Synchronisationskonflikt beim Bearbeiten von Excel-Tabellen

Seit OneNote 2013 für MS Office lassen sich auch Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen sichtbar einbinden und im Team bearbeiten. Doch dabei entstehen regelmäßig Versionskonflikte mit Fehlermeldungen. Warum ist das so?

Die Idee zu diesem Beitrag kam mir durch eine Leseranfrage. Die OneNote-Nutzerin wunderte sich beim wechselseitigen Bearbeiten einer eingebundenen Excel-Tabelle über die regelmäßig auftauchende Fehlermeldung „Einige Änderungen konnten nicht zusammengeführt werden. Klicken Sie hier, um Versionen der Seite mit nicht zusammengeführten Änderungen anzuzeigen“. Sie wollte wissen, was falsch lief, bzw. wie man diese Versionskonflikte verhindern kann. Die beteiligten Nutzer nahmen zwar Veränderungen an der Excel-Tabelle vor, aber nicht unbedingt an derselben Stelle/Zelle. Es sollte doch also keine Konflikte geben.

Die kurze Version: Ursache ist eine technische Einschränkung von OneNote und Excel gleichermaßen, für die es keine echte Abhilfe gibt. Wollen Sie Genaueres zum „Warum?“ wissen, lesen Sie weiter.

Nur ein Datei-Objekt

Es handelt sich hier eigentlich um ein Missverständnis bezüglich dem mit OneNote 2013 in der Office-Version eingeführten Einbinden von Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen und Visio-Diagrammen.

„Es handelt sich hier eigentlich um ein Missverständnis“

Tatsächlich war es auch schon in früheren OneNote-Versionen möglich, Excel-Dateien (und auch beliebige andere Dateien) in eine Notiz einzufügen. Nur, dass die in Form eines Icons erschienen, ähnlich dem Anhang an eine Mail. Mit OneNote 2013 hinzugekommen ist lediglich eine optionale Vorschau-Ansicht für Excel-Tabellen, Visio- und PowerPoint-Files. Auch wenn es auf den ersten Blick so wirkt – weder Excel-Tabellen noch die anderen unterstützten File-Formate lassen sich direkt in OneNote bearbeiten. Klickt man auf die gleichnamige Schaltfläche (siehe Bild), wird stattdessen das zugehörige MS-Office-Modul, also z.B. Excel, gestartet und die Datei dort hineingeladen. Nach dem Bearbeiten speichert man die Datei wieder und OneNote aktualisiert die Vorschau-Anzeige.

Problem Nr. 1 ist also: Die Excel-Datei ist trotz detaillierter Darstellung für OneNote nichts anderes als ein einzelnes Objekt. Genau wie eine Grafik, ein Textabsatz oder eine nur als Symbol eingebundene Datei. OneNote weiß nichts von Excel, oder gerade mal so viel, dass es eine Vorschau des Inhalts anzeigen kann. Ein Sychronisationskonflikt kann also z.B. nie eine bestimmte Zelle betreffen; es ist immer die komplette Datei gemeint.

Problem Nr. 2: OneNote erlaubt zwar das (in aller Regel) problemlose Bearbeiten ein und derselben Notizseite von mehreren Nutzern parallel, nicht aber das gleichzeitige Bearbeiten ein und desselben Objekts. Das gilt nicht nur für eingebundene (Excel-) Dateien, sondern für jedes Element auf einer Seite. Wird von zwei oder mehr Nutzern derselbe Textabsatz verändert, kommt es beim Synchronisieren sehr wahrscheinlich ebenfalls zur genannten Fehlermeldung.

Excel ist per se gar nicht Multi-User-fähig

Eigentlich sollte es überhaupt nicht möglich sein, dass zwei Nutzer dieselbe Excel-Tabelle verändern, jedenfalls nicht zur selben Zeit. Warum? Weil Excel bis Version 2013 per se gar nicht teamfähig ist. Das hat sich zwar mit der 2016er Version etwas geändert, zumindest für auf OneDrive oder SharePoint gespeicherte Dateien. Für das vorliegende Problem hilft das aber in keiner Weise. Wenn man bis Office 2013 (oder auch mit Office 2016 bei nicht in der Cloud gespeicherten und explizit freigegebenen Dateien) versucht, eine Excel-Tabelle zu öffnen, die schon ein anderer Nutzer in Bearbeitung hat, wird sie nur im reinen Lesemodus geladen. Es kann also nur ein einzelner Anwender zur selben Zeit an der Tabelle arbeiten und muss sie erst speichern oder schließen, damit ein anderer ran darf.

