Ist OneNote wirklich alternativlos?

Ich habe mehrfach betont, dass es zu OneNote keine echte Alternative gibt. Das ist so aber nicht ganz richtig.

Vor ein paar Tagen habe ich im Artikel „Wo bleibt der OneNote-Killer?“ hier auf dem Blog unter anderem gesagt, dass es ein echtes Äquivalent zu OneNote nicht gibt und womöglich auch nicht geben wird. Selbst das doch sehr ähnlich ausgerichtete Evernote bietet sich nicht uneingeschränkt als Alternative an.

Daraufhin habe ich viele Reaktionen erhalten; hier im Blog, auf der zugehörigen Facebook-Seite und per E-Mail. Viele Leser wiesen mich darauf hin, dass das Programm X oder der Dienst Y durchaus eine veritable Alternative zu OneNote sei. Genannt wurden unter anderem das derzeit recht „gehypte“ Notion, Bear (nur für Apple) oder Joplin und eher minimalistische Programme wie Simplenote oder Google Notizen (vormals Keep), aber auch scheinbar absolute Genre-fremde Vorschläge wie etwa Google Drive (Docs) oder Trello.

Ich habe mir alle genannten Programme, so ich sie nicht schon kannte, kurz angesehen. Mein erster Impuls war, sie als vollwertigen Ersatz für OneNote (oder Evernote) allesamt für untauglich zu erklären. Bei näherer Betrachtung wurde mir aber etwas klar:

Kaum jemand nutzt alle Funktionen, die OneNote (vor allem die Desktop-Version, also z.B. OneNote 2016) bietet. Außerdem setzen nicht wenige Anwender OneNote gar nicht als reines Notizprogramm ein, so wie sich der Erfinder Chris Pratley das seinerzeit vielleicht vorgestellt hatte. Für manche Nutzungsarten, etwa als Dokumentenablage, Unternehmens-Wiki, als Dateimanager oder Aufgaben/Terminplaner, eignet sich OneNote sogar nur mäßig bis gar nicht oder leidet zumindest unter deutlichen Schwächen.

Dazu kommt, dass bestimmte Eigenheiten von OneNote dem einen sehr entgegenkommen, für den anderen hingegen eine echte Pein sind. Beispiel: Die fehlende Seitenorientierung zugunsten einer endlos großen Arbeitsfläche, was die Ausgabe von Inhalten auf einem Drucker sehr problematisch macht. Oder der recht ordentliche Rich-Text-Editor, der sich aber im Vergleich zu einer Markdown-Formatierung nicht sehr flüssig bedienen lässt und sich zudem von Plattform zu Plattform (Android!) erheblich unterscheidet.

Ersatz nicht, Alternativen vielleicht schon

Das heißt, es ist durchaus möglich, dass ein anderes Programm mit vielleicht weniger, aber spezialisierten Funktionen vielen Nutzern und ihren individuellen Bedürfnissen und Workflows viel mehr entgegenkommt. Vielleicht ist ja zum Beispiel eine Erinnerungsfunktion für Aufgaben und Termine gefragt, Stift-Unterstützung aber ganz und gar überflüssig.

Daher habe ich beschlossen, einige Kandidaten etwas näher unter die Lupe zu nehmen und herauszufinden, ob und wie sie sich vielleicht doch als – eventuell sogar deutlich bessere – Alternative zu OneNote empfehlen könnten. Ganz klar, nach dem universellen Notizprogramm, das das Konzept von OneNote (und Evernote) 1:1 kopiert, brauche ich weiterhin nicht zu suchen. Eher nach Produktivitätstools, die aber zumindest einige Voraussetzungen erfüllen, bzw. Fähigkeiten besitzen müssen:

