OneNote-Speicherplatzbedarf reduzieren

Unter OneNote 2016 belegen Notizbücher vier bis fünfmal so viel Speicher auf der Systemplatte wie ihre Inhalte. Manchmal sogar noch mehr. Warum das so ist und wie sich das ändern lässt.

Je nachdem, wo ein Notizbuch gespeichert ist (lokal oder in der Cloud) und wie beim Windows-Desktop-OneNote die Backup-Optionen eingestellt sind, gibt es von allen Notizen gleich mehrere Kopien. Und standardmäßig liegen alle auf der Systemplatte, also gemeinhin Laufwerk C.

Ist dieses Laufwerk groß genug, stellt das kein Problem dar (von der Sache mit den Backups abgesehen, dazu gleich mehr). Aber heutzutage ist es nicht unüblich, vor allem in Desktop-Rechnern eine schnelle, aber eben nicht sonderlich große SSD als Systemlaufwerk für Betriebssystem und Programme zu halten und die Daten auf eine herkömmliche Magnetfestplatte auszulagern. Die ist zwar merklich langsamer, aber in der Regel auch viel größer. Nur ist es bei OneNote eben nicht so einfach wie bei Word oder Excel, die Datendateien mal eben woanders zu speichern. Dazu kommen einige Kopien der Notizen, auf die Sie gar keinen direkten Einfluss haben. So kann ein Notizbuch mit einem GByte Inhalten auf der Systemplatte gerne mal fünf oder sechs GByte belegen.

Wichtig: Alles Folgende bezieht sich ausschließlich auf OneNote 2010/2013/2016 für Windows. Bei den Versionen für MacOS, iOS, Android und der Windows-10-App haben Sie praktisch keinen Einfluss auf den Speicherbedarf (außer dem Schließen nicht benötigter Notizbücher).

Zunächst einmal eine Übersicht über die besagten Notizbuch-Kopien; jede einzelne wird im Folgenden dann näher erläutert.

1. Die Notizbuchdateien selbst (bei lokal gespeicherten Notizbüchern)
2. Backup-Kopien (u.U. mehrere, je nach Einstellung)
3. Der lokale Cache
4. Noch ein Cache. Bei paralleler Nutzung von OneNote 2016 und der Windows 10 App

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie als OneNote-Nutzer die Systemplatte entlasten können. Am besten geht das, wenn es eine weitere Festplatte im System gibt. Auch ein im lokalen Netzwerk verfügbarer Fileserver oder ein NAS-Laufwerk können da dienlich sein. Deutlich weniger Optionen haben Sie, wenn nur ein Laufwerk im Rechner vorhanden ist, wie das bei Notebooks häufig der Fall ist. Aber auch dann gibt es noch ein paar Speichersparmaßnahmen. Hier eine Übersicht, Details folgen dann.

Zweitlaufwerk vorhanden (etwa SSD auf C: und Festplatte auf D:):

• Lokale Notizbücher auf Zweitlaufwerk speichern
• Backups auf Zweitlaufwerk auslagern
• Cache von OneNote 2016 verschieben
• Nicht benötigte Notizbücher schließen (auch OneNote-App)

Nur ein Laufwerk vorhanden

• Backup-Zahl reduzieren
• Backup nicht automatisch, sondern bei Bedarf auf externes Laufwerk
• Keine oder wenig lokale Notizbücher nutzen
• Nicht benötigte Notizbücher schließen (auch OneNote-App)
• Organisation optimieren

Lokal gespeicherte Notizbücher

Bekanntlich nur beim Windows-Desktop-OneNote aus dem Office-Paket möglich: Notizbücher, die lokal gespeichert sind und nicht auf OneDrive oder OneDrive for Business liegen. Diese sind als normale Dateien und Ordner (ein Ordner pro Notizbuch, Unterordner für Abschnittsgruppen, .ONE-Dateien für Abschnitte) ausgeführt und dürften eigentlich auf einem beliebigen Laufwerk liegen. Standardmäßig richtet OneNote 2010/2013/2016 sie aber auf der Systemplatte im symbolischen Dokumente-Ordner ein. Genauer: Unter C:\Users\<Benutzername>\Documents\OneNote-Notizbücher\.

Das können Sie aber problemlos ändern:

1. Schließen Sie in OneNote die betreffenden Notizbücher.
   Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Notizbuch lokal oder in der Cloud gespeichert ist, öffnen Sie die Backstage-Ansicht (Menü Datei). In der Liste der geöffneten Notizbücher steht auch der jeweilige Speicherpfad. Beginnt der mit „https://“, liegt das Notizbuch in der Cloud. Bei lokal gespeicherten beginnt der Pfad mit einem Laufwerksbuchstaben (z.B. „C:\Users…“.
2. Öffnen Sie Datei – Optionen – Speichern und Sichern. Ganz oben im Abschnitt speichern sind drei Pfade festgelegt. Interessant ist hier der dritte neben Notizbuch-Standardspeicherort. Mit einem Klick auf Ändern legen Sie hier einen neuen Pfad fest, zum Beispiel auf einem anderen Laufwerk.

