Großes Update für iOS- und Mac-Version von OneNote

Das nächste große OneNote-Update ist da. Diesmal sind gleichzeitig die Mac- und iOS-Versionen dran. Beide erhielten dringend erwartete Features wie das Einbinden von PDFs oder die Option, Seiten in andere Abschnitte zu verschieben. Auf Stift- oder Handschrifteingabe müssen iPad-Nutzer allerdings weiterhin warten (jetzt nicht mehr, 19.2.15). Ein näherer Blick auf die neuen Funktionen.

Irgendwie wird man den Eindruck nicht los, in Redmond säßen mehrere autonom agierende OneNote-Entwicklungsteams, die sich in heftigem Konkurrenzkampf befinden oder zumindest grundsätzlich nicht miteinander reden.

Eben erst wurde von der „Android-Crew“ eine Beta-Version der OneNote-App veröffentlicht, die Handschrifteingabe und Zeichnen auf dem Mobilgerät erlaubt. „Och, das könnten wir auch, aber wir wollen ja nicht alles nachmachen“ dachte sich vielleicht das „Apple-Team“. Ihre Runderneuerung von OneNote ignoriert alle Rufe nach Stift- und Fingermalereien auf dem iPad und kommt dafür mit dem Öffnen passwortgeschützter Abschnitte, Unterstützung von SharePoint Online bei der Mac-Version, Einbinden von PDFs direkt von Mac oder Mobilgerät aus und noch ein paar Schmankerl. „Nehmt das, Ihr Android-Nasen im Nebenbüro!“. (Kann bitte jemand mal die Leute von der Windows Phone – Gruppe wecken? Oder sind die alle beim Angeln?)

Spaß beiseite, so lustig ist diese völlige Inkonsistenz bei der Entwicklung letztlich ein und desselben Produkts ohnehin nicht.

Tatsache ist, dass es seit gestern zwei größere Updates sowohl für Mac als auch für iOS in den jeweiligen Download-Stores gibt. Und beide haben es in sich. Die wichtigsten Neuerungen im Überblick:

PDF-Ausdrucke und andere Dateien einfügen

In der Hitparade der meistgenannten Wunschfeatures der Apple-OneNote-User mindestens auf Platz drei (nach Handschrifteingabe und Unabhängigkeit von der Cloud): PDF-Dateien direkt auf iPad, iPhone oder Mac in eine Notiz übertragen – und zwar les- und sichtbar, nicht nur als Icon.

Diesen Wunsch hat Microsoft erhört, und zwar sowohl bei der Mac- als auch der iOS-Version. Und es geht sogar beides – Icon oder sichtbarer Ausdruck. Und noch zwei Überraschungen: Nicht der Abschnitt „Schnelle Notizen“ dient als einzig mögliches Ziel für das Einfügen, sondern ein frei wählbarer Abschnitt eines ebenfalls wahlfreien Notizbuchs (solange dieses in der Liste der zuletzt geöffneten steht).

 

Außerdem beschränkt sich das Einfügen als Icon (nicht als Ausdruck) nicht auf PDF-Dokumente. Vielmehr können Sie jedes beliebige File in einer Notiz ablegen. Auch Word Dokumente oder Excel-Tabellen lassen sich allerdings nur in Icon-Form anhängen und nicht als Ausdruck. Das ist noch der Windows-Version OneNote 2013 vorbehalten.

Die Methoden, wie man ein PDF in eine Notiz bekommt, unterscheiden sich naturgemäß etwas. Schließlich fehlt unter iOS ja so etwas wie ein zugängliches Dateisystem.

Nutzer von OneNote auf Mac OS X haben diese Möglichkeiten, ein PDF in eine Notiz zu bekommen:

• Per Drag & Drop, zum Beispiel aus dem Finder oder vom Desktop, direkt in die geöffnete OneNote-Seite ziehen. Es öffnet sich bei PDF-Dateien zunächst ein Dialog, der sich erkundigt, ob das Dokument nur als Icon („Datei anfügen“) oder als sichtbarer Ausdruck („Ausdruck einfügen“) in der Notiz landen soll. Bei allen anderen Dateien entfällt diese Abfrage.
• Über das „Einfügen Menü“ von OneNote: Klicken Sie hier entweder auf den neuen Button „PDF-Ausdruck“ für eine lesbare Version des PDF-Dokuments oder auf die ebenfalls hinzugekommene Schaltfläche „Dateianlage“ für ein Anhängen als Icon.

Auf iPad und iPhone läuft es wegen des eingeschränkten Zugriffs auf Geräte-interne Dateien etwas anders:

• Alle Programme die eine „Öffnen In“ – Funktion für ihre Inhalte bieten, erlauben jetzt auch OneNote als Sendeziel. Das betrifft zum Beispiel Apps wie Dropbox, Mail (für Anhänge) oder sogar etliche andere Notiz-Apps wie Penultimate oder Notability.

