Mail an OneNote: ein paar Tricks

Seit kurzem lassen sich in OneNote ähnlich wie beim Konkurrenten Evernote Notizinhalte per E-Mail an ein Notizbuch senden – mit Einschränkungen. Dieser Beitrag hilft, mit den richtigen Einstellungen und ein paar Tricks, das Maximum aus dieser an sich äußerst nützlichen Funktion herauszuholen.

Die Möglichkeit, OneNote-Notizbücher per Mailnachricht mit Inhalten zu beschicken, öffnet eine Fülle an neuen Möglichkeiten, Inhalte an ein OneNote-Notizbuch zu schicken. Sie ist neben dem OneNote-Druckertreiber die zweite Anbindung von Programmen ohne explizite OneNote-Schnittstelle. Besonders spannend ist die Auto-Archivierung von Mails, manuell oder per Weiterleitungsregel – und das nicht nur von Outlook aus.

Leider hat Microsoft die Mail-to-OneNote-Funktion nicht optimal umgesetzt, sogar zwei ausgesprochene Stolpersteine eingebaut. Der erste ist leider nicht zu umgehen:

Nur OneDrive, nur „Schnelle Notizen“

Das Zielnotizbuch muss auf OneDrive liegen; nicht einmal OneDrive for Business, sprich: SharePoint Online, wird bisher unterstützt. Und das Ziel-Notizbuch oder gar ein bestimmter Abschnitt lassen sich auch nicht bestimmen – alles landet erst einmal in der OneNote-Inbox, also dem Abschnitt „Schnelle Notizen“ im so genannten Haupt-Notizbuch. Das ist das, was beim ersten Start von OneNote und der ersten Anmeldung mit einem Microsoft-Konto automatisch angelegt wird und das meist „Notizbuch von <Name>“ oder „<Name>‘s Notizbuch“ heißt. In dieser Hinsicht ist die Konkurrenz mit der „Mail an Evernote“-Funktion deutlich voraus. Hier lassen sich Ziel-Notizbuch und Tags (das organisatorische Gegenstück zu den OneNote-Abschnitten) durch entsprechende Schlüsselwörter in der Betreffzeile festlegen. Ob Microsoft hier nachbessert, bleibt nur zu hoffen. Der zweite Haken lässt sich jedoch umgehen:

Eine Zieladresse für alle Nutzer

Nochmal der Blick hinüber zu Evernote: Jedem Evernote-Konto wird zugleich eine eindeutige Mail-Adresse zugewiesen, die als Adressat für eingehende Notizen per Post dient. Microsoft geht mit OneNote einen gänzlich anderen Weg. Für jeden OneNote-Nutzer gilt die selbe Zieladresse, nämlich me@onenote.com. Die Zuordnung zu den passenden Konten und damit Notizbüchern erfolgt durch Auswertung des jeweiligen Absenders. Der muss nämlich dem Kontonamen (Usernamen) des Notizbuchbesitzers entsprechen. Bei Microsoft-Konten ist das immer eine E-Mail-Adresse, in den meisten Fällen eine, die auch zu einem Microsoft-Mailkonto gehört (meist mit der Domain-Endung „outlook.de“, „live.de“ oder „hotmail.com“).

Daraus folgt: Damit ich eine Notiz per E-Mail-Nachricht an mein OneNote-Notizbuch senden kann, muss ich sie von meinem Microsoft-(E-Mail-)-Konto senden, zum Beispiel via Outlook.com. Von einer bestehenden Firmen- oder Privatadresse aus klappt das von Haus aus erst einmal nicht. Es gibt aber mehrere Möglichkeiten, diese Einschränkung zu umgehen:

Nicht-Microsoft-Adresse als Kontoname

Wenn Sie noch gar kein Microsoft-Konto haben, oder ohnehin ein weiteres nebst OneDrive-Speicherplatz und neuem OneNote einrichten wollen: Als Kontoname ist von Microsoft lediglich eine gültige, also für eine Bestätigungsmail erreichbare Mail-Adresse gefordert. Die muss aber nicht mit einem Microsoft-Mail-Konto verbunden sein, also keiner Domain wie „outlook.com“ oder „live.de“ angehören. Sie können vielmehr ohne weiteres Ihre Standard-Mailadresse verwenden, die durchaus zu einem anderen Anbieter (GMX, Google…), Ihrer eigenen Webpräsenz oder Ihrer Firma gehört. Genau diese Adresse ist dann auch als Absender für Mails an das zugehörige OneNote-Hauptnotizbuch zugelassen.

