18. November 2017

Alphabetisches Register als Notizbuch

Kostenlos zum Download für OneNote 2010-2016 (nur Office-Version): Ein leeres alphabetisches Register als Muster-Notizbuch für Adress-, Produktverzeichnisse und ähnliches. Zum Einrichten braucht’s ein Office-OneNote; nutzen lässt es sich dann mit jeder Version.

Vorab: Die Idee hierzu stammt von meiner geschätzten MVP-Kollegin Marjolein Hoekstra. Ursprünglich ging es darum, mit Onetastic ein Makro zu entwickeln, das ein leeres, neues Notizbuch mit alphabetischen Abschnittsregistern füllt, das sich für klassische Verzeichnisse eignet. Von der Onetastic-Idee bin ich abgekommen, (obwohl es durchaus damit funktionieren dürfte). Nicht zuletzt, weil mit der 3er Version von Onetastic der Makro-Teil ungleich komplizierter und zudem kostenpflichtig geworden ist.

Stattdessen habe ich Ihnen ein solches Notizbuch manuell vorbereitet und stelle es als ONEPKG-Archiv zum Download direkt hier vom Blog zur Verfügung. Sie können damit nach Belieben neue Notizbücher mit dieser Struktur erzeugen, es also quasi als Vorlage oder Template benutzen.

Wichtig: Das Öffnen des Templates und Anlegen eines darauf aufbauenden eigenen Notizbuchs funktioniert nur mit einer „Vollversion“ des Desktop-OneNote, also einer Version, die mit MS Office 2010, 2013 oder 2016 installiert wurde. Wenn Sie dieses Notizbuch dann auf OneDrive oder OneDrive for Business übertragen, lässt es sich natürlich von allen OneNote-Clients und -Versionen aus nutzen. Wie das alles geht, zeigen folgende Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Eigenes Register-Notizbuch erzeugen

  1. Laden Sie die Datei Alphabet.onepkg herunter (einfach den Link in dieser Zeile anklicken).
  2. Im Windows-Explorer klicken Sie sie doppelt an oder öffnen sie direkt vom Download-Dialog des Browsers aus.
  3. Es öffnet sich ein OneNote-Dialog, der nach einem Namen für das neue Notizbuch und einem (lokalen!) Speicherort dafür fragt. Wählen Sie hier keinesfalls den lokalen OneDrive-Synchronisationsordner!
  4. Nach Bestätigung durch einen Klick auf Erstellen wird Ihr neues Notizbuch angelegt und gleich in OneNote geöffnet.

Wenn Sie nur lokal auf dem aktuellen Rechner damit arbeiten wollen, sind sie schon fertig. Möchten Sie es hingegen auch von anderen Geräten oder mit anderen Nutzern zusammen bearbeiten, geht es noch ein bisschen weiter:

Übertragen des Notizbuchs auf Sharepoint, OneDrive oder OneDrive for Business

  1. Während das Notizbuch in OneNote (immer noch die Office-Version) geöffnet ist, klicken Sie auf Datei um in die „Backstage-Ansicht“ zu gelangen.
  2. Wählen Sie aus dem linken Menü den Eintrag Freigeben.
  3. Im mittleren Bereich wählen Sie den Speicherort, zum Beispiel Ihr OneDrive.
  4. Starten Sie die Übertragung mit einem Klick auf Notizbuch verschieben.

Nach Abschluss des Vorgangs lässt sich das Notizbuch von jedem OneNote aus öffnen und bearbeiten, das Zugang zum entsprechenden Cloud-Dienst oder der SharePoint-Library hat – also auch mit OneNote für den Mac, iOS oder der Windows-10-UWP-App.

Die Index-Seite

Aus der Not heraus, dass sich gar kein ONEPKG-File aus einem komplett leeren Notizbuch exportieren lässt und ich die automatisch in jedem Abschnitt angelegten Dummy-Seiten alle gelöscht habe, musste ich irgendeinen Inhalt erzeugen. Ich habe das in Form eines Index-Abschnitts ganz am Anfang getan. Er enthält interne Links zu allen Abschnitten des Notizbuchs und ließe sich anstelle der Registerkarten oder der linken Abschnittsliste zur Navigation verwenden. Das alleine ist natürlich wenig sinnvoll. Interessanter ist, diese Index-Seite mit den Überschriften der einzelnen Notizseiten zu füllen und so ein kompaktes Gesamtverzeichnis zu schaffen. Das geht leider nicht automatisch, sondern erfordert etwas Handarbeit:

  1. Öffnen Sie einen Buchstaben-Abschnitt.
  2. Markieren Sie alle enthaltenen Seiten in der Seitenliste, zum Beispiel durch Anklicken des ersten Eintrags, Drücken und Halten der [Umschalt]-Taste und Anklicken der letzten Seite.
  3. Öffnen Sie das Kontextmenü per Rechtsklick und wählen Sie Link zu Seite kopieren. Tatsächlich landen mehrere Links in der Zwischenablage, einer für jede Seite.
  4. Öffnen Sie nun den Index-Abschnitt des Notizbuchs.
  5. Platzieren Sie den Cursor unterhalb des entsprechenden Buchstabens und drücken dann [Strg]+[V].

Das wiederholen Sie für jeden einzelnen Buchstaben und zugehörigen Abschnitt. Um den Index zu aktualisieren, müssen Sie daran denken, hinzugekommene Seiten mit derselben Methode zu markieren, als Link zu kopieren und in die Index-Seite einzufügen. Alles leider etwas mühsam. Einfacher ginge es übrigens mit einem schon vorhandenen Onetastic-Makro. Das aktualisiert die Index-Seite zwar auch nicht dynamisch, kann aber wenigstens auf Knopfdruck immer eine völlig neue erzeugen.

Sie müssen diesen Index natürlich überhaupt nicht verwenden und befüllen; wenn Sie ihn nicht brauchen löschen Sie einfach den gesamten Abschnitt.

Ein Kommentar

  1. Super Idee, auch vielen Dank für die kostenlose Vorlage. Speziell wenn mehrere Personen an einem Register Arbeiten sollen ist hier mit Onenote eine gute Lösung entstanden. Danke!

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