Grundlagen: Der OneNote-Cache und Offline-Notizen

Warum kann man  OneNote Notizbücher, die in der Cloud liegen, auch ohne Internet-Verbindung bearbeiten? Gibt es also doch lokale Notizbücher in allen Versionen? Ja und Nein. Dieser Artikel erklärt den OneNote-Cache.

Obwohl die meisten Nutzer wissen, dass man mit OneNote Notizen auch irgendwie ohne aktive Internetverbindung lesen und bearbeiten kann, gibt es hier auch eine Menge Missverständnisse. Darum möchte ich an dieser Stelle vereinfacht erklären, wie OneNote (auf allen Plattformen und in allen Versionen) mit Notizbuchdateien umgeht und was es mit dem Cache auf sich hat.

OneNote behandelt Dateien nämlich völlig anders, als Sie das zum Beispiel von Word, Excel oder anderen Windows-Programmen kennen, was auch die Erklärung für einige Eigenheiten ist. Wenn Ihnen das Folgende zu ausführlich ist, springen Sie einfach nach unten zum Abschnitt „Zusammenfassung“.

Auch OneNote lädt Dateien – aber nur ganz kurz

Kernpunkt vieler Missverständnisse ist die falsche Annahme, dass OneNote genau wie andere Programme eine Datendatei (in diesem Fall also ein Notizbuch) von der Platte oder Cloud in den Arbeitsspeicher lädt, dort bearbeiten lässt und mit den Änderungen wieder zurückspeichert. Dem ist aber nicht so. Vielmehr passiert folgendes:

Zunächst lädt OneNote zwar tatsächlich die eigentlichen Notizdaten vom Datenträger oder aus der Cloud (auf deren genaues Format gehe ich in diesem Artikel nicht ein, das ist für die Sache mit dem Cache nicht relevant). Das passiert immer dann, wenn Sie ein Notizbuch öffnen, dass zuvor eben nicht geöffnet und somit auch nicht in der Notizbuch-Navigationsliste war.

Diese Daten konvertiert OneNote aber sofort in ein eigenes, sehr spezielles Format. Dabei werden – vereinfacht ausgedrückt – alle in den Notizen enthaltenen Objekte (z.B. Bilder, Dateien, Textabsätze) in einzelne Dateien bzw. Datensätze in einem zumeist versteckten Ort auf dem lokalen Datenspeicher (z.B. der PC-Festplatte oder dem internen Smartphone- oder Tablet-Flash-Speicher) abgelegt. Diese stark fragmentierte Kopie der Daten ist der Notizbuch-Cache. Er ersetzt auch im Arbeitsspeicher die zuvor geladenen Notizbuchdateien. Die ruhen nun wieder ungenutzt an ihrem ursprünglichen Speicherort, also zum Beispiel auf OneDrive.

Nur in OneNote für Windows (nicht die Windows-10-App) lässt sich über die Optionen der Ordner für die Cache-Dateien bestimmen und auch direkt darauf zugreifen…

 

…das bringt aber nicht viel, da Sie mit den vielen kleinen binären Dateien direkt nichts anfangen können; auch als Backup taugen sie nicht.

Beim Bearbeiten des Notizbuchs sehen Sie also nur die kopierte, lokale Cache-Version. Auch alle Änderungen werden von OneNote nur in dieser Cache-Kopie vorgenommen, nicht an den originalen Dateien. Hierbei spielt es zunächst überhaupt keine Rolle, ob eine Internet-Verbindung besteht oder nicht.

Um nun die eigentlichen, „richtigen“ Notizbuchdateien auf den neuesten Stand zu bringen, gleicht ein OneNote-interner Synchronisationsmechanismus die Änderungen aus den Cache-Dateien mit den tatsächlichen Notizbuchdateien ab. Liegen die Notizbücher in der Cloud, passiert das natürlich erst dann, wenn (wieder) eine Internet-Verbindung besteht. Derselbe Mechanismus und die Trennung in Cache und Notizbuchdateien gilt aber auch für Notizbücher auf der lokalen Platte oder einem Netzwerkordner. Die letzten beiden Optionen bietet bekanntlich nur die Windows-Version von OneNote, die (noch) mit Office installiert wird.

Ich habe versucht, den Vorgang im Bild am Anfang des Artikels zu verdeutlichen.