Zwei wichtige Anmerkungen hierzu:

• Vorhandene lokale Notizbücher werden nicht etwa automatisch auf den neuen Pfad verschoben; das müssen Sie selbst per Hand erledigen, zum Beispiel mit dem Explorer. Kopieren Sie einfach alles aus dem alten Standard-Speicherordner in den neuen. Von dort aus können Sie die vorhandenen Notizbücher dann aus OneNote heraus öffnen.
• In der kostenlosen Version von OneNote 2016 ist diese Einstellung zwar auch vorhanden, hat aber keinerlei Wirkung. Lokale Notizbücher unterstützt nur die mit MS Office installierte Version von OneNote 2016.

Ist nur ein Laufwerk im System vorhanden und es gibt auch keinen „Ausweich-Speicherplatz“ auf einem Fileserver oder NAS, fällt die vorstehend beschriebene Maßnahme natürlich aus. Wenn Sie nicht grundsätzlich gegen das Speichern Ihrer Notizen auf OneDrive sind, könnten Sie sich vielleicht überlegen, ob nicht einige lokale Notizbücher oder bestimmte Inhalte daraus nicht auch in die Cloud können. Das entlastet natürlich Ihren lokalen Speicher. Am stärksten macht sich eine solche Umorganisation natürlich bei Platzfressern wie eingebundenen PDFs, Audio- oder Videodateien bemerkbar.

Backup optimieren

OneNote 2016 verfügt über ein eingebautes semi-automatisches Backup-System. „Semi“ deshalb, weil der Sicherungsmechanismus nur anspringt, während OneNote läuft und zudem nur gerade geöffnete Notizbücher berücksichtigt. Die Grundeinstellungen dieses Backup-Systems sind indes nicht optimal. So landen die Sicherungskopien standardmäßig auf dem Systemlaufwerk. Damit schützen die Backups zwar vielleicht vor ungewollten Änderungen an den Notizen, nicht aber etwa gegen einen Defekt oder Schädlingsbefall der Systemplatte. Außerdem belegen die Kopien natürlich entsprechend Platz auf dem Systemlaufwerk. In der Grundeinstellung sogar doppelt, weil zwei Kopien aller offenen Notizbücher angelegt werden. Ist in den Backupoptionen das Häkchen bei In Sharepoint gespeicherte Notizbücher sichern gesetzt, werden übrigens auch Notizbücher gesichert, die auf OneDrive oder OneDrive for Business liegen – natürlich ebenfalls auf dem Systemlaufwerk. Von da her sollten Sie die Backup-Optionen in jedem Fall anpassen. Sie finden alle betreffenden Einstellungen in OneNote 2016 unter Datei – Optionen – Speichern und Sichern. Eine genauere Beschreibung der Backup-Einstellungen finden Sie in diesem Beitrag.

Haben Sie Zugriff auf ein zweites Laufwerk oder einen Netzwerk-Speicherplatz, sollten Sie den Sicherungsordner auf alle Fälle dorthin verschieben. Steht hingegen nur ein Laufwerk zur Verfügung, können Sie die Zahl der gleichzeitig gehaltenen Sicherungskopien auf 1 reduzieren. Oder Sie schalten das automatische Backup komplett ab (Häkchen entfernen bei Mein Notizbuch automatisch sichern alle…) und legen nur bei Bedarf manuell Sicherungskopien, etwa auf ein USB-Laufwerk an (Alle Notizbücher jetzt sichern). Das bedeutet natürlich, dass Sie selbst regelmäßig daran denken müssen.

Cache klein halten oder verschieben

Eine spezielle Kopie der offenen Notizbücher, die OneNote immer anlegt, ist der lokale Cache. Der funktioniert vereinfacht so: Immer, wenn Sie ein Notizbuch öffnen, lädt OneNote es zwar in den Arbeitsspeicher, erzeugt aber sofort eine spezielle Kopie auf der Systemplatte. Standardmäßig liegt diese Kopie (der Cache) unter C:\Users\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\OneNote.

Speziell ist diese Kopie, weil sie nicht der OneNote-Standardform (Ordner für Notizbücher, ONE-Dateien für Abschnitte…) folgt, sondern alle Notizseiten in binäre Fragmente zerlegt. Das hat damit zu tun, dass man von verschiedenen Geräten aus oder mit verschiedenen Benutzern die selbe Seite bearbeiten kann – mit normalen Dateien ginge das nicht, weil Sie vom Windows-Dateisystem gesperrt würden, sobald ein Nutzer sie zum Schreiben öffnet.

