Völlig kostenlos: OneNote 2013 für Windows 7 und 8

Noch ein Paukenschlag rund um OneNote: Auch OneNote für Windows ist nun völlig gratis zu haben. Nein, nicht die Kachelausgabe für Windows 8, sondern das volle Paket. Also OneNote 2013. Oder doch nicht? Der OneNote-Blog hat dem geschenkten Gaul mal tief ins Maul geschaut.

OneNote für Windows-Nutzer kostenlos? Das gibt es doch schon, nämlich die App im Metro-/ModernUI-/Kacheldesign. Richtig, aber die macht eigentlich nur auf entsprechenden Tablets Spaß und lässt sehr viele Features von OneNote 2013 vermissen. Außerdem sperrt sie Nutzer von Windows 7 komplett aus.

Das, was Microsoft dagegen seit ein paar Tagen zum kostenlosen Download anbietet, sieht verblüffend nach OneNote 2013 aus. Schon die Zahl der Menüs lässt eher darauf schließen, dass das Unternehmen aus Redmond den Versuch aufgegeben hat, OneNote auch als separates Paket zu verkaufen – obwohl es seit 2007 Bestandteil von Microsoft Office ist – und das Programm nun für lau unter die Leute bringt.

Aber – Microsoft ist nun mal Microsoft und alles andere als bekannt dafür, gute Software einfach so zu verschenken. Das Angebot muss doch mindestens einen riesigen Haken haben. Es kann sich unmöglich um das komplette OneNote 2013 handeln. Doch, tut es … naja … fast! Ein paar Kröten gibt es doch zu schlucken, aber nur eine davon mag dem einen oder anderen schwer im Magen liegen:

Update 11.2.2015: Eine neue Version der kostenlosen Ausgabe von OneNote 2013 hebt die meisten der in diesem Beitrag beschriebenen Einschränkungen wieder auf. Hier der zugehörige Beitrag. Ich lasse den Originalartikel hier trotzdem stehen, quasi als chronologische Dokumentation. Kurzfassung der Neuerungen: OneDrive only bleibt, das meiste andere, wie Passwortschutz, Audioaufzeichnungen und Versionsverwaltung geht inzwischen auch mit der kostenlosen Version.

Nur OneDrive – nicht wirklich überraschend

Der entscheidende Unterschied zum vollwertigen OneNote 2013 lässt sich schon bei der Installation erahnen. Denn die verlangt gleich zu Beginn nach einer Anmeldung mit einem Microsoft-Konto oder der Einrichtung eines solchen. Wie auch Windows-8-App und Mac-Version speichert und öffnet auch das kostenlose Windows-OneNote Notizbücher ausschließlich auf OneDrive (vormals SkyDrive). Sowohl lokale OneNote-Dateien (vom Offline-Cache abgesehen) als auch Notizbücher auf SharePoint und SharePoint Online (OneDrive for Business) bleiben dem „richtigen“ OneNote 2013 vorbehalten. Das steckt nach wie vor in allen Office-Paketen außer Office 365 Small Business (ohne „Premium“).

Blöd nur, dass Microsoft vergessen hat, in der Backstage-Ansicht (da, wo man Notizbücher öffnet oder anlegt) der Gratisversion die anderen Speicherorte wie „Computer“ oder eventuell vorhandene und mit einem „großen“ OneNote schon mal genutzte Sharepoint-Bibliotheken auszublenden. Wählt man jedoch einen anderen Speicherort als OneDrive, erntet man lediglich eine trockene Fehlermeldung. (siehe Bild).

Die OneDrive-Fokussierung kommt nicht ganz unerwartet. Microsoft scheint gerade seine Cloud-Dienste – auch die kostenlosen – derzeit massiv nach vorne bringen zu wollen. Sowohl die Mac-Version als auch die kostenlose Windows-Ausgabe sind zweifellos Teil dieser Strategie. Zum Teil dürfte das mit dem Führungswechsel an der Konzernspitze zusammenhängen. Bekanntermaßen ist dem Ballmer-Nachfolger Nadella die Cloud ganz besonders wichtig. Aber auch vor dessen Amtsübernahme schob Microsoft seine Nutzer schon mit Nachdruck in Richtung Wolke.

Wer in erster Linie unsensible Daten in OneNote speichert und vor allem mit mehreren (auch Mobil-) Geräten auf seine Notizen zugreifen will, wird sich an dieser Einschränkung weniger stören. Für alle anderen – vor allem Unternehmen – ist das Office-OneNote die bessere Wahl.

 

Nahezu vollwertiges OneNote 2013

Die Beschränkung auf OneDrive mag für den einen oder anderen eine schlechte Nachricht sein; hier ist die ausgesprochen gute:

Das kostenlose Windows-OneNote ist mitnichten eine abgespeckte Version, die sich auf das Öffnen von Notizen und einige wenige Kernfunktionen zum Bearbeiten beschränkt (siehe Mobil-Ausgaben oder das eben erschienene OneNote für Mac).

 

Mit ganz wenigen Ausnahmen (dazu gleich mehr) ist fast alles vorhanden: Handschrift und Zeichnen, Drucken an OneNote, Formeleditor, Vorlagen, Recherchefunktionen, Passwortschutz von Abschnitten, eingebettete Dateien, selbstdefinierte Kategorien, verknüpfte Notizen und Dock-Modus.

Sogar das nützliche Add-In Onetastic von Omer Atay funktioniert. Ein erster ausführlicher Test hat ergeben, dass Microsoft außer der Begrenzung auf OneDrive nur an vier weiteren Stellen die Schere angesetzt hat:

 

Keine Audio- und Video-Notizen – schade!

