OneNote-Notizen verschlüsseln

OneNote erlaubt das Verschlüsseln von Notizen mit einem Kennwort – leider nicht in allen Versionen. Eine Übersicht über die Passwort-Funktion der einzelnen OneNote-Ausgaben.

Wer OneNote als universellen Informationsspeicher in sein Privatleben oder seinen Beruf integriert, wird unweigerlich auch Vertraulicheres speichern wollen – etwa Zugangsdaten, Bankverbindungen, Kreditkartennummern, Verträge, vertrauliche Mails…

Idealerweise macht man das nur mit einem Notizbuch, das in einem gut geschützten internen Bereich (entweder LAN oder Sharepoint) liegt und nicht mit einem auf OneDrive. Das schränkt aber möglicherweise den Zugriff von vielen Mobilgeräten ein. Sharepoint geht inzwischen bei den meisten, LAN nur mit Windows-8-Tablets.

Generell lassen sich die Notizen auch gezielt verschlüsseln und mit einem Kennwort versehen. Dabei gibt es allerdings einige Haken:

1. Zwar versichert Microsoft, ein vergessenes Kennwort nicht zurücksetzen zu können und selbst auch keinerlei Zugang zu den verschlüsselten Daten zu haben. Aber da würde ich dann doch lieber erst Herrn Snowden dazu befragen. Es bleibt letztlich immer noch eine Vertrauensfrage – vor allem, wenn man gezwungen ist, OneDrive oder OneDrive for Business (Sharepoint online) zu nutzen.
2. Die einzelnen OneNote-Versionen werden inzwischen nach und nach mit der zuvor fehlenden Option ausgestattet, verschlüsselte Bereiche nach Kennworteingabe zu entsperren und anzuzeigen. Aber das erstmalige Verschlüsseln von Klartext-Bereichen und Festlegen eines Passworts bleibt derzeit der Office-Ausgabe von OneNote 2010/2013 vorbehalten. Auch dem kostenlosen OneNote 2013 fehlt diese Option.
   Update 29.10.14: Kaum gesagt, schon baut Microsoft die Verschlüsselungsoption in die neuesten OneNote-Versionen für iOS und OS X ein.
   Update 11.02.14: Auch die kostenlose Version von OneNote 2013 erlaubt nach dem heute veröffentlichten Update das Ver- und Entschlüsseln.
3. Es lassen sich nur Abschnitte verschlüsseln, nicht aber einzelne Seiten, Passagen innerhalb einer Seite (übrigens die einzige Option beim Konkurrenzen Evernote) oder ein ganzes Notizbuch. Organisieren Sie vertraulichere Informationen also entsprechend.
4. Keine Einschränkung, sondern ein naheliegendes Feature: Verschlüsselte Abschnitte werden von der Suchfunktion nur dann berücksichtigt, wenn sie gerade entsperrt sind.

Und so funktioniert das mit dem Passwortschutz in den einzelnen OneNote-Versionen:

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OneNote 2010/2013 (seit 11.2.2015 auch OneNote 2013 kostenlos)

Verschlüsseln: Klicken Sie wahlweise bei den oberen Karteireitern oder in der ausgeklappten Notizbuchliste mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt (mit Abschnittsgruppen funktioniert es nicht!), den Sie mit einem Kennwort versehen wollen. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Diesen Abschnitt mit einem Kennwort schützen….

Im rechten Bereich öffnet sich ein Abschnitt, der mit „Kennwortschutz“ überschrieben ist. Hier können Sie später den Kennwortschutz auch wieder aufheben. Klicken Sie auf Kennwort festlegen, worauf sich eine Dialogbox mit zwei Eingabefeldern und einem Warntext öffnet. Tragen Sie hier das gewünschte Passwort zweimal ein und klicken Sie auf OK.

Entschlüsseln / Aufsperren: Sobald Sie einen verschlüsselten Abschnitt öffnen, erscheint nur eine leere graue Seite mit folgendem Hinweis:

Klicken Sie mit der Maus irgendwo auf die Seite oder drücken Sie die Eingabetaste. Es erscheint eine Dialogbox mit Eingabefeld für das Kennwort. Nach Bestätigung durch erneuten Druck auf die Eingabetaste oder Klick auf OK wird der aktuelle Seiteninhalt (und auch der aller anderen Seiten in diesem Abschnitt) entsperrt und sichtbar.

