FAQ: 10 Fragen zu Freigaben und Teamwork

Bekanntlich liegt eine der Hauptstärken von OneNote in der Möglichkeit, Notizen anderen Teilnehmern zur Ansicht oder Live-Mitarbeit freizugeben. Aber wie funktioniert das genau? Kann ich eine Freigabe auf bestimmte Personen begrenzen oder nachträglich zurücknehmen? Hier gibt’s Antwort auf die häufigsten Fragen.

Die Team-Funktionen von OneNote sind schon bestechend einfach und intuitiv zu nutzen. Auch wenn mehrere Personen gleichzeitig in derselben Notizseite schreiben, zeichnen, löschen, verschieben, ändern – alles wird binnen Sekunden aktualisiert. Diese Reibungslosigkeit hat OneNote zum Beispiel einem Evernote deutlich voraus. Und das, obwohl das Note-Sharing ursprünglich gar nicht zum OneNote-Konzept gehörte. Ein paar Fragen tauchen aber doch immer wieder auf, die dieser Beitrag beantworten möchte.

1. Setzt das Freigeben zwingend OneDrive als Notizbuchspeicher voraus?
2. Kann man einzelne Notizseiten oder Abschnitte freigeben?
3. Kann ich Notizen gezielt bestimmten Personen freigeben?
4. Muss derjenige, dem ein Notizbuch freigegeben wird, eine OneNote-Version besitzen?
5. Bei der Freigabe kann ich wählen „Anmelden erforderlich“. Ist das nicht eine gezielte Freigabe?
6. Kann ich eine erteilte Freigabe wieder zurücknehmen?
7. Wer hat bei mehreren konkurrierenden Bearbeitungen eigentlich Recht?
8. Kann man auch ohne aktive Internet-Verbindung an einem geteilten Notizbuch mitarbeiten?
9. Der Freigabelink führt nur zur Browserversion von OneNote. Geht das auch direkt im OneNote-Client oder der App?
10. Es gibt andere Cloud-Dienste als OneDrive. Kann ich nicht zum Beispiel Dropbox benutzen?

1. Setzt das Freigeben zwingend OneDrive als Notizbuchspeicher voraus?

Jein. Nutzen alle Beteiligten OneNote 2010 (mit SP1 für MS Office) oder OneNote 2013 (nicht die kostenlose Version!), lassen sich Notizbücher auch in einem für alle zugängigen Verzeichnis in einem LAN ablegen. Auch ein freigegebener lokaler Ordner in einem Peer-to-Peer-Netz ist möglich. Außerdem darf auch eine SharePoint-Bibliothek als Speicherort fungieren – sowohl auf einem (z.B. firmen-) eigenen SharePoint-Server als auch im von Microsoft gehosteten SharePoint-Service „OneDrive for Business“, der zu vielen Office 365 Abos gehört. Auf SharePoint-Notizbücher können derzeit zudem auch die Windows-8-Kachel-Ausgabe von OneNote und die iOS- und WP8-Apps zugreifen. Alle anderen Clients, also OneNote 2013 kostenlos, OneNote für OS X, OneNote-Online (die Browser-Version) und die Mobil-App für Android erlauben nur den Zugriff auf Notizbücher, die auf OneDrive (der standardmäßig 7 GByte große Gratis-Cloudspeicher, der zum Microsoft-Konto gehört) lagern. – Zum Anfang

2. Kann man einzelne Notizseiten oder Abschnitte freigeben?

Nein. Jede Freigabe gilt immer für ein ganzes Notizbuch. Entweder, man organisiert seine Notizen entsprechend oder versieht einzelne Abschnitte mit einem Kennwort. Das Verschlüsseln durch den „Besitzer“ setzt wiederum OneNote 2010/2013 aus MS Office für Windows voraus. Die anderen Teilnehmer können – solange das Notizbuch auf OneDrive gespeichert ist – beliebige Clients benutzen, da derzeit alle außer OneNote Online gesperrte Abschnitte ohnehin nicht entschlüsseln können. – Zum Anfang

3. Kann ich Notizen gezielt bestimmten Personen freigeben?

Wieder Jein. Bei auf OneDrive liegenden Notizbüchern lässt sich der Zugriff nicht auf bestimmte Personen oder Kreise einschränken. Es wird vielmehr bei der Freigabe ein Link erzeugt, dessen Kenntnis ausreicht, um auf das Notizbuch zugreifen zu können. Die Zusammensetzung des Links enthält verschlüsselt die Info, ob nur Lese- oder auch Schreibrechte gewährt werden. Dass manche Freigabedialoge optional auch eine E-Mail-Adresse fordern, liegt nur daran, dass OneNote den Link freundlicherweise gleich in eine Benachrichtigungsmail an den Adressaten packt. Die könnte man aber auch mit einem eigenen Mailclient selbst schreiben und den Link in den Nachrichtentext kopieren. Anders sieht es bei SharePoint-Bibliotheken bzw. OneDrive for Business aus. Hier gibt es sowohl die Methoden mit dem „Link für alle“ als auch eine gezielte Begrenzung auf andere (SharePoint-) Teilnehmer. Der zuständige Admin kann außerdem zusätzlich in die Rechteverteilung eingreifen. Im LAN gespeicherte Notizbücher (etwa in einem freigegebenen Ordner) unterliegen überhaupt nicht dem Freigabe-Mechanismus in OneNote. Soll heißen: Man gibt Notizbücher nicht explizit aus OneNote heraus frei. Vielmehr müssen die Teilnehmer nur wissen, wo das jeweilige Notizbuch liegt und von Netzwerkadminstrator auch die entsprechenden Schreib- oder Leserechte erteilt bekommen haben. Dann öffnen Sie das Notizbuch einfach über das Datei-Menü von OneNote 2007, 2010 oder 2013. – Zum Anfang