„Eigentlich sollte es überhaupt nicht möglich sein, dass zwei Nutzer dieselbe Excel-Tabelle verändern“

Aber OneNote kann doch Multi-User, oder?

Ist die Excel-Tabelle in OneNote eingebunden, scheint das aber plötzlich zu gehen. Zwei oder mehr Nutzer können scheinbar gleichzeitig an derselben Datei arbeiten.

Genau hier liegt das grundsätzliche Missverständnis. Tatsächlich arbeiten beide Nutzer gar nicht an derselben Datei, sondern jeder an einer eigenen Kopie. Das muss ich etwas näher erklären. Folgendes passiert, wenn Sie in OneNote ein Notizbuch laden, das eine Excel-Tabelle (oder sonstige eingebundenen Dateien) enthält:

Das Notizbuch wird beim Öffnen mit allen enthaltenen Abschnitten und Seiten vom zentralen Speicherort (LAN, SharePoint, OneDrive) heruntergeladen und auf der lokalen Platte im Cache-Verzeichnis gespeichert. Alle eventuell eingebundenen Dateien (Auch PDFs oder Bilder) landen dabei als separate Files mit teils kryptischen Dateinamen ebenfalls in diesem Ordner.

Das heißt also: Alleine durch das Öffnen des Notizbuchs existieren nun verschiedene Kopien der Dateien auf den beteiligten Rechnern im jeweiligen Cache-Speicher.

Alle Änderungen an den Notizen erfolgen zunächst nur an diesen lokalen Kopien, nicht am Original auf dem Server. Das gilt für absolut alle Seiteninhalte, also auch für eingebettete Dateien. Da jeder Nutzer seine eigene Kopie bearbeitet, hat Excel nichts zu meckern; an getrennten Dateien hat natürlich jeder Schreibrechte.

Sobald OneNote nun die Notizbücher synchronisiert, also mit dem Original auf OneDrive oder dem LAN-Server abgleicht, werden alle Änderungen analysiert und hochgeladen. Da eine Excel-Datei (wie auch alle anderen Files) wie oben erwähnt nur ein einzelnes Objekt ist, gibt es nur zwei Zustände: Objekt (XLS-Datei) wurde geändert oder eben nicht. In ersterem Fall muss die komplette Excel-Datei auf dem Server gegen die neue Version getauscht werden.

Haben jetzt also zwei Nutzer zunächst getrennt voneinander die nur scheinbar selbe Excel-Datei bearbeitet (in Wahrheit nur die jeweilige Kopie im lokalen Cache), weiß OneNote beim Synchronisieren nicht, wer nun recht hat.

Unlösbares Problem

Für dieses Dilemma gibt es schlichtweg keine perfekte Lösung. Microsoft hatte beim Design von OneNote im Prinzip zwei Möglichkeiten: Entweder es gilt: Wer zuletzt schreibt (synchronisiert), hat recht. Die Alternative, und für die hat sich Microsoft entschieden: Es muss auch nach dem Synchronisieren noch zwei getrennte Versionen geben, damit die Nutzer selbst entscheiden, welche Änderungen denn nun gelten sollen. Diese Lösung ist zunächst einmal „unschädlicher“, weil keine Änderungen verloren gehen. Schließlich würde sich der Nutzer, der zuerst synchronisiert hat, ganz schön wundern, warum seine Änderungen verschwunden und stattdessen nur welche vom Kollegen eingearbeitet sind.

Tatsächlich gibt es, wenn die besagte Fehlermeldung erscheint, mindestens eine weitere Unterseite. Die enthält die geänderte Version des zweiten Nutzers.

Vielleicht denken Sie jetzt: Aber warum gibt es denn keinen Mechanismus, der die Änderungen in beiden Excel-Tabellen (oder OneNote-Seiten) automatisch zusammenführt? Bei näherer Betrachtung ist das aber eine nicht erfüllbare Forderung. Es gibt zu viele Möglichkeiten, dass zwei Änderungen sich gegenseitig widersprechen. Kollege 1 überschreibt den Inhalt einer Zelle mit einem anderen Wert; Kollege 2 löscht dieselbe Zelle. Wie soll ein Algorithmus diese beiden Änderungen zusammenführen?

