Das Standard-Notizbuch und der Abschnitt „Schnelle Notizen“

Wenn Sie Inhalte zum Beispiel via E-Mail, Web Clipper oder Office Lens an OneNote „schieben“, lässt sich das Ziel nicht auswählen. Stattdessen landet alles erst mal in einem speziellen Abschnitt namens „Schnelle Notizen“ in Ihrem Standard-Notizbuch. Was das ist und wie Sie es finden, lesen Sie hier.

Dieser Beitrag könnte auch den Titel tragen „Wo sind meine Notizen hin?“. Manche Programme oder Apps, von denen aus man Inhalte an OneNote schicken kann, erlauben zuvor die Auswahl des Ziels, also von Seite, Abschnitt und Notizbuch. Das gilt zum Beispiel für iPad und iPhone-Apps ab iOS 8, für die Screenclipping-Funktion unter Windows, den OneNote-Druckertreiber oder die OneNote-Add-Ins von Internet Explorer und Outlook.

Bei anderen „Quell“-Anwendungen ist das allerdings nicht so. Senden Sie eine Mail an me@onenote.com, nutzen den Webclipper für Chrome, Safari oder Firefox oder die Office Lens – Funktion von Windows Phone oder iOS, erhalten Sie bestenfalls eine Sendebestätigung – aber keinen Hinweis, wo die Inhalte in OneNote gelandet sind.

Das Sendeziel ist in diesen Fällen immer ein spezieller Abschnitt auf OneDrive, der von OneNote selbst eingerichtet wurde. Bei OneNote-Installationen (bzw. Microsoft-Konten) aus jüngerer Zeit heisst er „Schnelle Notizen“. Nutzen Sie OneNote schon länger, kann er noch mit „Nicht abgelegte Notizen“ beschriftet sein.

Dieser Abschnitt liegt auch immer im selben Notizbuch, dem Haupt- oder Standardnotizbuch auf OneDrive.

Die Sache mit dem Standardnotizbuch

Was hat es nun mit diesem „Standardnotizbuch“ auf sich? Hier hat Microsoft im Laufe der Zeit einen ordentlichen Wurm reingebracht. Grundsätzlich ist es von je her (soll heißen: seit OneNote 2003) so, dass beim ersten Start des Programms schon einmal ein Notizbuch eingerichtet wird. Wo das liegt und wie es heißt, hat sich allerdings im Lauf der Versionen immer wieder verändert.

Bis OneNote 2010 lag es auf der lokalen Platte. Mit Einführung der Cloud als (zunächst noch optionalem) Speicherort, also zuerst Windows Live, dann SkyDrive, schließlich OneDrive, landete es automatisch dort. Anfangs erhielt es eine allgemeine Bezeichnung wie „Mein Notizbuch“ oder „Persönlich“ oder „Persönlich (Web)“, später dann wurde der Benutzername des Microsoft-Kontos hinzugefügt. Zuerst in der Form „Notizbuch von Peter“, später „Peters Notizbuch“. Die Mutationen der Namensgebung vollzogen sich zudem nicht über alle Sprachversionen von Windows und OneNote simultan, so dass hier ein großes Durcheinander entstand. Bei der jeweiligen Namensänderung wurde nicht etwa jedes Standard-Notizbuch automatisch umbenannt, sondern behielt den ursprünglichen Namen. So hängt die Bezeichnung Ihres Standard-Notizbuchs letztlich davon ab, wie lange Sie OneNote schon benutzen.

Je nachdem, welchen OneNote-Client Sie verwenden, müssen Sie das Standardnotizbuch erst öffnen und zum Abschnitt „Schnelle Notizen“ wechseln, um am Ende der Seitenliste die neu hinzugefügten Inhalte zu sehen. Bei OneNote 2010/2013 für Windows dagegen wird dieser Abschnitt am unteren Ende der Notizbuchliste links (so sie denn eingeblendet ist) permanent dargestellt.