Wenn Sie in einem Notizbuch Änderungen vornehmen, passiert das also gar nicht in den eigentlichen Notizbuchdateien, sondern ausschließlich in dieser Cache-Kopie. In regelmäßigen Abständen synchronisiert OneNote dann den Cache-Inhalt mit den eigentlichen Notizbuchdaten. Das gilt übrigens nicht nur für Notizbücher, die in der Cloud liegen, sondern auch für lokal gespeicherte. Diese Cache-Kopie ist also zwingend notwendig und immer vorhanden – belegt also auch immer zusätzlichen Speicher.

Diese Cache-Kopien werden also immer dann erzeugt, wenn Sie ein Notizbuch öffnen. Erst wenn Sie es schließen, werden die zugehörigen Cache-Files automatisch gelöscht. Eine Methode zum Sparen von Speicherplatz auf der Systemplatte wäre es also, möglichst nur die Notizbücher geöffnet zu lassen, die Sie unbedingt brauchen und alle anderen nur bei Bedarf zu laden und gleich wieder zu schließen. Bei lokal gespeicherten Notizbüchern spricht nicht viel dagegen; das Öffnen und Umkopieren in einen neuen Cache-Speicher geht sehr flott. Anders sieht es bei Notizbüchern auf OneDrive aus: Bei jedem Öffnen muss der gesamte Notizbuchinhalt von den Servern heruntergeladen werden. Da das von OneNote verwendete COBALT-Protokoll noch dazu recht behäbig ist (ein OneNote-Entwickler erwähnte mal max. 250 KByte/s), wird das schnell zur Quälerei.

Zumindest, wenn Sie eine zweite Platte zur Verfügung haben, gibt es einen Ausweg. OneNote 2016 erlaubt nämlich auch das Verschieben des Cache-Speichers in einen anderen Pfad und auch auf ein anderes Laufwerk. Dazu schließen Sie zunächst alle offenen Notizbücher. Danach suchen Sie die Cache-Einstellung unter Datei – Optionen – Speichern und Sichern. Sie steht ganz unten. Klicken Sie hier auf Ändern und navigieren Sie zu einem anderen Pfad auf einem anderen Laufwerk. Gegebenenfalls legen Sie dort einen neuen Ordner an. Damit diese Änderungen wirksam werden, müssen Sie OneNote neu starten.

Wichtig: Der Cache-Ordner muss für die Arbeit mit OneNote ständig verfügbar sein. Von da her ist es keine gute Idee, ihn auf eine externe USB-Platte oder einen Speicherstick zu legen, wenngleich durchaus möglich.

Wer nur ein Laufwerk im Rechner hat, kann auf das Verschieben des Cache-Ordners natürlich nicht zurückgreifen. Da ist dann das Schließen nicht genutzer Notizbücher oder das erläuterte Umorganisieren der einzige Weg.

Der Cache in der Windows-10-App

Die OneNote-UWP-App, die mit Windows 10 installiert wird, funktioniert in Sachen Datenspeicher und Cache-Ordner ganz genauso. Auch sie kopiert alle geöffneten Notizbücher in einem speziellen Binärformat in einen Cache-Ordner und synchronisiert diesen mit den eigentlichen Notizdaten (in diesem Fall zwingend auf OneDrive oder OneDrive for Business). Leider bietet die App im Gegensatz zu OneNote 2016 keine Möglichkeit, diesen Cache-Ordner woandershin zu verschieben. Sie müssen mit dem Speicherplatzbedarf also leben, auch wenn Sie alternative Speicherorte zur Verfügung hätten. Noch schlimmer: Die App benutzt nicht etwa den Cache von OneNote 2016, sondern verwaltet einen ganz eigenen. Das bedeutet: Wenn Sie wechselweise mal mit OneNote 2016, mal mit der App arbeiten, gibt es immer gleich zwei Cache-Kopien – auch wenn sie dasselbe Notizbuch nutzen.

 

Neben den genannten Maßnahmen bleibt natürlich immer eine offensichtliche: Überlegen Sie, was Sie alles in OneNote packen müssen. Vor allem einbetette Dateien schlucken ordentlich Speicherplatz. Vergessen Sie nicht: Jedes Mal, wenn Sie zum Beispiel ein PDF in OneNote ablegen, kann das dessen Speicherbedarf in etwa verdreifachen. Dann nämlich, wenn Sie neben einem Ausdruck auch noch eine angehängte Datei in die Notizseite einbinden, von der es neben dem Original auf der Platte nun auch in den OneNote-Daten eine Kopie gibt, zusätzlich zum Platzbedarf des „Dateiausdrucks“ (eigentlich eine PNG-Grafikdatei).