Und gibt es eine Möglichkeit, den Synchronisationskonflikt komplett zu verhindern? Nur eine, und die ist nicht sonderlich praktikabel: Es darf nicht gleichzeitig bearbeitet werden, sondern nur nacheinander. Dabei müssen alle, die zuvor eine Änderung an einer Datei durchgeführt haben, das Notizbuch auch synchronisiert haben. Erst dann darf der nächste. Das würde eine Menge an Absprachen erfordern und ist alles andere als praxisgerecht.

Zusammenfassung

Das war jetzt eine ganze Menge Text. Hier nochmal eine kompakte Zusammenfassung:

• Alle in OneNote-Notizen eingebundenen Dateien sind einzelne, geschlossene Objekte. OneNote selbst kann sie nur entfernen, kopieren oder verschieben, nicht aber ihren Inhalt ändern.
• Beim Bearbeiten einer auf einer Seite eingefügten Datei werden Änderungen mit dem zugehörigen Programm (z.B. eben Excel selbst) vorgenommen. Und zwar ausschließlich an der beim Öffnen des Notizbuchs heruntergeladenen „Arbeitskopie“ im Cache, nicht am Original auf dem Server.
• Somit kann es verschiedene Versionen der (vermeintlich) selben Datei auf den beteiligten Rechnern geben, die OneNote beim Synchronisieren unmöglich sinnvoll zusammenfassen kann.
• Vorsichthalber speichert OneNote dann alle unterschiedlichen Versionen in eigenen (Unter-) Seiten, um die Anwender die Zusammenführung oder finale Bearbeitung selbst vornehmen zu lassen. Die eingangs erwähnte Fehlermeldung ist genau genommen keine, sondern nur ein Hinweis, dass solche Konfliktkopien existieren und ein manueller Abgleich nötig ist.

Ausblicke: Update möglich und wahrscheinlich?

Man mag sich jetzt darüber maßlos ärgern und Microsoft ob dieser halbgaren Lösung beschimpfen. Tatsächlich aber war zumindest bisher dieses Problem überhaupt nicht elegant lösbar; schon der fehlenden Netzwerk-/Multiuserfähigkeit der Office-Programme wegen. Und OneNote war von vorneherein nie als Datei- oder Dokumentenverwaltung konzipiert, sondern als sehr leistungsfähiges Notizprogramm. Dass es das erste war, dass sich auch ein wenig in Richtung Groupware entwickelt hat (übrigens erst ab Version 2007), kann man ihm nicht vorwerfen.

Die übrigen Office-Module haben einen ersten Ansatz von Teamfähigkeit erst mit der Version 2016 entwickelt. Es ist zwar durchaus denkbar, dass Microsoft die Einbindung von Office-Dateien in OneNote grundsätzlich überarbeitet. Dann aber mit Sicherheit mit einigen Voraussetzungen und Einschränkungen. So würden ganz sicher nur solche Dateien und Dokumente unterstützt, die auf OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint liegen, nicht aber im LAN. Das ist ja jetzt mit MS Office 2016 selbst schon so. Außerdem müssten alle Beteiligten die 2016er Versionen sowohl von Office als auch von OneNote nutzen; die älteren Office-Pakete würden ganz sicher nicht erweitert werden.

Andererseits hat Microsoft in den letzten Jahren wenig Interesse gezeigt, das Office-OneNote überhaupt weiterzuentwickeln. Tatsächlich ist die ziemlich halbherzige Einbindung von Excel-, PowerPoint- und Visio-Files in OneNote 2013 die letzte echte Funktionserweiterung des Desktop-OneNote gewesen. Eine „echte“ Multi-User-Funktion für eingebundene Dokumente müsste dann eigentlich auch für die anderen Versionen von OneNote implementiert werden. Bei OneNote für den Mac kann ich mir das mit Mühe gerade noch vorstellen, bei iOS und der der Win-10-App schon weniger und bei Android eher gar nicht.

Mein Tipp: Dateien in OneNote grundsätzlich eher zum Archivieren nehmen, nicht zur gemeinsamen dynamischen Bearbeitung im Team!