Der besagte Sync-Mechanismus basiert übrigens auf einem eigenen speziellen Protokoll namens COBALT oder MS-FSSHTTP und funktioniert anders als der des lokalen OneDrive-Clients, der für die Synchronisation kompletter Dateien in einem lokalen Ordner mit OneDrive zum Einsatz kommt. Es ähnelt vielmehr dem Protokoll, das von Sharepoint verwendet wird. Andere Datei-Clouddienste wie Dropbox, Google Drive oder Box unterstützen COBALT nicht; daher lassen sich OneNote-Notizbücher auch nicht mit diesen Diensten synchronisieren. Dass das zu funktionieren scheint, ist ein Trugschluss. Mehr dazu in diesem älteren, aber immer noch gültigen Beitrag. Der Sync-Mechanismus ist auch nicht als Systemdienst ausgeführt, sondern steckt in OneNote selbst. Deshalb laufen Synchronisationen nur dann, wenn OneNote auch läuft. Die Mobil-Apps für iOS oder Android müssen dabei sogar geöffnet und im Vordergrund sein.

Warum so umständlich?

Warum aber kann OneNote Notizbuch-Dateien nicht genauso einfach behandeln (laden, bearbeiten, speichern) wie Word oder andere Windows-Programme?

Dafür gibt es im Wesentlichen zwei Gründe:

Der erste ist die (vorübergehende) Offline-Verfügbarkeit von Notizbüchern. Damit Sie an Ihren Notizbüchern, die in der Cloud (oder auch auf einem LAN-Server) gespeichert sind, auch dann arbeiten können, wenn Sie gerade keine Netzverbindung haben, braucht’s eine vollständige Kopie auf dem lokalen Gerät. Das ist der Grund, warum OneNote nach dem Öffnen eines Notizbuchs, dessen Inhalt sofort lokal spiegelt. Und auch dafür, dass das Laden großer Notizbücher aus der Cloud so lange dauert. Einmal als lokale Kopie vorhanden, öffnen sich Notizseiten beim Wechseln viel schneller. Müssten sie hingegen bei Bedarf immer erst heruntergeladen werden, würde die Navigation in Notizbüchern zur Qual.

Der zweite Grund hat mit der Möglichkeit zu tun, gleichzeitig mit mehreren Personen am gleichen Notizbuch, Abschnitt oder sogar auf derselben Seite zu arbeiten. Oder alleine, aber auf mehreren Geräten. Herkömmliche PC-Dateisysteme lassen das nicht zu. Sobald eine Anwendung eine Datendatei geöffnet hat, wird sie für die Bearbeitung durch andere Anwendungen oder Rechner gesperrt; je nach Anwendung ist manchmal zumindest noch Lesezugriff möglich (Sie kennen das vielleicht von Excel). Dieses File-Locking wird erst wieder aufgehoben, wenn die bearbeitende Anwendung die Datei freigibt (durch Speichern und Schließen). Dieser Mechanismus kommt vom Betriebssystem; den könnte auch OneNote nicht umgehen, würde es direkt mit den Notizbuchdateien arbeiten. Dieses Dilemma betrifft nicht so sehr Notizbücher in der Cloud. Es entstand vielmehr schon früher, als gemeinsam genutze OneNote-Notizbücher auf einer Netzwerkfreigabe lagen. Da jeder Nutzer seine eigene lokale Kopie hat, spielt das File-Locking keine Rolle; bei allen Nutzern oder Geräten ist ja zunächst eine ganz eigene Datei in Bearbeitung.

Der Synchronisationsmechanismus untersucht nun beim Sync-Vorgang, was sich im lokalen Cache gegenüber der z.B. auf OneDrive gespeicherten Version geändert hat, und arbeitet diese Änderungen ein. Hier liegt nun auch der Grund für die starke Fragmentierung der lokalen Cache-Kopie:

Damit nicht nur mehrere Nutzer am selben Notizbuch gleichzeitig Änderungen vornehmen können, sondern sogar im selben Abschnitt oder auf der gleichen Seite, werden die Daten im Cache in einzelne Objekte zerlegt. Die wiederum sind im Prinzip lauter kleine eigene Dateien. Etwas ähnliches passiert auf der Serverseite. Der kann beim Synchronisieren also objektweise die aktualisierten Notizen aus vorhandenen und verändert hochgeladenen Fragmenten wieder zusammenpuzzlen; auch von mehreren Nutzern oder Geräten gleichzeitig. Daraus folgt auch die wichtigste Einschränkung des gemeinsamen Bearbeitens: Sollten zwei oder mehr Benutzer nicht nur dieselbe Seite, sondern auch dasselbe Objekt (zum Beispiel den gleichen Textabsatz) verändern, versagt der Mechanismus. Das Objekt ist nun mal die kleinste individuelle Einheit. In diesem Fall hilft sich der OneNote-Synchronisationsdienst damit, dass er von der gesamten betroffenen Seite eine Kopie anlegt und die Nutzer warnt, dass es hier einen von ihm nicht sinnvoll lösbaren Konflikt gibt, den der Anwender manuell lösen muss.

