Notizbücher von OneDrive for Business herunterladen

Und es geht doch: Mit ein paar Tricks ist es möglich, Notizbücher als ONE-Dateien zur lokalen Sicherung auch von OneDrive for Business herunterzuladen.

Wie Sie Notizbücher nur per Webbrowser vom „normalen“ (Consumer- oder persönlichen) OneDrive herunterladen können, habe ich Ihnen in einem anderen Artikel schon gezeigt. Bislang war ich der festen Meinung, dass das mit OneDrive for Business nicht klappt.

Bis mich meine sehr geschätzte MVP-Kollegin Marjolein Hoekstra auf einen noch wilderen Trick gebracht hat, mit dem das eben auch in OneDrive for Business geht, welches ja auf Sharepoint Online basiert.

Wer braucht das überhaupt?

Man könnte meinen, dass jeder, der OneDrive for Business nutzt, auch Office 2016 installiert hat und damit die Vollversion von OneNote 2016 besitzt. Und das hat bekanntlich eine eingebaute Backup-Funktion, die im Wesentlichen dasselbe tut wie die nachstehende Anleitung. Letzteres stimmt, ersteres nicht unbedingt.

Denn zum Einen gibt es durchaus Office-365-Abos („Pläne“), die eben kein lokal installierbares Office 2016 enthalten, wohl aber den Zugriff auf das „große“ OneDrive, etwa den Business Essentials Plan.

Dann sind da auch noch die Mac-User mit Office 365 Abo. Die bekommen zumeist zwar auch ein Office 2016. Das zugehörige OneNote ist aber die normale App, wie sie auch im App-Store kostenlos zu haben ist – und damit ohne Backup-Funktion.

So geht’s

Trifft einer der Fälle auf sie zu oder möchten Sie aus einem anderen Grund eine Kopie eines OneNote-Notizbuchs direkt mit dem Browser aus Ihrem OneDrive for Business herunterladen, bekommen Sie das folgendermaßen hin:

  1. Öffnen Sie den Ordner in OneDrive for Business per Webbrowser (der lokale Synchronisationsordner im Windows-Explorer oder Mac-Finder hilft nichts!), in dem das entsprechende Notizbuch aufgelistet ist. Klicken Sie das Notizbuch nicht an! Es würde sich nur in OneNote Online öffnen.
  2. Erweitern Sie nun die URL in der Adresszeile des Browsers um ein „/“ und den exakten Notizbuchnamen. Sie brauchen für das „/“ kein „%2F“ einzugeben und für eventuelle Leerzeichen im Namen auch kein „%20“; das wandelt der Browser normalerweise automatisch um. (Klicken Sie das unten stehende Bild an, um es zu vergrößern)
  3. Nach einem Druck auf die Eingabetaste sollten Sie den Inhalt des Notizbuchs sehen: ONE-Dateien für jeden Abschnitt, evtl. weitere Ordner für Abschnittsgruppen und/oder den Papierkorb und eine .ONETOC2-Datei, die als Index dient.
  4. Wichtig: Sollte es weder Abschnittsgruppen noch einen Papierkorb-Ordner geben, sondern ausschließlich .ONE-Dateien und die ONETOC2, legen Sie hier einen neuen, leeren Ordner an. Der darf einen beliebigen Namen bekommen, etwa „Temp“. Ist hingegen schon mindestens ein Unterordner enthalten, können Sie sich diesen Schritt sparen.
  5. Klicken Sie jetzt links oben an der Dateiliste auf das Häkchen, um alle Files und Ordner auszuwählen. Öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Befehl Herunterladen. Der erscheint nur dann im Menü, wenn es im OneNote-Ordner mindestens einen Unterordner oder eine „artfremde“ Datei gibt.

Auf Ihrer Platte landet im Downloadverzeichnis nun eine ZIP-Datei, die die gesamte Ordnerstruktur und alle Inhalte in Form von ONE-Dateien enthält. Packen Sie die in einen beliebigen Ordner aus, lässt sich das Notizbuch (nur mit der Windows-Office-Version von OneNote 2013/2016!) direkt öffnen. Dazu reicht ein Doppelklick auf die ONETOC2-Datei oder auch eine beliebige ONE-Datei.

Es gibt leider keine Möglichkeit, mehrere Notizbücher auf einmal herunterzuladen. Sie müssen die oben stehenden Schritte für jedes einzelne Notizbuch wiederholen.