Subtile Panne: Schnelle Notizen mal zwei

Unlängst bin ich bezüglich des Abschnitts „Schnelle Notizen“ in eine Falle getappt, die ich Ihnen hiermit vielleicht ersparen kann. Plötzlich kam nämlich nichts mehr in jenem Abschnitt an, was ich per Mail an me@onenote.com geschickt hatte. Zunächst war ich mir sicher, dass der entsprechende Service von Microsoft einen Schluckauf hatte und wartete einen Tag lang ab. Immer noch nichts. Eine Gegenprobe mit einem anderen Microsoft-Konto ergab, dass die Mail-Weiterleitung an OneNote sehr wohl funktionierte. Woran lag es also? Nach einigem Überlegen und dem Öffnen von OneDrive im Browser kam ich dahinter:

Die Desktop-Version von OneNote, also OneNote 2010 oder 2013, bietet die Möglichkeit an, das Notizbuch zu bestimmen, in dem der Abschnitt „Schnelle Notizen“ liegt. Die zugehörige Einstellung findet sich unter Datei – Optionen – Speichern und Sichern. Genau diese Einstellung hatte ich zuvor geändert.

Legt man hier fest, dass ein bestimmtes Notizbuch (egal ob lokal, auf SharePoint oder OneDrive) künftig den Abschnitt „Schnelle Notizen“ enthalten soll, wird das zum Beispiel von der Quick-Note-Funktion von OneNote 2013 sehr wohl berücksichtigt.

Den neueren Funktionen, die die aktuelle OneNote-API verwenden, ist das aber völlig egal!

Das heißt: Per Webclipper-AddOn abfotografierte Webseiten, E-Mails an me@onenote.com oder Office-Lens-Bilder landen nach wie vor im Standardnotizbuch.

Mein Problem kam also daher, dass ich tatsächlich zwei unterschiedliche „Schnelle Notizen“-Abschnitte hatte: einen im Standardnotizbuch auf OneDrive (wo auch meine Mails landeten) und einen in einem anderen Notizbuch (im Bild oben: „Meine Kladde“), der in OneNote 2013 festgelegt war. Letzteren zeigte das Desktop-OneNote auch ordnungsgemäß unterhalb der Notizbuchliste an, unterschlug aber den auf OneDrive. So kamen zum Beispiel Ausdrucke vom OneNote-Druckertreiber oder von Outlook aus direkt gespeicherte Mails zwar an, Web-Clippings oder an me@onenote.com weitergeleitete Mails aber nicht.

Kann man das Standard-Notizbuch nicht einfach löschen?

Was will ich aber nun mit einem Notizbuch, das „Notizbuch von Stefan“ heißt? Meinen Namen kenne ich und ich möchte meine Notizbücher lieber selbst benennen. Also weg damit, oder? Ab in die OneDrive-Oberfläche und Notizbuch löschen. Von wegen! Nach kurzer Zeit ist es wieder da – komplett leer, mit einem Abschnitt „Schnelle Notizen“ und dem alten Namen.

Microsoft erlaubt das Löschen dieses Notizbuchs nicht – vermutlich, um ein definiertes Ziel für „von außen“ über die API geschickte Inhalte zu haben. Was also tun, wenn man es nicht nutzen aber natürlich Zugang zum Abschnitt schnelle Notizen haben will? Die einfachste Lösung: Umbenennen statt löschen; das geht nämlich sehr wohl. Einfach per Browser auf die OneDrive-Oberfläche, das betreffende Notizbuch (Also z.B. „<Name>‘s Notizbuch“) markieren, das Menü Verwalten öffnen und Umbenennen wählen.

Unter OneNote 2010 oder 2013 können Sie auch einfach nur den Anzeigenamen ändern (Rechtsklick auf den Notizbuchnamen in der linken Liste, Eigenschaften…, Anzeigename) Wenn Sie in Ihrer Notizen-Organisation sonst keine Verwendung für ein zusätzliches Notizbuch haben, benutzen Sie es doch einfach nur als eine Art Eingangskorb für Unsortiertes, das Sie später zuordnen wollen und ignorieren es ansonsten.

Ich gehe stark davon aus, dass in absehbarer Zeit auch Webclipper und Mail-Funktion die Auswahl eines konkreten Ziel-Abschnitts (entweder per Auswahl oder als Standard-Einstellung) erlauben werden, auch wenn Microsoft diesbezüglich noch nichts konkretes angekündigt hat. Aber die erweiterten API-Funktionen geben es auf alle Fälle her – und die haben die OneNote-Entwickler sicher nicht nur für Fremd-App-Hersteller implementiert.