per E-Mail verschickt werden, besitzen stes die zwei Parameter Resource-ID (resid) und Autorisierungsschlüssel (authkey). Entfernt man die Freigabe und erstellt im Anschluss eine neue, hat sich der authkey im Link geändert und der alte Link funktioniert auch nicht mehr (die Resource-ID bleibt verständlicherweise gleich).
    Eine Besonderheit ist mir noch aufgefallen: man kann bei der Freigabe ja per Haken setzen, ob man sich so oder so noch mit einem Account anmelden muss oder eben nicht. Kurioserweise wurde ich beim Firefox stets nach einem LogIn gefragt, wohingegen Chrome und InternetExplorer bei nicht gesetztem Anmelde-Häkchen auch keine ebensolche verlangt haben und man direkt in der WebApp von OneNote landete.

    Bitte um Nachahmer ^^

    • Stefan Wischner

      Hallo!

      Sie haben völlig recht! Vielen Dank für die Richtigstellung; da habe ich mich wirklich zu oberflächlich mit der Funktion beschäftigt. Es ist auch manchmal nicht leicht bei den vielen nicht oder unzureichend dokumentierten OneNote-Funktionen. Ich werde den entsprechenden Abschnitt (hoffentlich) bald überarbeiten.

      Ihre Beobachtung mit dem grundsätzlichen Anmeldezwang bei Nutzung des Firefox-Browsers kann ich (leider!) nicht bestätigen. Bei allen drei großen Browsern habe ich sporadisch das Problem, dass der Login bei einem Microsoft-Konto gefordert wird, obwohl die entsprechende Option bei der Freigabe/Link-Erzeugung abgewählt war.

  2. Patrick Schütz

    Hallo,

    ich habe eine Frage zur Zusammenarbeit.

    Leider kann man in OneNote 2010 nicht direkt User zum Freigeben eines Notizbuches einladen..

    Ich habe folgenden Weg gewählt.

    Ein lokales Notizbuch in OneNote 2010 zu einem Microsoft Konto auf OneDrive hochgeladen.

    Mich auf onedrive.com angemeldet und dort kann man nun das Notizbuch mit anderen per E-Mail Einladung teilen..!

    Wenn man jetzt aber unter Windows OneNote 2010 mit diesem Microsoft Konto öffnet, steht dort das keine Notizbücher gefunden werden können.. 🙁

    Sobald ich mich mit dem gleichen Account auf onedrive.com anmelde steht dort unter „Geteilt“ das freigegebene Notizbuch..

    Und egal ob ich mich auf dem iPhone, iPad mit der App oder unter Mac mit der App mit dem gleichen Konto anmelde, erscheint dort unter „Öffnen“ das geteilte bzw. freigegebene Notizbuch, nur nicht unter Windows mit OneNote 2010..! :/

    Das kann doch nicht sein, oder?

    Ich meine erkennt OneNote 2010 den „Ordner“ „Geteilt“ von OneDrive nicht?
    Oder warum kann ich aus dem Programm heraus nicht das geteilte Notizbuch öffnen?

    Danke im Voraus!

    MfG

    • Stefan Wischner

      Hallo,

      ich kann hier nur ein bisschen raten und vermuten:

      1. Ist das Office 2010 mit dem Service Pack 1 gepatched? Denn mit dem erst kam die explizite Unterstützung von SkyDrive/OneDrive hinzu.

      2. Versuchen Sie mal folgendes: Auf dem PC mit OneNote 2010 das Notizbuch zuerst im Browser öffnen (auf onedrive.com oder onenote.com) dann dort auf die Schaltfläche „In OneNote öffnen“ klicken. Jetzt sollte es, ggf. nach einer Sicherheitswarnmeldung“ im lokalen Windows aufgehen und dort auch nach dem Schließen in der Liste der zuletzt geöffneten Notizbüchern stehen.