  • Erfassen und Speichern aller denkbaren Arten von „Notizen“, oder besser: Informationen in möglichst vielen Formaten: Text, Bilder, Links, idealerweise auch Dateien, Dokumente oder Webseiten.
  • Unterstützung von Listen, vorzugsweise auch Check- oder Aufgabenlisten
  • Sinnvolle Organisationsmöglichkeiten, entweder durch eine hierarchische Struktur (wie OneNotes Notizbücher, Abschnitte und Seiten), mit Tags oder einem anderen praktikablen System
  • Eine halbwegs schnelle und zuverlässige Suchfunktion
  • Synchronisation zwischen Desktop- und Mobilgeräten, idealerweise auch unter verschiedenen Betriebssystemen (Windows, Mac, iOS, Android, evtl. auch Linux) und / oder eine Browser-Version plus Offline-Fähigkeit.

Die Aussagekraft meiner Tests kann natürlich nicht allgemeingültig sein. Wie gesagt, hat jeder Nutzer eigene Anforderungsschwerpunkte und Workflows. Aber einen ersten (subjektiven) Eindruck zu möglichen OneNote-Alternativen kann ich vielleicht vermitteln.

Demnächst hier: Blicke über den Tellerrand

Ich plane, in loser Folge hier auf dem Blog einzelne Kandidaten vorzustellen und dafür eine eigene Rubrik einzurichten. Wenn Sie Vorschläge haben, welches Tool gut in das Profil passen würde, schreiben Sie am besten einen Kommentar zu diesem Beitrag. So geben Sie anderen Lesern gleich die Möglichkeit, sich selbst auf ein Bild zu machen, statt auf mich zu warten.

Und keine Sorge! Zwar bin ich naturgemäß ein ausgesprochener OneNote-Aficionado und kenne dieses Programm mit Abstand am besten. Aber ich habe keineswegs vor, mögliche Alternativ-Kandidaten vor allem runterzumachen und aufzuzählen, wo sie überall hinter OneNote herhinken. Ich bin vor allem nämlich ein Fan pfiffiger Software (auch und gerade von unabhängigen Entwicklern und kleineren Unternehmen) und möchte so objektiv wie möglich an die Sache herangehen – aber eben aus der Sicht eines potentiellen Umsteigers.

21 Kommentare

  1. Sobald das OneNote-Kernfeature Inking als Kriterium dazukommt, lichtet sich das Feld der Alternativen hurtigst…

    • Völlig richtig, bzw. die Liste potentieller Alternativen sieht ganz anders aus und enthält vor allem Mobil-Apps. Ich habe keine belastbaren Zahlen dazu, aber ich gehe einfach davon aus, dass die Zahl der OneNote-Desktop-Nutzer weit höher ist, als derer mit einem Surface oder iPad Pro. Eigentlich sind Notiz-/Productivity-Programme und Inking-Notizprogramme zwei sehr unterschiedliche Kategorien. Ich konzentriere mich erst mal auf erstere.

      • Übrigens ist Inking nicht immer ein Kernfeature von OneNote gewesen. Es wurde in OneNote 2003 recht hastig hinzugefügt, weil Microsoft sein Windows XP for Tablets und die entsprechende Hardware etablieren wollte. Beides floppte und so dümpelte Ink in OneNote auf dem ursprünglichen Stand bis heute (in der Win32-Version) herum, weil für Maus- oder Grafiktablettnutzung machte es nicht viel Sinn. Erst das Surface und die Neuentwicklung der UWP (zuerst Metro-)-App brachte Microsoft zum Umdenken und zur Renovierung der Stiftunterstützung; natürlich, um Tablets zu verkaufen. OneNote 2003-2016 macht durchaus auf einem Desktop-Rechner und ganz ohne Inking viel Sinn, von da her ist „Kernfeature“ sehr relativ (außer eben in der Kombi UWP-App + Tablet + Digitizer).

