Scannen mit OneNote 2016

Bekanntlich hat Microsoft OneNote 2016 der Scan-Funktion beraubt. Es gibt aber einen ganz passablen Workaround mit Hilfe eines Freeware-Tools.

Dass ich Microsofts Begründung für das ersatzlose Streichen der Scan-Funktion (also das direkte Einlesen von Dokumenten in eine Notizseite via TWAIN-Treiber über einen Befehl im Einfügen-Menü) für fadenscheinig halte, sei dahingestellt. Sie ist weg und kommt höchstwahrscheinlich auch nicht wieder.

Ich selbst hatte auf meinem Arbeits-PC aus diesem Grund sogar wieder auf Office 2013 „downgegradet“, so wichtig war mir diese Funktion. Die Alternative – also Scannen, in einen Ordner speichern, als Ausdruck in OneNote importieren – war mir immer viel zu umständlich. Zwischenzeitlich bin ich sogar dazu übergegangen, Belege und sonstige Dokumente, die ich in OneNote ablegen will, mit dem iPad und der Office-Lens-Funktion (nur im iOS-OneNote direkt integriert, ansonsten separate App) abzufotografieren und an ein Notizbuch zu senden.

Dann kam mir eine Idee: Es gibt ja den OneNote-Druckertreiber. Zudem – so dachte ich zumindest – sollten die meisten Scanprogramme doch immer noch die Funktion besitzen, Eingescanntes sofort auf einem Drucker auszugeben – warum nicht auf dem „OneNote-Drucker“?

Leider, so musste ich feststellen, ist eben jene Scan->Druck-Funktion gar nicht mehr selbstverständlich. Das liegt vermutlich daran, dass der Großteil verkaufter Scanner Bestandteil eines Multifunktionsdruckers sind. Und da braucht es eine solche Funktion nicht, handelt es sich doch um nichts anderes als eine Fotokopie. Und das können die Geräte allesamt ohne PC-Mitwirkung.

Fotokopier-Tool zweckentfremdet

Zum Glück gibt es ein kleines, pfiffiges Freeware-Programm namens iCopy (hat trotz des Namens nichts mit Apple oder Mac zu tun), das exakt das tut, was ich will. Also ein Dokument scannen und dann direkt auf einem Drucker meiner Wahl ausgeben – auch auf dem OneNote-Drucker. Es ist ursprünglich gedacht, um aus der Kombination Standalone-Scanner und (beliebiger) Drucker einen Fotokopierer zu machen. Es lässt sich aber eben auch wunderbar nutzen, um Scans direkt an OneNote zu schicken.

So geht’s (keine Angst, die Aktion ist wesentlich einfacher und schneller als die Länge der folgenden Beschreibung vermuten lässt):

1. Laden Sie sich das Tool iCopy von http://icopy.sourceforge.net/download/
   Je nachdem, ob Sie sich für die portable Version oder die mit Windows-Installer entschieden haben, müssen Sie es auspacken oder per Setup-Programm einrichten.
2. Starten Sie iCopy und wählen Ihren Scanner aus (Klick auf den gleichnamigen Button). iCopy unterstützt die meisten Scanner mit WIA-Treiber. Auf der Herstellerseite gibt es eine Liste unterstützter Scannermodelle. Auch wenn Ihr Gerät nicht aufgeführt ist (wie auch der von mir im Test verwendete Canon MP 280), kann es trotzdem funktionieren. Wenn Sie – was wahrscheinlich ist – nur einen Scanner angeschlossen haben, klicken Sie trotzdem auf den Button, um zu überprüfen, ob Ihr Scanner erkannt wurde.
3. Klicken Sie dann auf Druckereinstellungen und selektieren unter Drucker auswählen den Eintrag An OneNote 2016 senden und bestätigen mit Drucken. Keine Sorge, es wird noch nichts gedruckt. Es handelt sich lediglich um einen Übersetzungsfehler; der Button sollte einfach mit OK beschriftet sein.
   

Damit ist die Einrichtung auch schon fertig. Und so scannen Sie fortan direkt in eine OneNote-Notiz:

1. Legen Sie das zu scannende Dokument in den Scanner und starten Sie iCopy.
2. Beginnen Sie den Scanvorgang für einzelne Dokumente mit einem Klick auf den blauen Button. Für Mehrfachscans nutzen Sie stattdessen den unteren linken Button.
   
3. Nach Abschluss des Scans öffnet sich die bekannte Dialogbox von OneNote (COM-API, siehe Kasten ganz unten), in der Sie Zielnotizbuch, -abschnitt und -seite bestimmen können.
   
4. Bestätigen Sie mit OK, woraufhin der Scan an der gewünschten Stelle eingefügt wird.
   

Tipp: Wenn Sie im Auswahldialog für die Zielseite in OneNote das Häkchen bei Ausdrucke immer an den gewählten Speicherort senden setzen, landen die Scan künftig ohne Rückfrage an der angegebenen Stelle. Diese Einstellungen lässt sich in den Optionen wieder zurücksetzen (siehe dieser ältere Blog-Beitrag)

Immer nur ganze Seiten – Onetastic hilft

Den größten Nachteil dieser Methode – außer dem geänderten Arbeitsablauf, der ja nicht direkt in der OneNote-Notiz startet – will ich nicht verschweigen:

Alles, was Sie mit einem Drucker (auch dem OneNote-Drucker) ausgeben, wird in ein vorgegebenes Papierformat gepresst. Soll heißen: Wenn in iCopy „A4“ eingestellt ist, landet auch eine komplette DIN A4-Seite in der Notiz. Auch dann, wenn das gescannte Dokument nur ein kleiner Kassenbon ist. Zwar können Sie in iCopy wie in jeder gängigen Scan-Software den einzulesenden Bereich per Vorschau-Funktion vor dem Scannen begrenzen. Das dient in diesem Fall aber nur dazu, nicht gewünschte Bereiche auszusparen; der „Ausdruck“ erfolgt natürlich immer im vorgegebenen Papierformat.

Beste Abhilfe bietet das kostenlose Add-in Onetastic. Es enthält nämlich eine Funktion, um direkt in OneNote Bilder zu beschneiden. Das geht ganz einfach:

1. Rechtsklick auf das Bild / eingescannte Dokument.
2. Zuschneiden aus dem Kontextmenü wählen.
3. Das Bild erscheint in einem neuen Fenster. Ziehen Sie hier die Randbegrenzungen auf die gewünschten Dimensionen.
   
4. Auf Akzeptieren klicken – fertig.

Obwohl die „Vollversion“ von Onetastic inzwischen kostenpflichtig geworden ist, steht die Zuschneiden-Funktion auch in der Gratis-Version uneingeschränkt zur Verfügung.

Klar – ein hundertprozentiger Ersatz für die gestrichene Scan-Funktion in OneNote 2010/2013 ist die hier gezeigte Methode nicht. Aber wie ich finde, ein Workaround, mit dem man gut leben kann.