4. Muss derjenige, dem ein Notizbuch freigegeben wird, eine OneNote-Version besitzen?

Nein. Der Link führt immer zu OneNote Online, wozu lediglich ein Web-Browser und eine bestehende Internet-Verbindung nötig sind. Darin lässt sich eine freigegebene Notiz (die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt) auch bearbeiten, wenngleich mit weniger Funktionen als sie zum Beispiel OneNote 2013 bietet. – Zum Anfang

5. Bei der Freigabe kann ich wählen „Anmelden erforderlich“. Ist das nicht eine gezielte Freigabe?

Nein. Diese Beschränkung, dass sich der Nutzer des Links zunächst mit einem Microsoft-Konto anmelden muss, dient nicht der Authentifizierung. Schließlich legt man ja nicht fest, mit welchem Konto er sich anmelden muss. Die optionale Eingabe einer E-Mail-Adresse dient ja nur der Benachrichtigung und erfordert eben keine Microsoft-E-Mail-Adresse (siehe Frage 3). Diese Option scheint ausschließlich den Zweck zu haben, dass Änderungen in den Notizen mit einem Bearbeiter-Kürzel, nämlich dem des jeweiligen Microsoft-Kontos, versehen werden. – Zum Anfang

6. Kann ich eine erteilte Freigabe wieder zurücknehmen?

Auch das hängt vom jeweiligen Speicherort ab. Auf OneDrive gespeicherte Notizbücher bleiben im Zugriff aller, die den entsprechenden Link besitzen. Der lässt sich nicht einfach ungültig schalten. Hier hilft derzeit nur das Verschieben aller Inhalte in ein neues, nicht freigegebenes Notizbuch und anschließendes Löschen des alten. (Update: Das ist so nicht richtig und von mir nicht vollständig recherchiert. Bitte den unten stehenden Kommentar von bunchofsage lesen, bis ich dazukomme, diesen Abschnitt zu korrigieren!) Bei SharePoint und Notizbüchern auf einer LAN-Freigabe lassen sich Rechte gezielt verändern und so zum Beispiel auch Freigaben zurücknehmen. – Zum Anfang

7. Wer hat bei mehreren konkurrierenden Bearbeitungen eigentlich Recht?

Angenommen, drei Leute arbeiten an einem Notizbuch, der erste schreibt einen Absatz, der zweite verändert ihn, der dritte löscht ihn. Im Normalfall gilt die Chronologie. Erfolgten also alle drei Schritte nacheinander, ist der Absatz am Ende der abschließenden Synchronisation für alle verschwunden. Wie aber OneNote in Grenzfällen (Gleichzeitigkeit) entscheidet, konnte ich bis jetzt nicht zuverlässig ermitteln. Da es keine Berechtigungshierarchien gibt, existiert auch keine sinnvolle Logik, die man programmtechnisch umsetzen könnte. Von daher ist es sehr praktisch, dass OneNote Buch über die erfolgten Veränderungen führt und – zumindest unter OneNote 2013 – den Zugriff über mehrere Fassungen inklusive individueller Veränderungen erlaubt. – Zum Anfang

8. Kann man auch ohne aktive Internet-Verbindung an einem geteilten Notizbuch mitarbeiten?

Ja, das geht, solange zumindest einmal, als eine Verbindung bestand, das Notizbuch mit dem eigenen Geräte synchronisiert wurde. Es wird dann im lokalen Speicher als temporäre Kopie gehalten (auch auf Tablets und Smartphones mit iOS oder Android), die sich beliebig bearbeiten lässt. Sobald wieder eine Verbindung besteht, wird die geänderte lokale Kopie gegen die freigegebene Version (z.B. auf OneDrive) synchronisiert und aktualisiert. Da die Serverversion inzwischen aber auch Änderungen erfahren haben kann, von denen das „Offline-OneNote“ nichts wusste, kommt es unter Umständen zu nicht ganz vorhersehbaren Endversionen (siehe Frage 5). – Zum Anfang

9. Der Freigabelink führt nur zur Browserversion von OneNote. Geht das auch direkt im OneNote-Client oder der App?

Nein. Das funktioniert nur mit lokalen, bzw. im LAN gespeicherten Notizbüchern. Der zugehörige Link nach dem Muster „onenote:///\\<computername\Dateipfad“ lässt sich OneNote 2010/2013 in die Zwischenablage kopieren, nachdem man einen Notizbuch-, Abschnitts- oder sogar Seitennamen rechts angeklickt und die entsprechende „Link kopieren“-Funktion gewählt hat. Alle für die Freigabe von im Web oder einer SharePoint-Bibliothek gespeicherten Notizbücher erzeugten Links sind „http://“-URLs und führen immer zunächst zu OneNote Online. Dort kann man aber auf „In OneNote öffnen“ klicken, um das betreffende Notizbuch im Windows-Client oder der Mobil-App zu öffnen. Dort landet das Notizbuch dann in der Liste und lässt sich künftig auch immer direkt von hier aus öffnen. – Zum Anfang

10. Es gibt andere Cloud-Dienste als OneDrive. Kann ich nicht zum Beispiel Dropbox benutzen?

Theoretisch ja (zumindest von OneNote 2010/2013 aus), praktisch nein. Dropbox, Google Drive & Co. tauschen komplette Dateien bei Veränderung aus, ohne die Änderungen selbst zu kennen. Sobald Änderungen von zwei Seiten / Geräten aus vorgenommen werden, gibt es Dubletten und nicht synchrone Kopien. Der Synchronisationsmechanismus von OneNote dagegen aktualisiert nur Veränderungen innerhalb der Notizen. Mehr dazu im Beitrag „OneNote und DropBox – besser nicht“). – Zum Anfang