  2. Guten Tag,
    ich bin ein großer OneNote-Fan gewesen und habe/nutze es intensiv. Leider bieten die meisten Programme in der Summe nicht jene Funktionen die ich benötige oder entsprechen nicht meinen Vorstellungen von Datenschutz. Da ich nun über diese zentrale Anlaufstelle für OneNote-Nutzer sehe, dass viele Leute das Problem haben bin ich auf eine spannende Idee gestoßen.
    Was halten Sie davon in einer Blog-Serie zu starten und mithilfe von Abstimmungen zu evaluieren, auf welche Funktionen die meisten Nutzer tatsächlich Wert legen und wie sich die Mehrheit einen OneNote-Killer vorstellt.
    Im Anschluss daran könnte man eine OpenSource-Initiative starten um eine vernünftige Alternative mit modernen Technologien zu entwickeln.

  3. Christoph Freiburger

    Ich habe vor einigen Tagen, bei einem Bekannten, das Tool „The Brain“ angesehen. Eine Mischung aus Mindmapping und Wissensdatenbank. Es ist eine nichtlineare Hierarchie, die Zusammenhänge und Verknüpfungen, verschiedenartig anzeigen kann. Es können jegliche Medien hinzugefügt werden.

    Ich werde mir das Mal in Ruhe ansehen.

    Ich finde das Projekt, Alternativen zu sichten, sehr spannend!

    • Autsch. Habe mir ein Intro-Video von „The Brain“ angesehen. interessanter Ansatz, aber weit, weit weg von einem Notizprogramm. Wirklich mehr ein Mindmapper. Und wenn die Child-Thoughts und Parent-Thoughts (Äste) sich wirklich so wild immer wieder neu anordnen wie im Video, braucht’s einen stabilen Magen, finde ich. Aber ich werd mir es sicher nochmal selbst anschauen.

  4. Wichtig ist m.E. auch, dass das Programm deutsch spricht/kann. Bin eigentlich nicht gaaanz schlecht in englisch, aber es ist oft einfacher, verständlicher, leichter und schneller auf deutsch.

  5. ich finde die idee, alternativen/ersatz unter die lupe zu nehmen, auch sehr gut und bin gespannt auf die erkenntnisse.
    ein kollege von mir hat noch „laverna“ vorgeschlagen: https://laverna.cc/

    • wow! Ganz kurz angeschaut und ich finde es toll! Genau das, was ich gesucht habe. Vielen Dank für den Tipp!

      Habe neulich mal Joplin angeschaut. Wäre auch super, aber ich kriege das Ding im Geschäft auf der Ubuntu-Kiste nicht zum Laufen.

      Beste Grüsse
      Daniel

      • ich hab das unter opensuse am laufen. Wenn es im Geschäft nicht läuft meine Frage, habt ihr einen proxy im Einsatz? Ich kann nämlich im Geschäft auch nicht syncen wegen proxy und das unter Windows. Oder läuft es gar nicht

        • Hallo Oliver
          ich komme nicht mal bis zur Proxy-Problematik. Das Ding lässt sich irgendwie nicht installieren unter Ubuntu 16.04.

          Hab unterdessen Windows installiert und da funktioniert es tadellos.

    • Von Laverna möchte ich abraten, seit über einem Jahr wird da nichts mehr entwickelt (siehe github commit history)
      Ich hätte gern etwas wie Notion nur komplett selbst gehostet, gerne auch gegen einmalige bezahlung. Leider scheint dieses Geschäftsmodell out zu sein 🙁

      Notiz-Tools mit Abo und Online“zwang“ gibt es neben Notion noch weitere:
      https://recollectr.io/
      https://typora.io/

      Dann gibt es noch unendlich viele kleine Projekte wie http://elephant.mine.nu/ oder Joplin.
      https://standardnotes.org/ geht in die richtige Richtung, ist aber zu minimalistisch.