Dem „großen“ OneNote vorbehalten bleibt sowohl die direkte Aufzeichnung von Audio- oder Videomitschnitten nebst Verknüpfung mit Notizen als auch die Suche nach Begriffen innerhalb von Audio- und Videoaufzeichnungen. Ein Versuch, diese Funktion in den Optionen zu aktivieren, führt nur zu einer Meldung, dass das Feature in dieser OneNote-Version nicht verfügbar sei.

Bereits in Notizen vorhandene Aufzeichnungen lassen sich aber auch im Gratis-OneNote wie gewohnt abspielen; auch Verknüpfungen von Textnotizen zu bestimmten Stellen in den Clips bleiben erhalten.

 

Keine Outlook-Anbindung – macht eigentlich nix

Der zweite markante Einschnitt in der Gratis-Version von OneNote 2013 ist bei näherem Hinsehen fast irrelevant, auch wenn in vielen Foren und Kommentaren darüber lamentiert wird:

Es fehlt die Anbindung an MS Outlook, also zum Beispiel das Übertragen von Gesprächsnotizen, Kontakten oder die gemeinsame und synchronisierte Aufgabenverwaltung.

Warum spielt das eigentlich keine Rolle? Ganz einfach: Outlook ist Bestandteil von MS Office und seit der 2010er Version auch nicht mehr als separates Paket erhältlich. In MS Office steckt aber auch die uneingeschränkte OneNote-Version. Somit dürfte jeder, der mit Outlook 2013 arbeitet und deshalb diese Features überhaupt nutzen kann, auch das volle OneNote 2013 besitzen.

 

Eingeschränkter Kennwortschutz

Die kostenlose OneNote-Version kann zwar kennwortgeschützte Abschnitte nach Passworteingabe entschlüsseln und anzeigen – das beherrscht bislang sonst nur noch OneNote Online. Aber einen unverschlüsselten Abschnitt mit einem Kennwort versehen kann nach wie vor ausschließlich das vollwertige OneNote 2010/2013.

 

Keine Versionsverwaltung

Korrekter: Die Versionsverwaltung, also Aufbewahrung vorheriger Bearbeitungsstufen von Notizseiten gibt es schon – das passiert serverseitig. Nur der Zugriff auf ältere Fassungen direkt aus OneNote klappt nicht – der entsprechende Befehl ist vorhanden, führt aber ebenfalls nur zu einer Fehlermeldung.

Für Einzelnutzer ist das zu verschmerzen, denn die Versionsverwaltung von OneNote macht ohnehin mehr Sinn, wenn mehrere Nutzer dieselben Notizen bearbeiten. Dann nämlich speichert OneNote wesentlich häufiger Zwischenfassungen. Nimmt ein und derselbe Benutzer dagegen Änderungen vor, erfolgt die Ablage von Vorgängerversionen nur sehr sporadisch – auch in der Office-Version von OneNote. Dieser Einschnitt der Gratis-Ausgabe dürfte in den meisten Fällen also auch verschmerzbar sein.

Für einen ganz intensiven Test fehlte bislang die Zeit. Ich würde mich freuen, wenn Sie einen Kommentar hinterlassen, wenn Sie noch eine Stelle entdeckt haben, an der Microsoft bei der kostenlosen OneNote-Ausgabe die Schere angesetzt hat.

 

Fazit: Einem geschenkten Gaul…

…schaut man bekanntlich nicht ins Maul. Doch bei diesem hier kann man das getrost tun. Der einzige faule Zahn betrifft die Beschränkung auf OneDrive. Zielgruppe für das kostenlose OneNote 2013 sind aber nun mal nicht Unternehmen, für die sich die Microsoft-Cloud meist verbietet und die deshalb eine LAN- oder SharePoint-Unterstützung brauchen. Die dürfen die Gratis-Version offiziell ohnehin nicht nutzen, da Microsoft sie ausdrücklich auf den privaten Gebrauch und Bildungseinrichtungen beschränkt (nicht unüblich bei Freeware und Freemium-Modellen).

Es geht vielmehr um eine Alternative zum Rivalen und (zumindest im Mobilbereich) bisherigen Platzhirschen Evernote. Und dort geht ohne Speicherung auf den Servern des Herstellers bekanntlich  auch nichts.

Ich persönlich finde es vielmehr überraschend, dass Microsoft keine stark abgespeckte OneNote-Version (wie bei der kostenlosen Mac-Ausgabe) als Alternative zur Windows-8-App für lau anbietet, sondern nahezu das volle Paket.

 

…aber das Pferd braucht noch einen Namen

Immer problematischer wird es allerdings mit der Namensgebung. Neben den Mobilausgaben für iOS, Android, Windows Phone 8, OneNote 2013 RT (für die ursprünglich Outlook-lose Office-Version auf RT-Tablets)  gibt es da noch OneNote Online (die Web-App auf www.onenote.com), die eingangs genannte Windows 8 – App, die neue Mac-Version und natürlich OneNote 2003/2007/2010/2013. Und alle mit unterschiedlichem Funktionsumfang oder gar Bedienkonzept.

Die hier besprochene Gratisversion ist nun mal kein komplettes OneNote 2013, auch wenn Microsoft sie auf der Downloadseite und nach der Installation im Windows-Startmenü so nennt. Aber wie sollte sie richtigerweise heißen? OneNote Free? OneDrive OneNote? Vielleicht lieber, weil dem Funktionsumfang am ehesten entsprechend, „OneNote 2013 light“ oder noch besser „OneNote 2012 ½“?