Alias-Konten als Sende-Berechtigte einrichten

In den meisten Fällen werden Sie aber schon ein Microsoft-Konto (nebst Microsoft-Mailadresse) besitzen, wollen aber Mails von einer anderen Absender-Adresse aus an OneNote schicken. Das geht so:

1. Senden Sie zunächst eine beliebige Mail von Ihrem Microsoft-Mail-Konto aus an me@onenote.com, zum Beispiel per Webbrowser über outlook.com.
2. Sie erhalten nach kurzer Zeit eine Nachricht von Microsoft im Posteingang dieses Kontos. Neben einem Glückwunsch zur ersten OneNote-Mail enthält sie die Aufforderung, zunächst diesen Mailversand an OneNote zu konfigurieren. Klicken Sie dazu auf den zugehörigen Link in der Nachricht.
3. Es öffnet sich im Web-Browser eine Seite, auf der Sie durch Setzen eines Häkchens bestätigen, dass Mails von <Ihre Microsoft-Mailadresse> künftig Ihr OneNote-Notizbuch beschicken dürfen.

   

4. Klicken Sie nun auf „Wird Ihre Mail-Adresse nicht angezeigt“ und im darauf erscheinenden Hinweistext auf den Eintrag „Aliaseinstellungen Ihres Microsoft-Kontos“.
5. Es öffnet sich eine weitere Webseite, in der Sie zusätzliche Mailadressen mit diesem Konto verbinden können. Aktivieren Sie zunächst die Option „Eine vorhandene E-Mail-Adresse als Microsoft-Kontoalias hinzufügen“ und tragen in das Feld darunter dann Ihre vorhandene Mailadresse ein.
6. Nach einem Klick auf „Alias hinzufügen“ öffnet sich eine Übersicht aller Mail- und Alias-Einstellungen. Zudem wird eine E-Mail an die eben als Alias hinzugefügte Adresse geschickt. In deren Posteingang (unter Umständen also in Ihrem persönlich oder am Arbeitsplatz genutzten Mailprogramm) landet wieder eine Mail, in der Sie einen Bestätigungslink anklicken.

Ab sofort dürfen Sie auch von dieser Absenderadresse aus Inhalte per Mail an OneNote schicken. Die Zieladresse lautet wie gehabt me@onenote.com, die Sie am besten in Ihr Adressbuch aufnehmen.

Wenn Sie mehrere gültige Absenderadressen definieren wollen, können Sie entsprechend zusätzliche Aliase einrichten. Wiederholen Sie einfach die oben stehenden Schritte. Derzeit erlaubt Microsoft die Einrichtung von bis zu zehn Alias-Adressen pro Jahr.

Auch wenn das Einrichten einer Alias-Adresse etwas umständlich erscheint, hat diese Methode gegenüber der von Evernote (zur Erinnerung: eine feste, zum jeweiligen Evernote-Konto gehörende Zieladresse) einen Vorteil: Gerät die Evernote-Adresse in falsche Hände, könnten Ihre Notizbücher das Ziel von Spam-Attacken oder Schlimmerem werden, da der Absender ja nicht ausgewertet wird.

Regel auf Outlook.com einrichten

Es gibt noch eine weitere Methode, die den genannten Vorteil des Spam-Schutzes bei Bekanntwerden der Zieladresse zwar aufhebt, dafür aber einen anderen bietet: Sie können von jeder Absenderadresse aus Mails an Ihr OneNote-Hauptnotizbuch schicken.

Dazu verwenden Sie den Microsoft-Mail-Account quasi als Briefträger. Auf Outlook.com können Sie nämlich genau wie im Windows-Outlook eine Weiterleitungsregel einrichten. Die Idee: Sie schicken alles, was an OneNote soll, an Ihre eigene Microsoft-Mailadresse. Dort greift dann sofort die Regel und leitet alle eingehenden Mails an me@onenote.com weiter. Die Absenderadresse stimmt somit.

Ein Tipp noch hierzu: Derzeit lässt sich „Alle eingehenden Mails“ nicht explizit als Bedingung einstellen. Sie können sich aber helfen, indem Sie als Regelvoraussetzung „Absenderadresse“, „enthält nicht“ und irgendeinen Phantasiebegriff, der garantiert nicht Bestandteil einer gültigen Mailadresse ist, eingeben. Dann springt die Weiterleitungsregel bei allen eingehenden Nachrichten an.

Mit dem Outlook.com-Regelassistenten richten Sie eine Weiterleitung aller eingehenden Nachrichten an OneNote ein.

Das macht vor allem dann Sinn, wenn Sie den Microsoft-Mail-Account ansonsten ohnehin nicht nutzen. Wenn doch, lässt sich diese Methode noch verfeinern:

Legen Sie wie bei der vorherigen Anleitung einen Mail-Alias an; diesmal aber einen mit einer neuen Mailadresse bei Microsoft, die sich mit dem bestehenden Account den Posteingang teilt. Dazu stellen Sie einfach nicht auf „Eine vorhandene E-Mail-Adresse als Microsoft-Kontoalias hinzufügen“ um, sondern legen den Alias als MS-Adresse mit einer Domainendung wie outlook.com an.

Als Regelbedingung wählen Sie alle Nachrichten, die an eben jene Zweitadresse gesendet wurden. Diese Adresse verwenden Sie künftig als exklusives Ziel für OneNote-Notizen.