      Schätze es ist Zeit Org-Mode (Emacs) zu lernen :/

  6. Hallo,

    die Idee ist wirklich nett und wann immer ich etwas bei OneNote vermisst habe, suchte ich auch nach Alternativen. Dank der vielen Addons konnte ich dies jedoch meist kompensieren.
    Ich verfolge die Beiträge, weil ich wirklich einer Alternative offen gegenüber bin, gerade für die Zeit nach Version 2016.
    Aber jetzt mal wirklich, ich möchte auch niemanden zu nahetreten. Es liest sich so, als hätte niemand der hier Vorschläge macht, mal ernsthaft OneNote eingesetzt.
    Wenn ich mir dann diese Vorschläge anschaue (Evernote, notion, zenkit, joplin, Qnap, Synology etc.)
    merke ich immer wieder Welten dazwischen. Keins der Programme bietet wir nicht mal ein Viertel der Möglichkeiten.

    Ich organisiere in OneNote alles. Rezepte, Wikis, Lizenzen, Anleitungen, Inventar, Rechnungen, Anleitungen, habe schon komplette Haus Sanierungen damit geplant. Einfach alles.
    Und warum geht das meiner Meinung nach? Weil man frei ist, das zu tun was man möchte. Ich kann klicken wo ich möchte, womit und wann ich möchte 🙂
    Da scheitern schon alle Programme.
    Allein die Möglichkeiten mit der Excel Integration und der freien Arbeitsfläche machen es mir wirklich schwer Alternativen zu finden. Dazu die klassische Aufteilung Buch -> Abschnitt -> Seite (Qnap hat das übrigens)
    Die Alternativen sind irgendwie immer steife, in Stein gemeißelte, wabbelige, HTML5 Apps bei denen es nicht mal Möglich ist eine Überschrift einfach mal in die Mitte eines Blattes zu klatschen. Gibt es für etwas keinen Knopf, dann geht es nicht. Einfach mal eine Tabelle rein, nen Screenshot, eine Handschriftennotiz, das alles wie wild Brainstormen und dann formatieren. Das ist für mich Arbeiten.
    Ich vermute, dass ein langer OneNote Nutzer versteht was ich meine.
    Und bis dahin bleibt zu hoffen, dass OneNote 2016 noch die nächsten 30 Jahre laufen wird.

    • Du hast völlig recht, wenn die Dir wichtige Kerneigenschaft von OneNote die Freiheit auf der „Arbeitsfläche“ ist, also das Äquivalent zu einem großen Whiteboard (wie ich OneNote-Freak lustigerweise eines an der Wand habe mit farbigen Stiften, Magneten usw.) oder eine bekritzelbaren Schreibtischunterlage. Dann sehe ich in Sachen Alternativen wirklich schwarz und auch der naheliegendste Konkurrent Evernote kann da nicht mithalten. Aber interessanterweise beschweren sich gefühlt mindestens genauso viel Nutzer über die freie und endlos große Arbeitsfläche, weil sie einfach in (optischen) Begrenzungen, oder sagen wir: Strukturen, arbeiten möchten.
      Genau genommen ist also meine Aufgabenstellung schon falsch formuliert. Es müsste nicht heißen „Gibt es eine Alternative zu OneNote?“, sondern „gibt es ein alternatives Werkzeug für das, was ich persönlich mit OneNote mache?“.
      In Deinem (und vielleicht auch meinem eigenen) Fall wäre die Antwort dann ganz einfach „Nein, derzeit nicht“.

