Notizbücher auf LAN-Server und NAS

Teamwork und Zugriff auf Notizen von mehreren Geräten aus – ohne OneDrive oder SharePoint? Geht! Allerdings nur mit einem Windows-OneNote aus dem Office-Paket.

Es fällt schon fast unter „verlorengegangenes Wissen“: Um in einer Firma oder dem Home Office von mehreren Geräten / Arbeitsplätzen (auch von unterschiedlichen Nutzern) aus auf OneNote-Notizbücher zuzugreifen, gemeinsam daran zu arbeiten und Änderungen synchron zu halten, braucht’s weder OneDrive noch SharePoint. Ein lokales Netzwerk mit einem für mehrere Nutzer zugänglichen Speicherbereich tut es auch. Das kann ein ausgewachsener Fileserver oder auch ein einfaches NAS-Gerät sein. Sogar eine externe USB-Platte an einer Fritz-Box funktioniert.

Diese Funktion eignet sich nicht nur für das gemeinsame Arbeiten an Notizbüchern in einem Unternehmen, Team, unter Bekannten oder in der Familie. Einzelanwender können damit Notizen auch zwischen unterschiedlichen Windows-Geräten (Notebook, Desktop, Windows-Tablet) synchron halten.

Dabei handelt es sich hierbei nicht einmal um einen besonderen Kniff oder exotischen Workaround, sondern um eine ganz offizielle OneNote-Fähigkeit – eingeführt bereits mit OneNote 2007 und im aktuellen OneNote 2016 immer noch vorhanden. Seit Microsoft die Nutzer aufgrund ihrer neuen Firmenstrategie mit zunehmend gar nicht mehr so sanftem Nachdruck in Richtung OneDrive und Office 365 schubsen will, wird diese Fähigkeit aber hartnäckig verschwiegen und in der Oberfläche gut versteckt. Genauso gut, wie die Möglichkeit, Office mit einer Seriennummer freizuschalten oder die Windows-Anmeldung mit einem lokalen Benutzerkonto anstelle eines Microsoft-Kontos.

Dieser Beitrag soll an die Teamwork- und Synchronisationsfähigkeiten von OneNote 2007-2016 im lokalen Netzwerk erinnern und – falls Sie die gar nicht kennen sollten – zeigen, wie es geht.

 

Voraussetzungen und Einschränkungen

Die allerwichtigste Voraussetzung bedingt auch die größte Einschränkung:

Alle beteiligten Rechner und Nutzer müssen OneNote für Windows einsetzen, und zwar zwingend in einer mit Office 2007 bis 2016 installierten Version (oder einer als Standalone-Paket gekauften Vollversion)! Ob auf einem Desktop-PC, einem Notebook oder einem Tablet-PC mit Windows 7, 8, 8.1 oder 10 ist indes egal.

Außen vor bleiben also:

• OneNote Online
  
• OneNote für iOS
  
• OneNote für den Mac
  
• OneNote für Android
  
• OneNote Universal App für Windows 8/10
  
• OneNote 2013/2016 in der kostenlosen Version
  

Es gibt keinerlei Möglichkeit, mit einer der aufgezählten OneNote-Versionen auf Notizbücher zuzugreifen, die in einer LAN-Freigabe (z.B. auf einem Fileserver) gespeichert sind. Näheres im Beitrag Wolkenlos: OneNote ohne OneDrive?

 

Weitere Voraussetzungen und Besonderheiten:

1. Das Notizbuch muss für alle Beteiligen über eine Netzwerk-Freigabe erreichbar sein. Geht es darum, als Einzelnutzer von verschiedenen Geräten aus auf die Notizen zuzugreifen, wird es sich am ehesten um einen Ordner im eigenen Home-Verzeichnis handeln. Bei mehreren Nutzern muss es in einem Ordner oder auf einem Laufwerk liegen, auf das alle zugreifen dürfen.
2. Es gibt innerhalb von OneNote keine Unterscheidung für die Zugriffsrechte. Im Gegensatz zu einem per Link geteilten OneDrive-Notizbuch können Sie also keine Schreib- oder Leserechte bestimmen. Die Rechtevergabe erfolgt auf Datei- und Ordnerebene durch die entsprechenden Netzwerk-Mechanismen, ggf. festgelegt durch den Administrator. Wer auf den Speicherort nur lesend zugreifen darf, hat auch im dort abgelegten OneNote-Notizbuch keine Schreibrechte.