Blöd für Mac-User: Sie können die heruntergeladenen Dateien NICHT öffnen. Ihr einziger Ausweg ist der Zugriff auf einen Windows-Rechner oder eine Windows-auf-Mac-Lösung (Parallels, Fusion, Bootcamp) und ein dazugehöriges Office für Windows. Aber im Notfall ist diese Hürde noch besser als überhaupt kein Backup.

Eine Erklärung für die seltsame Nummer mit dem Dummy-Ordner habe ich nicht parat, nur eine Vermutung: Möglicherweise hat Microsoft aktiv versucht, den Download von OneNote-Dateien zu blockieren und den „Herunterladen“-Befehl deaktiviert, wenn (ausschließlich) ONE- und ONETOC2-Dateien im Ordner stecken. Gibt es hingegen andere Files oder Order, will man dem User den Zugriff dann doch nicht verwehren; beim Download kommen die OneNote-Files dann einfach mit. Aber das ist wie gesagt nur eine Vermutung und es ist auch nicht klar, ob dieser Trick ewig funktioniert oder dem irgendwann auch ein Riegel vorgeschoben wird.

7 Kommentare

  1. Hat bei mir Heute nicht funktioniert…
    Scheint nun aber zu Funktionieren, in dem ich auf die alte version von OneDrive gieng, welche Downloads für oneNote erlaubt. Und browser wechselte um zu verhindern, dass no Script reinfunkt.

    Andere Frage:
    Ich habe meine Notizbücher mit der Win10 app angelegt, weil ich die am praktischten finde. Ich hätte jedoch Zugriff auf die 2016 Version.
    Nur, wenn ich meine notizbücher dort öffne kann ich trotzdem kein backup machen. Gibt es für das eine lösung?
    Danke Lorenz

  2. Hi, schöne Anleitung. Überlegte gerade, ob onedrive als dateiablagesystem für meine privaten Dokumente auch taugt.
    Die Anleitung hier funktioniert bei mir am mac leider nicht. Trotz Anlegen eines temp Ordner erscheint keine download Möglichkeit für einzelne onenote Ordner. Damit ist, zumindest für mich onenote als langfristiges Ablagesystem gestorben.
    Irgendjemand eine Idee als brauchbare Alternative zur langfristigen Ablage a la elektronischem Leitzordner?
    Idealerweise Plattformübergreifend für mac und linux?

    • Stefan Wischner

      Hallo,

      Ich werde, wenn ich Zeit finde, die Anleitung nochmals überprüfen, auch vom Mac aus. Möglicherweise hat Microsof die Hintertür inzwischen geschlossen.

      Als Dateiablagesystem würde ich OneNote ohnehin nicht missbrauchen; da sprechen jede Menge Gründe dagegen. Es ist und bleibt ein Notizprogramm und kein Dokumentenmanagement-System. Ein solchen brauchten Sie wohl, aber da ist mir nichts „bezahlbares“ und plattformübergreifendes bekannt. Viele Mac-User schwören aber offenbar auf Devonthink (Gibt’s nicht für Windows).

    • Hallo,

      auf der Sharepoint Seite konnte auch mit zusätzlich erstellter, nicht OneNote Datei, nicht mehrere
      OneNote Dateien zum anschließenden Download ausgewählt werden.
      Wird lediglich eine Datei mit Rechts-Click ausgewählt dann kann diese gesichert werden!
      So muss man dann alle Dateien durchgehen…
      Das Ganze auf dem PC. Wie dies auf dem MAC ausschaut, ist mir nicht bekannt.

      Gruß
      Michael

  3. Lieber Stefan, liebe Community,

    vielen Dank für diesen hilfreichen Tipp – so konnte ich an alle persönlichen O365-Notebooks kommen. Leider klappt das nicht bei den in Teams angelegten Notizbüchern/Kursnotizbüchern.
    Unter
    domain.sharepoint.com/sites/teamname/SiteAssets/
    sehe ich den entsprechenden Link, aber hier klappt das Herunterladen leider gar nicht, und wegen eines Umzugs zu einem anderen O365 muss ich mir die alle rausholen… Ich habe auch schon den Trick mit Kopieren in meine OneDrive probiert, das kopiert nur den Link.

    Habt ihr einen heißen Tipp für mich?
    Martin

    Weiß jemand, ob dieser

  4. Hallo!

    Ich habe ähnliche Sorgen um den Verlust der Notizbücher.
    Allerdings funktioniert bei mir laut der obigen Anleitung der Schritt 2 nicht: Gebe ich „/xxxx“ mit dem Namen des Notizbuches ein, so lädt nur die Seite neu, es erscheinen keinerlei .one-Dateien….
    Kann mir jemand helfen?
    Dankeschön!

    Jo

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