      3. Mit „lokales Notizbuch auf OneDrive hochgeladen“ haben Sie schon die OneNote-interne entsprechene Funktion zum Verschieben gemeint und nicht etwa nur den Ordner mit den ONE-Dateien auf OneDrive kopiert? Bin mir nämlich nicht sicher, ob das „sauber“ funktioniert. Was Sie auf OneDrive bei dort angelegten Notizbüchern sehen, ist ja nur eine Verknüpfung, nicht die ONE-Datei.

      Hoffe, ich konnte helfen

      Viele Grüße

      Stefan Wischner

      • Patrick Schütz

        Hallo,

        danke für die schnelle Antwort!

        Zu 1: Das Office 2010 dürfte sogar Service Pack 2 sein mit neuesten Updates, jedenfalls gibt es keine Windowsupdates dafür und alle Windowsupdate bzw. MicrosoftUpdate Optionen sind aktiviert.
        Die Versionsnummer von OneNote 2010 ist 14.0.7107.5000 SP2 MSO (14.0.7128.5000) und somit scheinbar SP2..

        Ich weiß, ich habe etwas recherchiert und das Update kam im November 2011 siehe hier: http://sharepoint360.de/2011/11/11/neue-office-updates-verbessern-in-onenote-2010-die-skydrive-anbindnug-und-die-synchronisation/

        Und wie auf dem Screenshot dort sieht es bei mir leider nicht aus.. 🙁

        Auch die verlinkten Updates auf dieser Webseite habe ich noch einmal versucht einzuspielen, aber es kam entweder die Meldung das dieses Update nicht benötigt wird oder das die Updates bereits installiert wären..

        Gibt es hier eine Möglichkeit trotzdem das Update nochmal „drüberzubügeln“? 😀

        Zu 2: Ja das funktioniert, es steht dann in der Liste der zuletzt geöffneten Notizbüchern..
        Und das hatte ich auch schon vorher ausprobiert, aber das ist ja nicht Sinn und Zweck der Geschichte, ich möchte ja den Komfort haben, freigegebene bzw. geteilte Notizbücher direkt aus OneNote heraus öffnen zu können..!

        Zu 3: Ich habe die interne Funktion von OneNote 2010 dafür verwendet.
        Aber mit der Verknüpfung kann ich Ihnen nicht ganz beipflichten, denn wenn ich in OneDrive mir die Eigenschaften der Datei anzeigen lasse, wird dort die Größe von 300 MB angezeigt..
        Etwas groß für eine Verknüpfung.. 🙂

        Und das es nicht korrekt auf OneDrive hochgeladen bzw. abgelegt wurde kann ich eigentlich auch ausschließen, denn bei allen anderen Clients (iPad, iPhone, Mac) sehe ich die freigegebene OneNote Notizbuchdatei ja unter „Notizbuch öffnen“..

        Und ich habe auch testweiße auf einem Notebook die kostenlose OneNote 2013 Version installiert und dort erscheint das geteilte Notizbuch unter „Notizbuch aus dem Web öffnen“, wenn ich mich mit dem Microsoft-Konto anmelde, welches das freigegebene Notizbuch erhalten hat..

        Ich vermute langsam das ein neueres Windowsupdate diese OneDrive Cloud Funktion zerschossen hat.. 🙁

        MfG

        • Stefan Wischner

          Zu 1.: Da kann ich leider so nicht weiterhelfen; kein Office 2010 mehr in Reichweite.

          Zu 2.: Ich muss gestehen, ich mache das immer so, das Öffnen erst im Browser, dann von da aus in OneNote 2013 ist ja eine einmalige Sache; künftig habe ich das freigegebene Notizbuch in der Liste.

