25. September 2016

OneNote 2013 kostenlos: (Fast) alle Beschränkungen aufgehoben

Die auf onenote.com kostenlos erhältliche Ausgabe von OneNote 2013 unterliegt bekanntlich etlichen Beschränkungen. Einige davon hat Microsoft heute überraschend aufgehoben, aber nicht alle.

Vor knapp einem Jahr überraschte Microsoft mit der Meldung, dass OneNote 2013 nunmehr völlig kostenlos und unabhängig von MS Office zu haben sei. Bei näherem Hinsehen zeigte sich allerdings schnell, dass diese Version zwar weitgehend dem mit Office installierten Pendant entspricht, etliche wichtige Funktionen aber gesperrt sind (mehr dazu in diesem Beitrag).

Nicht minder überraschend kam heute die Meldung, dass diese Restriktionen nun weitgehend aufgehoben sind. Die neue Version lässt sich über ein simples Update einrichten:

  • Öffnen Sie die „Backstage“-Ansicht durch Klick auf Datei und wählen aus dem linken Menü den Eintrag Konto.
  • Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Updateoptionen und aus dem daraus aufklappenden Menü Jetzt aktualisieren
Die Aktualisierung auf die neue Free-Version von OneNote 2013 lässt sich direkt aus dem Programm heraus anschieben.
Die Aktualisierung auf die neue Free-Version von OneNote 2013 lässt sich direkt aus dem Programm heraus anschieben.

Die neue Version wird heruntergeladen und eingerichtet und sollte nach erfolgreichem Update die Versionsnummer 15.0.4693.1001 zeigen (rechts neben der Updateoptionen-Schaltfläche).

Freigeschaltet: Audio, Video, Passwörter

Etliche der angesprochenen Einschränkungen der kostenlosen OneNote-Version vom März 2014 schienen keinen rechten Sinn zu machen. Schließlich waren die entsprechenden Funktionen vorhanden und lediglich blockiert. Also kein Aufwand, sie zu implementieren, sondern vielmehr sie (noch dazu wenig elegant) zu sperren. Auch Microsoft scheint eingesehen zu haben, dass man wohl nicht viele Nutzer zum Kauf von MS Office bewegen kann, weil das dort enthaltene OneNote z.B. auch Videos aufzeichnen kann. Entsprechend sind folgende Funktionen nunmehr auch im Gratis-OneNote freigeschaltet:

  • Sperren und Entsperren von Abschnitten mit einem Kennwortschutz
  • Aufzeichnen von Audio- und Videodateien mit Verlinkung von währenddessen verfassten Notizen
  • Die Suche nach gesprochenen Begriffen in Audio- und Videoaufzeichnungen nach deren Indizierung (muss ggf. erst über Datei – Optionen – Audio und Video aktiviert werden)
  • Seitenversionen (Über Verlauf – Seitenversionen); vor allem interessant bei mehreren Bearbeitern einer Notizseite

Getrübte Freude

Es wäre zu schön gewesen. Aber die wohl härteste Einschränkung der kostenlosen Ausgabe von OneNote 2013 bleibt: Notizbücher lassen sich weiterhin nur in Microsofts Clouddiensten speichern und von dort öffnen. Damit fehlt auch nach wie vor die Möglichkeit, Backups zu laden oder in ONEPKG-Dateien verpackte Notizbücher zu öffnen. Dass diese Schranke fallen würde, war angesichts der vom Microsoft-Chef Nadella ausgerufenen „Cloud first mobile first“ – Direktive aber auch nicht wirklich zu erwarten.

War zu erwarten: Notizbücher auf der lokalen Platte oder im LAN werden in der kostenlosen Version nach wie vor nicht unterstützt.
War zu erwarten: Notizbücher auf der lokalen Platte oder im LAN werden in der kostenlosen Version nach wie vor nicht unterstützt.

Dass in der neuen Free-Version auch die Outlook-Funktionen (z.B. Hinzufügen einer Outlook-Aufgabe, Übertragen von Kontakten…) weiterhin fehlen, spielt dagegen keine Rolle. Wer Outlook nutzt, hat MS Office installiert und damit auch die Vollversion von OneNote 2010/2013.

Somit bleibt dem geschenkten Gaul immer noch ein fauler Zahn – aber sein Maul sieht nun schon viel besser aus als vor einem knappen Jahr.

 

15 Kommentare

  1. Ich kann mit der kostenlosen Version Notizbücher auf einem onpremise SharePoint Server 2013 öffnen. Man muss zwar zuerst sein Konto angeben, kann dann aber Notizbücher auf einem eigenen Server öffnen. Gleiches gilt für die iOS App: wenn man sie deinstalliert und neu installiert wird man gefragt ob man ein Lehrer ist, anschliessend kommt man wieder auf den eigenen SharePoint Server.