Der größte Vorteil der Stückelung, auch abseits von Teamwork oder Mehrgeräte-Nutzung: Bei Änderungen werden nur kleine Portionen, eben nur die geänderten Objekte, über das Netz übertragen; gut für Tempo, Bandbreitennutzung und Datenkontingent.

Lässt sich der Cache als Backup oder Offline-Notizbuch nutzen?

Da es also offenbar eine lokale Kopie der Notizen nach Öffnen eines Notizbuchs auf jedem Gerät gibt, sollten sich diese Dateien doch zum Beispiel für ein Backup oder als reine Offline-Lösung nutzen lassen, oder? Nicht wirklich. Als Backup taugt die Cache-Kopie gar nicht. Theoretisch könnten Sie zwar den Cache-Ordner (zumindest unter Windows ist der gut erreichbar, aber nur der für OneNote 2016, nicht für die OneNote-10-App) komplett auf einen anderen Windows-Rechner kopieren oder wegspeichern und zurückspielen. Da spielen aber noch einige Indizes und Registry-Einträge eine Rolle, weshalb das manuell normalerweise nicht klappen wird.

Was die reine Offline-Nutzung in OneNote-Versionen mit Cloudzwang anbelangt: Das geht im Prinzip schon. Sie könnten ein Notizbuch auf OneDrive anlegen (das zumindest muss sein) und dort dann mithilfe des Webbrowsers gleich wieder löschen. Die lokale Cache-Kopie auf dem Gerät bleibt. Wenn Sie die meist ohnehin dezenten Sync-Fehler-Warnungen nicht stören, könnten Sie dieses Notizbuch fortan rein lokal nutzen, ohne seine Inhalte jemals in die Microsoft-Cloud hochzuladen. Das ist aber ein gefährliches Spiel: Nicht nur das simple Schließen eines Notizbuchs, sondern auch das Zurücksetzen der App löscht den lokalen Cache. Die Inhalte sind unwiederbringlich verloren. Es ist auch nicht ausgeschlossen, dass eine Office-Reparatur oder ein künftiges Update denselben Effekt hätte. Ich rate also dringend ab.

Zusammenfassung (tl;dr)

Hier noch einmal in Kürze:

  • OneNote lädt beim Öffnen eines Notizbuchs zwar die zugehörigen Dateien von der Platte oder aus der Cloud, arbeitet aber nicht direkt damit, wie es z.B. Word oder andere Programme tun.
  • Stattdessen legt es sofort eine Kopie aller Inhalte auf dem lokalen Gerät an, den Cache. Das gilt auch für Smartphones oder Tablets.
  • Die Cache-Kopie liegt in eine völlig anderen Format vor als die ursprünglichen Dateien. Alle Notizen sind in kleine Portionen fragmentiert. Jedes „Bruchstück“ steht für ein Objekt, wie etwa einen Textabsatz oder ein Bild.
  • Diese Cache-Dateien sind nicht verwertbar, etwa als Daten-Backup und zudem relativ „fragil“.
  • OneNote arbeitet ausschließlich mit dieser Cache-Kopie; alle Änderungen werden hier vorgenommen und nicht an den eigentlichen Notizbuchdateien.
  • Ein eigenständiger Sync-Mechanismus auf dem Client (in OneNote integriert) und Server (z.B. OneDrive) „bastelt“ aus geänderten und hochgeladenen Cache-Fragmenten aktualisierte Notizbuchdateien zusammen. Das kann durchaus von mehreren Geräten oder Nutzern aus gleichzeitig geschehen.

 

11 Kommentare

  1. Hallo, danke für den Informativen Beitrag.
    Wissen Sie zufällig wie lange der Offline Cache von den Onenote Notizen ohne Internet Verbindung
    zur Verfügung steht?

    Es gibt ähnliche Anwendungen wo der Cache nur 1 Woche anhält danach muss man wieder eine Internet Verbindung haben, ansonsten kann man an seinen Projekten offline nicht mehr weiter arbeiten.
    Was ich Persönlich als sehr Negative sehe.