Letztere sind übrigens auch ein durchaus praktikabler Weg, Handschriftnotizen mit dem iPad oder iPhone zu erfassen und in OneNote zu speichern – nur eben als Bitmap-PDF/Grafik und nicht im OneNote-Ink-Format.

 

 

Mangels freiem Zugriff auf Dateien, die auf dem Gerät liegen (außer Bildern) fehlt in der iOS-App auch ein entsprechender Button im Einfüge-Menü. Man kann sich also nicht in OneNote PDF- oder sonstige Dateien „von außen reinziehen“, sondern muss sie aus der jeweils zugehörigen App (z.B. Dropbox) an OneNote „schieben“. Aber auch hier lassen sich Ziel-Notizbuch und –Abschnitt vor der Übertragung frei wählen.

Update 29.10.14: Die neueste Version der iOS-App erlaubt den Zugriff auf externe Clouspeicher wie Dropbox oder iCloud direkt aus diesem Menü.

Bequemes Umorganisieren von Seiten

Eine bislang ebenfalls vermisste Funktion bei den Apple-Versionen von OneNote war die Möglichkeit, vorhandene Seiten ein einen anderen Abschnitt oder ein anderes Notizbuch zu verschieben. Auch hier hat Microsoft sowohl für Mac- als auch für iOS-User nachgelegt, wenngleich in unterschiedlichem Umfang:

Ganz so einfach wie bei der Windows-Ausgabe OneNote 2013 ist es bei der Mac-Version zwar nicht. Ihr fehlt die Notizbuchliste mit Baumansicht für die enthaltenen Abschnitte, so dass die Drag&Drop-Methode entfällt. Trotzdem lassen sich Seiten in OneNote für OS X recht bequem umorganisieren:

Klicken Sie in der rechten Seitennavigation den betreffenden Eintrag mit der rechten Maustaste an und wählen Sie entweder „Verschieben nach…“ oder „Kopieren in…“, je nachdem, ob Sie das Original an seiner Position behalten wollen.
Im folgenden Dialog, der alle Abschnitte der derzeit geöffneten(!) Notizbücher auflistet, klicken Sie den gewünschten Zielabschnitt an und dann auf „Verschieben“ respektive „Kopieren“.

Die Seite landet im Zielabschnitt immer am Enden der Seitenliste. Von dort aus können Sie sie aber problemlos mit gedrückter Maustaste an eine neue Position bringen.

iPad- und iPhone-Nutzernfehlt das Kontextmenü, weshalb Microsoft das Ganze hier etwas anders gelöst hat:

(Anmerkung: iPhone erst seit dem Update vom 29.10.14)

Ganz oben in der Notizbuchliste fällt eine neue Schaltfläche mit der nicht ganz glücklich gewählten Bezeichnung „Bearbeiten“ auf. Tippen Sie sie an. Die Liste ändert ihr Erscheinungsbild, blendet am oberen Rand ein paar neue Schaltflächen ein und ergänzt jeden Eintrag um zwei Symbole: Einen Kreis vor der Seitenbezeichnung und drei horizontale Linien dahinter. Halten Sie einen Eintrag am hinteren Symbol mit den Linien fest, können Sie ihn innerhalb der Seitenliste an eine neue Position verschieben. Der vordere (Kreis) dient lediglich dem Markieren einzelner oder mehrerer Einträge. Das ist erforderlich, um Seiten in einen anderen Abschnitt zu verschieben:

Markieren Sie die zu verschiebende(n) Seite(n), indem Sie das voranstehende Symbol antippen. Der Kreis bekommt ein Häkchen.

Oberhalb der Liste tippen Sie auf das zweite Symbol von links (ein Viereck mit einem von links kommenden Pfeil). Es öffnet sich eine Liste aller Abschnitte im aktuellen Notizbuch. Wählen Sie einen neuen Zielabschnitt aus, um die gewählte(n) Seite(n) dorthin zu verschieben. Eine Kopieren-Option ist in der iOS-App bisher nicht vorgesehen.

Möchten Sie die Seite(n) dagegen nicht in das aktuelle, sondern einen Abschnitt in einem anderen (derzeit geöffneten!) Notizbuch verschieben, tippen Sie in der Abschnittsliste links oben auf „Notizbücher“. Jetzt können Sie zunächst ein Ziel-Notizbuch auswählen, woraufhin sich dessen Abschnittsliste öffnet.

Die Symbolleiste oberhalb der Seitenliste bietet noch ein paar weitere Funktionen: Der Papierkorb entsorgt mehrere markierte Seiten auf einmal (einzeln geht es aber nach wie vor auch durch das Wischen eines Eintrags nach links und antippen von „Löschen“).

Die anderen beiden Symbole repräsentieren das Ein- und Ausrücken. Damit lassen sich Seiten zu Unter- oder Unterunter-Seiten machen und zurück. Das hat allerdings nur optische Auswirkungen. So lassen sich Unterseiten weder einklappen (wie in OneNote 2013) noch zusammen mit ihren übergeordneten Seiten verschieben. Hierfür müssen Sie alle Seiten unabhängig von ihrer Position in der Hierarchie mit einem Häkchen markieren.