  2. Ok, ich wurde bislang nicht gefragt, ob ich ein Lehrer bin; da müsste ich auch lügen 🙂
    Aber interessante Info. Was iOS anbelangt, habe ich gehört, dass die Restriktionen bzgl. SharePoint nach heftigen Protesten der pädagogischen Front speziell für Inhaber eines E1- oder E3-Plans (Educational) von Office 365 wieder aufgehoben worden sein soll.
    Mangels on premise Sharepoint und fehlenden Lehramts-Studiums kann ich das indes nicht nachprüfen.
    Als Inhaber eines Small-Business-Plans von Office 365 (SharePoint Online ja, Office-Lizenzen nein) kann ich nur sagen, dass ich mit der kostenlosen Ausgabe von OneNote 2013 und mit der iOS-App nach wie vor nicht an mein Notizbuch auf SharePoint Online herankomme. Vielleicht bei iOS auch mal einen Re-Install probieren. Danke für den Hinweis.

    Stefan Wischner

  3. Wenn man mit dieser Software in Audio- und Videodateien nach gesprochenen Wörtern suchen kann, dann müsste OneNote doch auch als Transkriptions-Software verwendbar sein? Nachdem ich kürzlich schon durch Zufall entdeckte, dass in OneNote eine OCR-Funktion enthalten ist (Text aus Bildern erkennen und in editierbaren Text umwandeln), würde es mich nicht wundern, wenn nun auch dieselbe Funktion, also gesprochenen Text in editierbaren umzuwandeln irgendwo versteckt enthalten ist. Hat sich damit schon mal jemand befasst? Die Google-Suche hat mir nur einen veralteten Artikel angeboten. Anscheinend muss es schon einmal funktioniert haben.

    • Hallo Frank,

      gute Frage, gute Idee 🙂 Kam mir auch schon; habe mich eine Zeitlang damit beschäftigt (kenne auch den alten Artikel aus dem OneNote-Developer-Blog) und letztlich aufgegeben.
      OneNote selbst bietet diese Funktion nicht; auch keinen verwertbaren Zugriff auf die indizierten Dateien.
      Der einzig theoretisch mögliche Weg (um den geht’s im Prinzip auch in dem altern Artikel):
      Die Soundkarte erlaubt eine Umleitung der Ausgabe auf den EIngangskanal; kann also direkt aufzeichnen, was sie abspielt. Hängt von Hardware und Treiber ab.
      Eine externe Diktiersoftware (z.B. Dragon von Nuance) übersetzt / transkribiert die ihr quasi über den Mikrofoneingang vorgespielte Aufnahme.
      Dann müsste die Aufzeichnung noch in perfekter Qualität vorliegen.

      Ich hab’s nach einiger Zeit aufgegeben. Ich habe die (wilde) Vermutung, dass Microsoft ohnehin in Sachen Audio-Indizierung (und auch OCR) in naher Zukunft etwas ändern wird. Dass das Ganze nur auf einem einzigen von 8 Clients (nämlich OneNote 2010/2013 für Windows) funktioniert, weil nicht serverbasiert, dürfte nicht im Sinne der neuen „Cloud first Mobile first“ – Strategie sein.
      Ich glaube jedenfalls nicht, dass an den bestehenden Audioindex-/OCR-Mechanismen in OneNote 2013 noch geschraubt werden wird.

  4. Ich hätte eine Frage zu den Beschränkungen. Habe mir das freie Onenote installiert. Habe aber keine MS-Office mehr, und kann daher nicht auf meine alten lokalen Notizbücher zugreifen. Gibt es da irgendeine Möglichkeit, diese in das kostenlose Onenote zu importieren?
    Wäre wirklich dankbar für Hilfe.

    • Leider keine Chance mit dem kostenlosen OneNote 2013. Sie benötigen unbedingt zumindest kurz Zugang zu einem Rechner mit dem „vollen“ (Office-) OneNote. Es spielt keine Rolle, ob 2010 oder 2013.
      Kopieren Sie von Ihrem PC den/die lokalen Notizbuchordner (ein Ordner pro Notizbuch, eine .ONE-Datei pro Abschnitt) z.B. auf einen USB-Stick. Im Office-OneNote öffnen Sie diese; legen ein neues Notizbuch auf Ihrem OneDrive/Microsoft-Account an (dort ggf. über „Ort hinzufügen“ zuvor anmelden) und kopieren alle Abschnitte um.

      Die Einschränkung, dass OneNote 2013 „free“ keine lokalen Notizbücher (oder Backups oder ONEPKG-Dateien) öffnet, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit bestehen bleiben.

      Es gäbe noch eine Alternative zum Zweitrechner mit Office: Von Office 365 gibt es eine 30-Tage-Testversion. Wenn Sie die installieren, sollten Sie vorübergehend auch ein vollwertiges OneNote 2013 haben und können damit Ihre lokalen Notizbücher öffnen und auf OneDrive exportieren.

      Viele Grüße

      Stefan Wischner

  5. OneNote 2013 „free“ mag vielleicht ganz gut sein, nur bringt es mir nix wen man seine Notizen nicht auf dem PC speichern kann. Denn ich will doch nicht immer nur online sein.