    Haben Sie da mehr Informationen?

    Danke.

    • Ich habe noch nie gehört, dass der Offline-Cache von OneNote ohne Internet-Verbindung irgendwann gelöscht werden sollte. Das macht auch keinen Sinn; das Cache-System von OneNote wurde entwickelt, bevor das Programm was mit Internet oder Cloud anfangen konnte. Es war vor allem für den gemeinsamen Zugriff via LAN-Server/Netzwerk-Freigabe gedacht. Der Cache besteht aus regulären Dateien (wenn auch in einem speziellen BIN-Format), die OneNote „aktiv“ löschen müsste, also quasi böswillig. Das wird nicht passieren.
      Wichtig: Sie dürfen das entsprechende Notizbuch nur nicht schließen (mit der entsprechenden Funktion; Wechseln in ein anderes, gerade offenes Notizbuch ist problemlos möglich). Das löscht nämlich den Cache!
      Auch nicht den Rechner neu aufsetzen oder bei OneNote-Startproblemen das Angebot annehmen, den Cache zu löschen. Auch dann ist wirklich alles weg, was noch nicht synchronisiert wurde.

  2. Rolf Hildebrandt

    Hallo Herr Wischner,

    vielen Dank für diesen interessanten Beitrag. Können Sie mir evtl. auch sagen ob OneNote 2016 und die OneNote App den gleichen lokalen Cache nutzen wenn mit beiden Versionen gearbeitet wird? Ich vermute dass das nicht so ist, ich kann aber keinen zweiten Cache finden. Wissen Sie wie sich das verhält bzw. wo sich der App Cache befindet?

    Vielen Dank und schöne Weihnachten 🙂

    Mit freundlichen Grüßen
    Rolf Hildebrandt

    • Stefan Wischner

      Hallo Herr Hildebrandt

      1. Sie vermuten richtig; die App und OneNote 2016 verwenden völlig getrennte Cache-Files.

      2. Der Cache der App ist komplett versteckt, irgendwo in der App-„Sandbox“ und mir ist bislang kein Weg bekannt, von „außen“ darauf zuzugreifen.

  3. Hallo Herr Wischner,

    ich besitze ein Windows Phone mit Windows 10 Mobile. Die vorinstallierte App OneNote benutze ich seit längerem und regelmäßig.

    In der App hatte ich ein Notizbuch angelegt mit dem Namen XY. Das Notizbuch habe ich regelmäßig synchronisiert mit dem PC und dem Tablet.

    Nachdem ich in den letzten Tagen den PC und das Tablet auf die Windows 10 Version 1809 geupdatet habe, wurde auf beiden Geräten in der dortigen App OneNote das Notizbuch XY nicht mehr angezeigt. Nur noch auf dem Windows Phone. Dort konnte ich dieses Notizbuch aber nicht mehr synchronisieren.

    Bei der Fehleranalyse habe ich u. a. auf dem Windows Phone das Notizbuch XY geschlossen. Um es wieder aufzurufen, wählte ich die Option „Weitere Notizbücher …“. Dort wurde das Notizbuch aber nicht gefunden, vielmehr lief der Suchvorgang endlos.

    Ich habe dann auf dem PC und dem Tablet ein neues Notizbuch XX in der App OneNote erstellt. Dieses neue Notizbuch XX wurde auf meinem Windows Phone sofort angezeigt. Das alte Notizbuch XY blieb verschwunden.

    Wähle ich auf dem PC und dem Tablet die Option „Weitere Notizbücher …“ wird dort das fehlende Notizbuch XY sofort angezeigt mit dem Hinweis: Zuletzt von Ihnen … vor 2 Tagen. Will ich das fehlende Notizbuch öffnen, erscheint folgende Fehlermeldung: Microsoft OneNote Leider konnten wir die gesuchten Notizen nicht öffnen. Möglicherweise wurden sie verschoben oder gelöscht, oder sie besitzen nicht die Berechtigung zum Öffnen dieser Notizen.

    Wo ist das Notizbuch XY nun geblieben? In meinem OneNote- und OneDrive-Konto ist es nicht mehr sichtbar. Dort sieht man nur das neue Notizbuch XX.

    Kann es sein, dass das verlorene Notizbuch XY noch irgendwo auf dem Lumia 1520 sich lokal befindet? Wenn ja, wie bekomme ich es dort geöffnet oder können Sie mir den Speicherort dort benennen.

