Schnelle Notizen: Post-It-Zettel in OneNote 2010 / 2013

Onenote 2010 und  2013 bieten eine wenig bekannte Möglichkeit, „mal eben“ eine Kurznotiz festzuhalten – egal, in welchem Programm Sie sich gerade befinden und ob OneNote gestartet ist oder nicht. Eine hervorragende Alternative zu Post-It-Sammlungen am Monitorrand oder auf Briefumschläge gekritzelte Telefonnummern oder Adressen.

Warum kritzeln selbst überzeugte Onenote-Nutzer Telefonnummern, einen Namen oder eine Mailadresse lieber auf den nächstbesten Schmierzettel oder einen herumliegenden Briefumschlag? Weil das mit OneNote viel zu umständlich scheint: Programm laden, das passende Notizbuch öffnen, einen Abschnitt auswählen, eine neue Seite anlegen, einen Seitentitel ausdenken – unmöglich während eines Telefongesprächs.

Was viele nicht wissen: Es geht mit OneNote 2010/2013 mindestens genauso schnell. Der Schlüssel zum „fix mal eben was notieren“ ist eine ziemlich versteckte Funktion namens „Schnelle Notizen“. Sie lässt sich in etwa mit Post-It-Zetteln vergleichen und setzt nur voraus, dass der speicherresidente OneNote-Launcher, der auch für die Screenshot-Funktion verantwortlich ist, läuft. Das ist standardmäßig sowieso der Fall. OneNote selbst muss gar nicht gestartet sein.

So nutzen Sie die „Post-It“-Methode von OneNote, völlig unabhängig davon, in welchem Programm Sie sich gerade befinden:

1. Drücken Sie [WIN]+[N]und dann nochmals auf [N], um ein Fenster für eine neue schnelle Notiz zu öffnen (quasi einen neuen, leeren Post-It-Klebezettel). Es erscheint ein relativ kleines und bis auf eine Titelleiste mit ein paar Symbolen leeres Fenster, in dem ein blinkender Cursor auf Ihre Notiz wartet.
2. Tippen Sie, was immer sie festhalten möchten.
3. Möchten Sie die Notiz nicht im Blick behalten, schließen Sie das Fenster einfach durch einen Klick auf das x rechts oben. Keine Sorge, die Notiz ist in OneNote gespeichert.

Tatsächlich steckt hinter dem unscheinbaren Notizfenster das komplette OneNote mit allen Funktionen, wie sich leicht zeigen lässt. Öffnen Sie mit [WIN] + [N] + [N] eine neue Notiz und klicken Sie darin auf den oberen Fensterrand (der mit den drei Punkten betitelt ist). Dann erscheint nämlich ein Teil der bekannten Symbolleisten mit den wichtigsten Formatierungs- und Zeichenfunktionen. Die können Sie natürlich beim schnellen Notieren auch nutzen.

Klicken Sie auf das Symbol mit dem diagonalen Doppelpfeil rechts oben, öffnet sich sogar die vollständige OneNote-Oberfläche und erlaubt die Bearbeitung und Gestaltung der Notiz mit allen Features.

Hier zeigt sich auch, wo OneNote die schnellen Notizen speichert. Bei schnellen Notizen haben Sie nicht, wie etwa bei Screenshots, die Möglichkeit, Notizbuch und Abschnitt als Ziel aus einer Liste auszuwählen. Stattdessen gelangen schnelle Notizen grundsätzlich in einen speziellen, standardmäßig angelegten Abschnitt auf einer jeweils neuen Seite. Sie finden ihn am unteren Rand der Notizbuchliste.

Wie Sie mit den so gesammelten Notizen weiter verfahren, bleibt Ihnen überlassen. Entweder, Sie behalten den Abschnitt »Schnelle Notizen« als wilden Zettelkasten, oder Sie ordnen die einzelnen Seiten nach Bedarf Ihren richtigen Notizbüchern und Abschnitten zu. Das geht per Rechtsklick auf die Notiz in der Seitenliste, dann „Verschieben oder Kopieren…“.

In welchem Notizbuch der Abschnitt „Schnelle Notizen“ tatsächlich liegt, lässt sich einstellen. Das ist ja nicht unwichtig, wenn auch diese Notizen auf anderen Geräten zur Verfügung stehen sollen und der Abschnitt somit in einem auf OneDrive oder Sharepoint gespeicherten Notizbuch liegen muss.

• Öffnen Sie die Backstage-Ansicht per Klick auf „Datei“ und links dann die „Optionen“.
• Im Abschnitt Speichern und sichern markieren Sie ganz oben im Abschnitt Speichern den Eintrag Abschnitt „Schnelle Notizen“ und klicken auf „Ändern…“.
• Im folgenden Dialog wählen Sie das Notizbuch und den Abschnitt aus, der künftig die „Schnellen Notizen“ enthalten soll.

Hat man sich einmal an das etwas umständliche Anlegen einer neuen Notiz mit der doppelten Tastenkombination gewöhnt (Tastaturen mit Makrofunktion oder Tools wie AutoHotkey oder Phrase Express sind hier sehr hilfreich!), dürfte dieser Tipp den Zettelhaufen auf dem Schreibtisch deutlich verkleinern.