          Zu 3.: Ich muss widersprechen 🙂 Was Sie auf onedrive.com sehen, ist eine Verknüpfung (neuerdings sogar mit OneNote-Symbol). Daran zu erkennen, dass Sie sie im Gegensatz zu anderen Files nicht direkt downloaden können. Im Original bestehen Notizbücher ja auch nicht aus einer einzigen Datei, sondern aus einem Ordner, darin ein TOC-File für den Inhalt und weitere Dateien (Endung .ONE) für die einzelnen Abschnitte.
          Die Größenanzeige in den Eigenschaften bezieht sich korrekt auf die verknüpften und auf onedrive versteckten Dateien
          Diese Struktur können Sie aus onedrive.com trotzdem downloaden, und zwar dann, wenn Sie Ihre Notizbücher in OneDrive-Unterordnern gespeichert haben. Markieren Sie in der OneDrive-Oberfläche einen Ordner, lässt er sich downloaden. Er kommt dann als ZIP-File, in dem wiederum alle enthaltenen OneNote-Files im korrekten Format liegen.

  3. Patrick Schütz

    Hallo,

    ok danke für Ihre schnelle Unterstützung.

    Zu 3: Danke das wusste ich nicht, aber ich verstehe es jetzt mit diesem Hintergrund.

    Ich habe bereits im deutschen Microsoft Support-Forum eine Anfrage bezgl. meines Problemes gestellt, bin mal auf eine Antwort bzw. Überhaupt eine Reaktion gespannt.

    MfG

  4. Hallo,

    hätte dazu auch mal noch eine Frage.
    Kann ich bei der Installation bzw. nach der Installation die Ablage im WEB deaktivieren?

    Gruß

    Ralf M.

    • Hallo.
      Ich hoffe, ich verstehe die Frage richtig: Ob es möglich ist, mit OneNote Notizbücher auch woanders als im Web / OneDrive zu speichern, richtig?

      Das geht ausschließlich mit der zu MS Office gehörenden Version von OneNote 2010 / 2013. Alle anderen (auch das kostenlos erhältliche OneNote 2013) speichern ausschließlich in der Cloud, einige auch auf SharePoint.

      Wenn Sie die Office-Version haben, müssen Sie auch nichts deaktivieren. Legen Sie einfach ein oder mehrere neue Notizbücher an und wählen Sie bei Speicherort „Computer“.

  5. Hi,
    ich habe auf unserem Rechner ONENOTE Notizbücher, deren Eigentümer ich nicht bin.
    Wie kann ich herausfinden, wer Besitzer ist, da ich mit den Notizbüchern ja nicht arbeitenn kann.

  6. Hallo,
    Gibt es eigentlich eine Funktion, die alle berechtigten von Änderungen an freigegebenen Notizbüchern informiert? Per Email zb.
    LG barbara

  7. Interessant – auch wenn der letzte Beitrag schon älter ist. Ich habe einer Kollegin ein Notizbuch (MS Office 2013) freigegeben und diese wird regelmäßig darüber informiert, dass ich Änderungen vorgenommen habe; per Mail mit dem Betreff: „Zusammenfassung neuer Aktivitäten in Ihrem geteilten Notizbuch“
    Das war auch der Grund, warum ich hier gelandet bin. Ich bin auf der Suche, ob diese Zusammenfassung abgeschaltet werden kann bzw. auch, um herauszufinden, warum sie nach ihrem MS-Konto und Passwort gefragt wird.

    • Stefan Wischner

      Hallo minty. Die E-Mail-Notifications sind ein ganz neues Feature, über das einige User sicher nicht ganz glücklich sind. Das Abschalten erfolgt pro Notizbuch und ist zum Glück ganz einfach. Einfach auf https://www.onenote.com/sharenotificationsettings die entsprechenden Notizbücher abwählen, für die keine E-Mail-Nachrichten mehr verteilt werden sollen. Ein Link dorthin steckt auch in jeder dieser Mails (ganz unten unter „Update notification settings“.
      Dass die Kollegin sich für die Nutzung des freigegebenen Notizbuchs bei MS anmelden muss, dürfte daran liegen, dass es zur Bearbeitung freigegeben ist. Meines Wissens nach schraubt Microsoft gerade an diesen Mechanismen herum; ist also denkbar, dass sich hier bald etwas ändert und ich diesen älteren Artikel ordentlich überarbeiten muss — er ist immerhin von 2014.

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