    Danke für die schnelle Antwort und beste Grüße

  4. Ganz toller Artikel – ich habe für eine Weltreise alle Angaben (Reiseprogramm, Tickets, Kopien Visa etc. etc.) in einem Notizbuch zusammengefasst (fast 1 GB Daten…) und habe peinlichst genau darauf geachtet, dass VOR Abreise alle Seiten sauber in OneDrive Cloud gespeichert waren.

    Sowohl auf meinem iPhone als auch auf dem MacBook habe ich dann auch VOR Abreise jeweils das Notizbuch geöffnet und Zeit gelassen, alle Daten zu speichern.

    Wir waren nun 2 Monate unterwegs und hatten vielmals kein WLAN (Daten wie Telefon sowieso nicht…) und ich konnte so immer auf die Daten offline zurückgreifen. Wichtig ist, wie oben erwähnt, dass das Notizbuch in dieser Zeit NIE geschlossen wurde.

  5. Ergänzung zu meine obigen Kommentar (Andreas)
    Ich spreche hier von der iOs-App und habe mit Office 365 Home & Business gearbeitet.

  6. Hallo zusammen,
    ich habe eine Frage wo ich aktuell nicht weiterkomme: Bei mir laufen die Temp Dateien von OneNote jede Stunde voll (ca. 11 GB). Ich gehe davon aus das es damit zu tun haben könnte, dass OneNote von 2 Umgebungsanmeldungen durchgeführt wird. Nun habe ich die Platte gelöscht allerdings sind die Inhalte zu OneNote auf dem Desktop weg jedoch auf dem Surface vorhanden. Wie kann ich die Inhalte auf dem Desktop wieder alle einholen??

  7. Hallo Herr Wischner, vielen Dank für den großartigen Artikel!

    Ich habe folgendes Problem:
    Ich nutze die 2016er Version aber habe das Workbook mit der Win 10 Version erstellt. Ich habe auf die alte Version gewechselt weil diese mehr Funktionen hat.

    Da die 2016er Version leider etwas verbuggt ist, ich wollte die Aufgabenfunktion benutzen aber mein Onenote hat sich trotz mehrmaligem schließen und wieder öffnen nicht eingekriegt sodass ich diese Funktion nicht benutzen konnte. Dann wurde mir angeboten den Cache zu löschen was ich im Unterricht sitzend gemacht habe. Danach habe ich gemerkt dass mein Onenote eine Internetverbindung benötigt um dieses wieder öffnen zu können und dass mein Fortschritt nicht gespeichert war. Das fand ich wie zu erwarten so blöd dass ich eine offline Kopie bzw. die Primäre Kopie offline haben wollte auf die ich immer zugreifen und diese bearbeiten kann.

    Jetzt meine Frage: Ist es möglich das Workbook offline zu speichern, primär darin zu arbeiten und „nur“ die Sicherungskopie in die Cloud hoch zu laden. Ich habe bereits die Pfade entsprechend geändert aber ich kann die Kopie nur ohne Schreibzugriff öffnen was dementsprechend nutzlos ist.

    Die Sicherung ist auch nur durch die Entsprechende Funktion einsehbar, nicht aber wenn ich meinen Dateiexplorer öffne.

  8. Kleiner Hinweis:
    wenn man – wie ich – ziemlich große Notizbücher (Onenote für WIndows 10) auf dem Rechner hat und die Synchronisierung nicht mehr möglich ist (beruflicher Server nicht mehr erreichbar) lassen sich einzelne Seiten oder Abschnitte nicht mehr kopieren oder verschieben.
    Was aber geht ist Seiten mit Unterseiten zu kopieren, auch in aktuell funktionierende Notizbücher. Also: Seiten als Unterseiten verwenden, dann diese Seite mit den Unterseiten.
    Für mich übrigens ganz klar: Ich werde versuchen dauerhaft nur mit Onenot 2016 zu arbeiten, wo ich noch Kopien lokal nutzen kann..
    Viele Grü+ße

  9. Hallo,
    interessanterweise kann man die BIN-Dateien in der Dateierweiterung ändern, wenn man weiß, was es für eine Datei ist. Ich arbeite nur mit PDF-Dateien innerhalb der Notizbücher und wenn man eine Datei z.B. „0000004L.bin“ in „0000004L.pdf“ umbenennt, kann man sie ganz normal mit Doppelklick öffnen.
    Viele Grüße.
    Andreas

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