Was ist OneNote?

Das größte Problem an Microsoft OneNote: Obwohl seit MS Office 2007 fester Bestandteil des Pakets, ist das Programm weitgehend unbekannt. Vielen Anwendern erschließt sich der Sinn von OneNote auch nach einem probeweisen Start nicht sofort.

Das ist mehr als schade. Denn die meisten, die sich einmal auf OneNote eingelassen und das Programm in ihr tägliches Berufs- oder Privatleben eingebunden haben, wollen nicht mehr darauf verzichten.

Aber was ist OneNote denn nun? Die einfachste Antwort lautet: ein Notizprogramm. Also ein Platz zum Ablegen aller täglich anfallenden Notizen von Webseiteninhalten (und -auszügen) über Besprechungsnotizen, Protokolle, Projektskizzen, Rezepte, Urlaubsplanungen, Brainstormings, Handschriftnotizen, E-Mails, Clippings, Aufgabenlisten, Dokumentensammlungen, Scans, Bilder, Videos, Audioaufzeichnungen, Diagramme…einfach alles, was sich tippen, zeichnen, scannen oder per Zwischenablage übertragen lässt. Dazu eine rasend schnelle Volltextsuche und – in den neueren Versionen – die Möglichkeit, Notizen im Web (auf dem eigenen SkyDrive-Cloudspeicher oder per Sharepoint) zu speichern und auf verschiedensten Geräten (Tablets, Smartphones, Notebooks, Desktop-PCs) synchron zu halten. Auch die zeitgleiche Bearbeitung von Notizen mit mehreren Personen ist problemlos möglich. Das geht sogar ohne Cloud im lokalen Netzwerk.

Organisiert werden die Notizen in beliebig vielen virtuellen Notizbüchern, die sich an einen herkömmlichen Ablageordner anlehnen und sich in Abschnitte (entsprechend farbigen Einlegeblättern, aber optional hierarchisch gruppierbar), Seiten und Unterseiten aufteilen lassen – aber nicht müssen. Wer auf Ordnung und Struktur steht, kann das in OneNote ebenso haben wie den chaotischen Zettelkasten (einfach notieren, rein damit, die Suchfunktion findet es schon wieder).

OneNote ersetzt (oder ergänzt) Ihre liebgewonnenen Schmierzettel und Loseblatt-Sammlungen, kann aber noch so viel mehr:

• Notizbuchseiten sind in OneNote absolut unbegrenzt. Sie können Texte, Bilder, Handschrift, Zeichnungen, eingebettete Dateien und andere Objekte völlig wahlfrei auf der Seite platzieren, verschieben, und umsortieren. Neuen Platz schaffen Sie genau da, wo Sie ihn brauchen und zwar so viel, wie Sie möchten – OneNote-Seiten haben keinerlei Größenbeschränkung.
• Halten Sie Inhalte von Webseiten fest – nicht nur die Adresse mit einer vielleicht nichtssagenden Titelzeile, wie das die Favoritenverwaltung Ihres Browsers erlaubt. Sondern ganze Webseiten, Auszüge im Originaldesign mit Bildern und Links. Informationsbeschaffung und Recherche mit wenigen Mausklicks.
• Verlinken Sie Notizen – und zwar mit externen Dateien, bestimmten Stellen in Audio- oder Videoaufzeichnungen, einer Textstelle in einem Word-Dokument, einer Powerpoint-Präsentationsfolie. Oder verknüpfen Sie Notizen mit anderen Notizen – sogar in einem anderen Notizbuch. Bauen Sie Wikis oder eine persönliche Wissens-Bibliothek auf.
• Machen Sie sich keine Gedanken über das Speichern von Informationen. Alles, was Sie hinzufügen oder ändern, wird vollautomatisch sofort gesichert. Zudem verwahren mehrere Papierkörbe versehentlich Gelöschtes; ein integriertes Backupsystem mit Versionsverwaltung nimmt Hardwareschäden und Datenpannen den Schrecken.
• Greifen Sie von überall aus mit unterschiedlichen Geräten auf Ihre Notizen zu. Wenn Sie die Notizbücher zudem in Ihrem SkyDrive-Speicher oder einer Sharepoint-Webseite ablegen, auch mit Smartphones oder Tablets mit Windows, Android oder iOS – sogar per Webbrowser auf Rechnern ohne OneNote. Jede Änderung wird sofort synchronisiert und gilt überall.
• Suchen Sie nach Inhalten nicht nur in Texten. Sie finden jedes Stichwort auch innerhalb von Bildern (gescannte Dokumente, Fotos…), sogar in Audio- oder Videoaufzeichnungen, die Sie von OneNote aus gemacht haben.
• Teilen Sie ganze Notizbücher oder Auszüge davon mit anderen. Wenn Sie wollen, können Sie sogar mit mehreren Personen gleichzeitig an Aufzeichnungen arbeiten, Projekte planen, kommentieren, brainstormen. Jede Änderung wird nahezu sofort für alle sicht- und nachvollziehbar.

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