18. November 2017

OneNote-Updates für iOS und OS X: Passwortschutz und mehr

Ein weiteres Update für Mac- iPhone und iPad-Nutzer von OneNote bringt unter anderem die Möglichkeit, Abschnitte mit einem Kennwortschutz zu versehen, anstatt sie nur öffnen zu können. Damit scheint Microsoft direkt auf einen der dringendsten Userwünsche zu reagieren.

Es scheint, als wäre das neue Feedback-Forum für OneNote doch mehr als nur eine Meinungsumfrage von Microsoft. Zumindest soll das neueste Update wieder (wie auch schon zum Beispiel die Handschrift-Unterstützung für Android) aus der Auswertung der Userwünsche entstanden sein.

 

[notification type=“error“]Wichtig (29.10.  18:20h)! Es sieht so aus, als hätte sich bei beiden Updates (iOS UND Mac) der Wurm für Nutzer von Sharepoint online eingeschlichen. Offenbar ist es nicht mehr möglich, sich mit seinem Office 365 Account anzumelden. Das scheint nicht nur OneNote, sondern auch die aktuelle App für OneDrive for Business zu betreffen. Ich gehe stark von einem Problem aus, das demnächst behoben wird.

Update 6.11.: Wohl doch kein Bug. In einem Forum hat ein Microsoft-Support-Mitarbeiter inzwischen bestätigt, dass das Aussperren von Nutzern ohne passenden Office 365 Account beabsichtigt ist. Mehr dazu in diesem Beitrag.

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Nicht mehr nur Ent-, sondern auch Verschlüsseln

Die wohl wichtigste Neuerung betrifft sowohl iOS-Mobilgeräte als auch die Mac-Version von OneNote: Anstatt – wie erst mit dem letzten Update eingeführt – passwortgeschützte Abschnitte (mehr hierzu in diesem Blogbeitrag) auf iPad, iPhone und Mac nur öffnen zu können, darf man nun auch selbst verschlüsseln und ein Passwort vergeben. Auf Geräten mit Fingerabdruckscanner lässt sich der zudem zum Öffnen geschützter Abschnitte anstelle einer Passworteingabe verwenden (sagt Microsoft, kann ich mangels entsprechendem Gerät nicht testen).

Das Verschlüsseln ist ganz simpel. So geht’s auf dem iPad (siehe Artikelbild ganz oben):

  1. Eine Seite aus dem betreffenden Abschnitt öffnen
  2. Oben im Hauptmenü auf Ansicht tippen
  3. Rechts oben auf Kennwortschutz und aus dem Menü Diesen Abschnitt schützen wählen
  4. Im folgenden Fenster das Kennwort eingeben und durch wiederholte Eingabe bestätigen

Im Kennwortschutz-Menü finden sich zudem Einträge, um das Passwort zu ändern, den Schutz zu entfernen oder derzeit entsperrte Abschnitte sofort wieder zu verstecken, anstatt 10 min zu warten.

Auch auf dem Mac lassen sich OneNote-Abschnitte nun verschlüsseln und nicht nur entsperren.
Auch auf dem Mac lassen sich OneNote-Abschnitte nun verschlüsseln und nicht nur entsperren.

Auf dem Mac funktioniert es genauso wie unter iOS. Zusätzlich können Sie hier aber auch wie in der Windows-Version die Verschlüsselungsoptionen durch einen Rechtsklick auf den jeweiligen Abschnittsreiter und Auswahl des Menüpunkts Kennwortschutz  erreichen.

 

Dateien aus diversen Clouddiensten einbinden

Neu in der iOS-App (iOS 8 vorausgesetzt!): Das Menü Einfügen – Datei erlaubt nun den direkten Zugriff auf Nicht-Microsoft-Cloudspeicher wie zum Beispiel Dropbox oder iCloud Drive. Es soll zwar genügen, dass die zugehörigen Apps nebst Anmeldedaten auf dem Gerät eingerichtet sind. Bisher ist es mir aber noch nicht gelungen, Google Drive oder sogar Microsoft OneDrive oder OneDrive for Business auf diesem Weg einzubinden. Dropbox und iCloud klappen dagegen problemlos  Ich versuch’s weiter und melde ggf. an dieser Stelle Vollzug.

Über Datei-Einfügen lassen sich unter iOS nun auch Bilder, PDFs u.a. Dateien direkt aus Dropbox & Co. einsetzen.
Über Datei-Einfügen lassen sich unter iOS nun auch Bilder, PDFs u.a. Dateien direkt aus Dropbox & Co. einsetzen.

Auch auf dem iPhone: Seiten verschieben oder kopieren

Das Verschieben oder Kopieren von Seiten in ein anderes Notizbuch oder einen anderen Abschnitt war bislang der Windows- und Mac-Versionen und seit kurzem auch der iOS-App, allerdings nur der iPad-Variante vorbehalten. Das aktuelle Update fügt diese Funktionalität nun auch der iPhone-App hinzu. Sie ist vor allem hilfreich, um standardmäßig in den Abschnitt „Schnelle Notizen“ abgelegte Inhalte an ihren eigentlichen Bestimmungsort zu bringen.

OS X: Notizbücher auf Sharepoint-Servern öffnen

Zwar kam für Mac und iOS die Option, auf OneNote-Notizbücher zuzugreifen, die nicht auf OneDrive, sondern in einer Sharepoint-Bibliothek liegen, schon mit früheren Updates hinzu. Leider beschränkte sich das aber auf Sharepoint Online, also von Microsoft gehosteten Sharepoint-Servern im Rahmen bestimmter Office-365-Abos. Ab sofort dürfen zumindest Mac-Nutzer auch On-Premise-Sharepoint-Server (also lokal zum Beispiel im Unternehmen gehostete Server) als OneNote-Speicherplatz nutzen. Allerdings mit einem schwer nachvollziehbaren Haken: Diese Option soll (ich selbst kann’s mangels Sharepoint-Server nicht nachprüfen) nur Besitzern eines Office-365-Accounts zur Verfügung stehen. Einen triftigen technischen Grund für eine derartige Einschränkung kann ich nicht erkennen. Eher nehme ich an, dass das Mantra „Cloud first Mobile first“ von Microsoft-Chef Nadella zum bestimmenden Evangelium wurde und zu solchen Restriktionen führt. Schade. Wirklich uneingeschränkte Nutzung von On-Premise-Sharepoint-Servern bleibt wohl nach wie vor OneNote 2010/2013 für Windows vorbehalten.

Mac-Nutzer dürfen jetzt auch auf Notizbücher auf einem firmeneigenen Sharepoint-Server zugreifen, benötigen aber ein aktives Abo von Office 365.
Mac-Nutzer dürfen jetzt auch auf Notizbücher auf einem firmeneigenen Sharepoint-Server zugreifen, benötigen aber ein aktives Abo von Office 365.

 

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