  6. immer online sein müssen Sie auch nicht. Die Notizen werden lokal zwischengespeichert (ge“cached“). Wenn keine Internetverbindung besteht, können Sie trotzdem vorhandene Notizen bearbeiten oder neue hinzufügen. Steht wieder eine Verbindung, werden sie mit der Version auf OneDrive synchronisiert.

  7. Ich möchte gerne nur eine Seite in einem Notizbuch einer bestimmten Mail frei geben. Ist dies möglich bei Onenote 2010?

    • Stefan Wischner

      Nein, Freigeben, etwa zum gemeinsamen Bearbeiten, kann man nur komplette Notizbücher. Über das „Datei“-Menü können Sie eine einzelne Seite (also deren kompletten Inhalt) lediglich per Mail versenden.

  8. Es gibt evtl. eine Möglichkeit, die Speicherung von OneNote 2013 Notizen auf der Cloud zu umgehen. Man muss bei OneDrive ein Konto anlegen und soviele Notizbücher, wie man zu nutzen beabsichtigt anlegen. Als nächstes trennt man seine Internetverbindung und klickt unter dem Datei-Menü auf das Notizbuch-Icon, damit bekommt man den Synchronisierungsstatus angezeigt, in dem man auf manuelle Synchronisierung umschalten kann. Ab und zu beschwert sich OneNote zwar über die fehlende Synchronisierung aber man kann in seinen Notizbüchern arbeiten und auch neue „Schnelle Notizen“ anlegen, jedoch keine neuen Notizbücher anlegen. Solange man nicht explizit synchronisiert, landen die Daten nach meinem Verständnis nicht in der bösen Cloud sondern werden nur lokal gespeichert, genau das, was wir wollen. Zur Sicherheit kann man in seiner Firewall die Kommunikation mit d.docs.live.net unterbinden, um „heimliche“ oder ungewollte Synchronisierungen zu verhindern.

    • Stefan Wischner

      Das ist im Prinzip zwar richtig und funktioniert so ähnlich auch auf Mobilgeräten, hat aber so seine Tücken; siehe auch http://onenote-blog.de/wolkenlos-onenote-ohne-onedrive/. Man arbeitet nämlich nicht in Notizbuchdateien, sondern ausschließlich im Cache. Ich bin mir nicht sicher, wie „flüchtig“ der ist. Ein – auch versehentliches – Schließen des Notizbuchs dürfte aber in jedem Fall fatal sein. Es lässt sich dann meines Wissens nur mit aktivierter Internetverbindung (=deaktivierter Firewall-Regel) wieder öffnen — und dann kommt natürlich nur das leere, eingangs angelegte Notizbuch. Die Daten sind weg.
      Man müsste mal ausprobieren, ob der Backup-Mechanismus wenigstens auch „temporäre“ Notizen sauber in ONE-Dateien wegspeichert, was ich mir gut vorstellen kann. Dann hätte man wenigstens (aber nur mit einem Office-OneNote!) eine Rettungsoption.

  9. Soweit ich beim Herumprobieren feststellen konnte, wird zwar nicht jeder Pinselstrich sofort im Cache gespeichert, aber größere Änderungen (z.B. neue Audiodateien) schon. Die lagern im C:\Users\%USERNAME%\AppData\Local\Microsoft\OneNote\15.0\
    OneNote beenden und erneut starten ist anscheinend kein Problem. Ich gehe mal davon aus, dass beim Beenden alle Änderungen im Cache landen.
    Notizbuch-Backup:
    Wenn ich OneNote beende, den o.g. Ordner komplett verschiebe, und neu starte, wird das Notizbuch zwar noch angezeigt, aber ausgegraut und kann nicht geöffnet werden. Es wird dafür ein neues Standard-Notizbuch angelegt.
    Danach OneNote beenden, den Standard-Ordner löschen und den o.g. Ordner zurückkopieren schafft das Notizbuch wieder herbei. So hat man zumindest lokal die Möglichkeit, ein Backup vom Cache zu machen.
    Was noch auszutesten wäre, ob man das Cachen endlos so weitertreiben kann, oder die Performance irgendwann einbricht bzw. Stabilitätsprobleme auftreten.

    • Stefan Wischner

      Nicht das Beenden von OneNote ist kritisch, sondern das Schließen des Notizbuchs z.B. über dessen Kontextmenü.

      Und mit Backup meinte ich die OneNote-eigene Backup-Funktion, deren Häufigkeit und Speicherort man separat in den Optionen einstellen kann.

      Aber in jedem Fall halte ich vor allem für wichtigere Daten (und dafür nutze ich OneNote) diese Experimente für zu wackelig, um mir die paar Euro für ein Office 2013 zu sparen. Damit habe ich ein OneNote, das problemlos und sauber lokal und auch auf einer LAN-Freigabe (NAS-Server) speichert.

      • Stimme ich dir zu. Für eine produktive Umgebung ist das nichts. Aber experimentieren ist ja erlaubt… man findet ab und zu interessantes heraus.

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