Erneut sperren: Sobald Sie eine Minute lang keine Änderungen an einer Seite eines verschlüsselten Abschnitts vorgenommen haben, werden alle geschützten Abschnitte automatisch wieder gesperrt. Diese Zeitspanne lässt sich unter Datei – Optionen – Erweitert – Kennwörter ändern:

Eine sofortige manuelle Sperrung erreichen Sie mit der Tastenkombination [Strg] + [Alt] + [L]. Per Maus geht’s nur recht umständlich: Rufen Sie aus dem Kontextmenü für den Abschnitt erneut Diesen Abschnitt mit einem Kennwort schützen… auf (auch wenn’s unsinnig scheint, weil der Abschnitt ja bereits ein Kennwort besitzt). Im rechten Bereich klicken Sie nun auf Alle sperren.

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OneNote für Mac, iPad und iPhone

Verschlüsseln: Seit neuester Version vom 29.10.14 möglich, mehr in diesem Beitrag.

Entschlüsseln: Klicken bzw. tippen Sie irgendwo auf die Seite mit dem Hinweis, dass sie verschlüsselt ist. Auf dem Mac können Sie auch die Eingabetaste drücken. Im flgenden Dialog geben Sie das Kennwort ein.

Erneut sperren: Unter iOS 8 sperrte sich der Abschnitt nach 10 Minuten ohne Eingabe wieder. Nach Update auf 8.1 scheint diese Funktion fehlerhaft. Sie können die Seite (genauer: alle Seiten in verschlüsselten Abschnitten gleichzeitig) aber jederzeit manuell über Anzeige – Geschütze Abschnitte sperren wieder verstecken.

Auf dem Mac funktioniert die Auto-Sperre, ist aber ebenfalls unveränderbar auf 10 Minuten festgelegt. Auch hier können Sie die betreffenden Abschnitte jederzeit manuell über Anzeige – Geschütze Abschnitte sperren wieder absperren.

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OneNote für Android

Verschlüsseln: Aktuell nicht implementiert

Entschlüsseln: Ebenfalls in der aktuellen App-Version noch nicht möglich.

Erneut sperren: Entfällt

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OneNote für Windows Phone 8

Verschlüsseln: Aktuell nicht implementiert

Entschlüsseln: Ebenfalls in der aktuellen App-Version noch nicht möglich.

Erneut sperren: Entfällt

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OneNote für Windows 10 Mobile

Verschlüsseln: Aktuell nicht implementiert

Entschlüsseln: Möglich (lt. Leserkommentar von „Andreas“)

Erneut sperren: Automatisch (?)

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OneNote Online (Browser-Version)

Verschlüsseln: Aktuell nicht implementiert

Entschlüsseln: Etwa so wie bei den anderen Versionen. Einfach irgendwo auf die leere Seite mit dem Verschlüsselungshinweis klicken und anschließend das Kennwort eingeben.

Erneut sperren: Nach etwa zehn Minuten ohne Eingabe sperrt sich die Seite wieder. Ein Neuladen (z.B. per {F5] in Windows-Browsern) der Seite im Browser ist dabei nicht nötig. Dafür können sie damit, also dem erneuten Seitenaufbau, eine sofortige Sperrung veranlassen.

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Warnung: Bilder und PDFs bleiben unverschlüsselt

Abschließend noch eine Warnung: Die Verschlüsselung betrifft Textinhalte, Zeichnungen und Handschriftobjekte, nicht aber Bilder und Dateiausdrucke (z.B. sichtbar eingebundene PDFs). Das bedeutet zwar nicht, dass diese Daten auf einer „abgesperrten“ Seite sichtbar bleiben, aber:

Auf Windows-PCs landen diese Daten als Einzeldateien im Cache-Verzeichnis – zwar mit kryptischen Dateinamen und der Endung .ONEBIN versehen, aber unverschlüsselt. Wer das weiß, den Pfad zum Cache-Ordner kennt (steht in den OneNote-Optionen unter Speichern und Sichern ganz unten) und Zugriff auf den betreffenden Rechner hat, könnte ganz einfach den gesamten Inhalt auf einen USB-Stick kopieren, einen fähigeren Dateimanager mit Extension-unabhängiger Vorschaufunktion verwenden (oder einfach alle Files in *.JPG umbenennen) und hätte ungehinderten Zugriff auf alle Bilder, DOCs oder PDFs.

Das betrifft tatsächlich nur Windows-PCs. Auf iOS, OS X und Windows Phone 8 sind die Dateibereiche einzelner Apps und Programme abgeschottet und mit normalen Mitteln nicht einsehbar. Zudem synchronisieren Android und WP 8 geschützte Abschnitte nicht einmal, laden also auch die enthaltenen Bilder und PDFs nicht herunter.