Passwort-geschützte Abschnitte öffnen

Bekanntlich lassen sich mit OneNote 2013 einzelne Abschnitte (nicht aber Seiten, Auszüge oder ganze Notizbücher) verschlüsseln und mit einem Kennwort versehen. Bislang ließen sich gesperrte Abschnitte außer mit OneNote 2013 selbst nur mit der Web-Version OneNote Online öffnen. Nun ist das auch mit Mac und iOS-Geräten möglich.

Allerdings bleibt das Verschlüsseln selbst, also das Versehen von bislang unverschlüsselten Abschnitten mit einem Kennwort, nach wie vor der Office-Ausgabe (also auch nicht der kostenlosen Version) von OneNote 2013 für Windows vorbehalten.

Update 29.10.14: Sowohl die iOS- als auch die Mac-Version können seit dem neuesten Update Abschnitte auch verschlüsseln!

Das Vorgehen zum Öffnen kennwortgeschützter Abschnitte ist bei beiden Versionen praktisch identisch:

• Tippen oder klicken Sie nach Auswahl eines verschlüsselten Abschnitts einfach irgendwo Seite. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie das Kennwort eingeben und dann auf „Entsperren“ tippen (iOS) beziehungsweise „Sperrung aufheben“ anklicken (OS X).

 

Und so „sperren Sie die Seite wieder ab“, aktivieren also Kennwort-Schutz und Verschlüsselung wieder:

• Tippen oder klicken Sie im Menü von OneNote auf „Ansicht“ und dann ganz rechts auf „Geschützte Abschnitte sperren“. Sofort sind alle kennwortgeschützten Abschnitte wieder geschlossen und nicht lesbar. Gezielt einzelne Abschnitte zu sperren ist nicht vorgesehen.
• Alternativ schließen Sie einfach die OneNote-App bzw. das Programm. Die Sperrung wird dann automatisch nach ein paar Minuten aktiv – natürlich ebenfalls bei allen verschlüsselten Abschnitten.
• Die dritte Variante: Gar nichts tun. Auch dann sperrt OneNote alle Abschnitte wieder, solange Sie einige (im Test ca. zehn) Minuten lang nicht daran arbeiten. Im Gegensatz zur Windows-Version lässt sich die Zeitspanne bis zum Auto-Lock nur nicht einstellen.

Mac: Unterstützung von SharePont Online

Auch die OS X Version von OneNote erlaubt nun Besitzern eines entsprechenden Office 365 – Abos die Nutzung von Notizen, die auf OneDrive for Business liegen. Die iOS-Ausgabe kann das schon länger. Im Moment scheint es aber noch so, dass sich direkt aus der App nur Notizbücher öffnen lassen, die wirklich auf OneDrive (for Business) liegen, nicht aber etwa auf einer Teamwebsite in SharePoint Online. Das lässt sich aber immerhin umgehen: Öffnen Sie das Notizbuch einmalig per Browser und wählen in OneNote Online dann „In OneNote öffnen“. Dann wird es auch bei der Mac-Version geladen und landet in der Liste verfügbarer Notizbücher.

Update 29.10.14: Die Mac-Version kann seit dem aktuellen Update auch auf On-Premise-Sharepoint-Server zugreifen.

 

Notizseite per E-Mail senden

Neu in der Mac-Ausgabe ist auch die Option, eine Notizseite per E-Mail nicht nur als PDF-Anhang, sondern im Originaldesign direkt im Textbereich der Nachricht zu senden. Voraussetzung für die korrekte Darstellung ist lediglich, dass der Empfänger sein Mailprogamm auf die Anzeige von Mails im HTML-Format eingestellt hat.

 

 

 

 

Bessere Format-Unterstützung beim Einfügen per Zwischenablage

Eine weitere Verbesserung beider Ausführungen betrifft das Übertragen von Inhalten aus einem anderen Programm per Zwischenablage. OneNote versucht beim Einfügen, möglichst viel vom Originalformat (zum Beispiel Fonts und Textauszeichnungen) zu übernehmen. Das klappt zum Beispiel sehr gut beim Speichern von Auszügen einer Webseite – zwar nicht so komfortabel wie der Webclipper ((Link)), dafür bleiben aber Texte und Links erhalten.

 

Und die Sache mit der Handschrift?

Klar, dass nach der Android-Beta jetzt viele iPad- und iPhone-Nutzer auf dasselbe Feature für die iOS-App warten. Jetzt ist zumindest klar, dass es technisch machbar scheint – zumindest für die Jungs mit dem Droide-Aufkleber an der Redmonder Bürotür. Ob und wann sich die Kollegen nebenan aufraffen, bleibt nur abzuwarten. Bitte mal eine Runde Kaffee für das Windows Phone – Team!