Und so geht’s:

 

Notizbuch im Netzwerk anlegen

Mit OneNote 2013 oder 2016 (mit früheren Versionen geht’s ähnlich) legen Sie ein Netzwerknotizbuch folgendermaßen an:

1. Klicken Sie auf Datei und dann auf Neu.
   
2. Bei der linken Auswahl für den Speicherort wählen Sie Dieser PC.
   
3. Im rechen Bereich tragen Sie in das entsprechende Feld den Notizbuchnamen ein. Klicken Sie noch nicht auf Notizbuch erstellen, sondern zuerst auf den Link In einem anderen Ordner erstellen.
   
4. Im folgenden Dateidialog navigieren Sie zum gewünschten Netzwerk-Speicherort. Ob Sie dabei über den Bereich Netzwerk gehen oder der Netzwerkfreigabe einen Laufwerksbuchstaben zugeordnet haben, spielt keine Rolle.
   
5. Bestätigen Sie mit Erstellen.
   

Das war’s schon. Das Navigieren zum Netzwerkordner können Sie sich künftig für weitere Notizbücher sparen, wenn Sie den OneNote-Standardspeicherort ändern. Mehr dazu etwas weiter unten in diesem Beitrag.

 

Vorhandenes Notizbuch ins Netz verschieben

Jetzt haben Sie vielleicht bereits ein Notizbuch, das nicht auf einer Netzwerkfreigabe liegt, sondern auf OneDrive oder der lokalen Platte des PCs. So verschieben Sie es auf einen Netzwerkserver:

1. Ist das Notizbuch auf der lokalen Platte gespeichert, klappt das Verschieben am einfachsten per Windows-Explorer. Schließen Sie am besten zuerst das Notizbuch in OneNote. Navigieren Sie dann per Explorer zum Speicherort des Notizbuchs, standardmäßig C:\Users\<Ihr Benutzername>\Documents\OneNote (mehr dazu weiter unten). Sie finden dort Ordner, die dieselben Bezeichnungen tragen wie die zugehörigen Notizbücher. Verschieben Sie den kompletten Ordner jedes Notizbuchs an den gewünschten Ort auf dem Netzwerkserver. Öffnen Sie es dann von dort aus (siehe nächster Abschnitt)
2. Liegt das betreffende Notizbuch dagegen auf OneDrive oder OneDrive for Business, ist das Verschieben ein bisschen aufwändiger. Sie müssen zunächst auf dem Netzwerk-Server ein neues, leeres Notizbuch anlegen und von der Cloud-Version Abschnitt für Abschnitt kopieren oder verschieben. Eine Anleitung hierzu finden Sie in einem anderen Beitrag dieses Blogs.

Netzwerk-Notizbuch öffnen

Ein auf einem Netzwerk-Speicherplatz lagerndes Notizbuch in OneNote zu öffnen, ist simpel. Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. Unter OneNote wählen Sie Datei – Öffnen und im Abschnitt Von anderen Orten aus öffnen klicken Sie auf Durchsuchen. Navigieren Sie zum Speicherort des Notizbuchs auf dem Server (egal, ob dem ein Laufwerkbuchstabe zugewiesen ist oder Sie über den Explorer-Bereich Netzwerk gehen müssen). Im Ordner, der denselben Namen wie das Notizbuch trägt, wählen Sie die Datei mit dem Namen Notizbuch öffnen und klicken auf Öffnen.
2. Vom Windows-Explorer aus: Navigieren Sie zum Speicherort den Notizbuchs im Netz, öffnen Sie den Ordner, der den Namen des Notizbuchs trägt und klicken Sie die Datei Notizbuch öffnen an. Werden die Dateinamenerweiterungen in Ihrem Explorer angezeigt, heißt die Datei Notizbuch öffnen.onetoc2. Das „toc“ in dieser seltsamen Endung steht übrigens für „table of content“, also Inhaltsverzeichnis.

 

Links zum Notizbuch

Sie können natürlich auch zum Netzwerk-Notizbuch (oder einzelnen Abschnitten oder Seiten darin) direkt verlinken. Etwa, um die entsprechenden Links weiterzugeben oder einen Desktop-Verknüpfung anzulegen. Wie das genau geht, steht im Beitrag „Direkt zu einer Notiz verlinken„.

Hinweis: Da das Notizbuch nicht auf OneDrive liegt, enthält der Link keinen https-Teil. Sie können Sich also das Bearbeiten des Links per Texteditor sparen und ihn direkt aus der Zwischenablage in eine Mail oder eine Desktop-Verknüpfung kopieren.

Auch spielt es keine Rolle, ob Sie einen virtuellen Laufwerksbuchstaben für den Netzwerk-Share verwenden. Der Link enthält immer nur die URL in UNC-Notation (\\Server\Freigabe\Ordner…). Damit funktioniert er auch für andere Nutzer, die auf die Netzwerk-Freigabe vielleicht mit einem anderen oder ohne Laufwerksbuchstaben zugreifen.

Übrigens: Wenn Sie wissen möchten, wo ein bestimmtes Notizbuch gespeichert ist, klicken Sie es in der Notizbuch-Navigation mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag Eigenschaften. Hier wird Ihnen auch der exakte Speicherort gezeigt.

 

Standard-Speicherort für Notizbücher ändern

Standardmäßig speichert das Office-OneNote lokale Notizbücher in einem Unterordner Ihres lokalen Benutzerverzeichnisses. Genauer: unter C:\Users\<Ihr Benutzername>\Documents\OneNote. Jedes Notizbuch erhält hier einen eigenen Unterordner. Sie können diesen Standard-Speicherort aber ändern, so dass zum Beispiel alle neuen Notizbücher künftig in einem bestimmten Netzwerk-Ordner angelegt werden, ohne dass Sie jedes Mal umständlich dorthin navigieren müssten:

1. Öffnen Sie in OneNote 2013/2013 die Optionen nach einem Klick auf Datei und wählen Sie im linken Bereich den Menüeintrag Speichern und Sichern.
2. Ganz oben finden Sie unter Speichern drei Pfadeinstellungen. Interessant ist hier die dritte, Notizbuch-Standardspeicherort. Markieren Sie den Eintrag und klicken dann auf den Button Ändern….
3. Es öffnet sich das Dateiauswahlfenster von Windows. Navigieren Sie zum gewünschten (Netzwerk-) Speicherort und bestätigen Sie mit Auswählen.

Ab sofort reicht beim Anlegen eines neuen Notizbuchs die Auswahl Dieser PC unter Datei – Neu und die Eingabe eines Namens, um das Notizbuch direkt im eingestellten Netzwerk-Ordner zu speichern.

 

Außer Haus? VPN!

Voraussetzung für den Zugriff auf Notizbücher in einem LAN ist natürlich, dass Ihr Rechner mit diesem Netzwerk verbunden ist – egal, ob per Kabelverbindung oder per WLAN. Zumindest für das Synchronisieren der lokalen Cache-Version mit der auf dem Netzwerkspeicher. Soll heißen: Wie auch bei Notizbüchern auf OneDrive können Sie natürlich mit der lokalen Kopie auf Ihrem PC arbeiten, auch wenn Sie gerade nicht mit dem LAN verbunden sind. Nur sehen Sie die Änderungen anderer Nutzer erst dann, wenn wieder eine Verbindung besteht und das Notizbuch synchronisiert wurde. Andersherum gilt dasselbe: Kollegen bekommen von Ihren Änderungen natürlich erst nach dem Synchronisieren etwas mit.

Eine Möglichkeit, auch unterwegs Ihr lokales OneNote-Notizbuch mit der zentralen LAN-Version abgleichen, gibt es doch: Mit einem VPN-Tunnel.

Das ist bekanntermaßen eine Netzwerk-Verbindung (in der Regel via Internet), bei dem es für Ihren Rechner so aussieht, als wäre er physikalisch ins entfernte LAN eingebunden, also vor Ort. In diesem Fall ist natürlich auch der Zugriff auf OneNote-Notizbücher auf dem Netzwerkserver möglich – wenn die VPN-Einrichtung entsprechend passt.

Die Konfiguration einer eigenen VPN-Lösung im Heimnetzwerk erfordert neben einem entsprechend befähigten Router oder Server auch eine ordentliche Portion Grundwissen. In Unternehmen ist das natürlich eine Angelegenheit des Administrators bzw. der IT-Abteilung.

Wichtig: Auch wenn Ihr Nicht-Windows-Mobilgerät, etwa Ihr iPad, durchaus in der Lage ist, sich per VPN ins Firmennetz einzuwählen, hilft das in Sachen OneNote nichts. Die OneNote-App für iOS (und alle anderen OneNote-Versionen außer der aus dem Windows-Office-Paket, s.o.) ist schlicht nicht in der Lage, Notizbücher von einem beliebigen Speicherplatz aus zu öffnen. Die VPN-Lösung ist nur interessant für PCs, Notebooks oder Tablets, auf denen Windows 7, 8 oder 10 läuft und die Office-Version von OneNote installiert ist.