  7. Das mit dem „alternativlos“ ist schwierig. Wie Du selbst schon geschrieben hast (und auch in den Kommentaren zu sehen ist), hängt das ganz stark von den persönlichen Bedürfnissen ab, und ein zweiter wichtiger Faktor ist Gewohnheit. Wer lange mit Evernote gearbeitet hat, dort viele Daten angesammelt hat, sowohl die Stärken als auch die Schwächen von Evernote kennt und sich mit diesen arrangiert hat, wird sich mit OneNote gar nicht anfreunden können. Und umgekehrt natürlich ganz genauso. Das geht damit los, dass die Migration der Daten viel Zeit kostet und mit Komfortverlusten verbunden ist. Geht weiter damit, dass das neue Programm erlernt werden muss. Und geht weiter damit, dass die die „absolut unverzichtbaren“ Features A und B im neuen Programm nicht oder anders oder nicht vorhanden sind. Dass die Features C und D, die im alten Programm schon immer fehlten oder dort schlecht realisiert waren, im neuen Programm einfach super sind, wird nicht zur Kenntnis genommen…
    Notizkritzelsammelprogramme wie OneNote und Evernote sind sehr persönliche Dinge.
    Und es ist ein schwieriger Markt. In der Mac-Welt ist in den letzten Jahren das Circusponies-Notebook verendet (die Macher haben übrigens immer behauptet, Microsoft hat bei denen abgeschrieben), VooDooPad ist kurz vorm verenden; die eher sehr teuren Programme Curio und DevonThink halten sich aber interessanterweise gut. Es scheint also doch einen Markt für Bezahl-Programme zu geben, aber eben schwierig.

  8. Hi,

    ich verfolge den Blog schon länger und höre zunehmend die Skepsis heraus, die dem neuen Onenote entgegenschlägt. Das kann ich gut verstehen. Daher finde ich die Idee gut, auf die Suche nach Alternativen zu gehen, zumindest für bestimmte Funktionen.

    Zur Dokumentenverwaltung, was mein Kernnutzungselement von Onenote war, nutze ich seit längerem Citavi, ein Literaturverwaltungsprogramm. Citavi listet Dokumente auf, bietet über die Wissenverwaltung eine Notizfunktion und man kann auch Aufgaben über das Programm verwalten. Es hat nicht die Freiheit, die Onenote bietet, aber gerade das Verschlagworten finde ich besser als bei Onenote, weil sie mehr Übersicht liefert. Auch die Suchfunktion in Dokumenten wird mittlerweile unterstützt. Das was ich aber merke ist: Für das Verwalten geht deutlich mehr Zeit drauf.

    Ich bin gespannt auf andere Vorschläge. Vielleicht entdecke ich noch ein neues Tool.

    • ich denke noch häufig wehmütig an „ContentSaver“ von Macropool zurück. Das war vor 15 Jahren glaub ich der Zeit weit voraus und war genial (ursprünglich gedacht, um Webseiten zu speichern). Leider haben sie den Sprung in die Cloud verpasst.

  9. Im der einen Firma arbeite ich seit 12 Jahren mit pmWiki als IT-Dokumentation. Ist zwar immer noch aktuell und ich finde pmwiki eines der besten Wikisysteme. Aber beispielsweise Dokuwiki ist unterdessen ein wenig angenehmer in der Bedienung.

    In der anderen Firma erfasse ich die IT-Doku seit einem Jahr in OneNote. Das hat halt schon den Vorteil, wenn ich vor Ort Support mache, dass ich gleich Infos und Fotos von Computern, Sceenshots, etc. speichern kann.

    Für meine Masterarbeit bin ich hingegen einen ganz anderen Weg gegangen:
    da verwende ich seit einem Jahr sehr ausgiebig ZIMWiki. Das ist ein File-basiertes Desktop-Wiki, was auf den gängigen Desktop-Geräten läuft, halt leider nicht auf Mobiles.
    Wenn man darauf verzichten kann, dann finde ich ZIMWiki nahezu perfekt:
    – es speichert die Dateien in Ordnern im Filesystem als reine Textdateien
    – Beliebige Anhänge liegen auch in Ordnern
    – Läuft prima mit Dropbox
    – Man kann ganz einfach Links zu anderen Seiten erstellen (bedeutend praktischer als bei OneNote oder Evernote)
    – und mein wichtigstes Argument: man sieht auf jeder Seite die Backlinks! Also die Seiten, welche auf die grad aktuelle Seite zeigen

    • ah, und was ich vergessen habe: OneNote und Evernote sind proprietäre Systeme. Geht da mal was kaputt, kommt man nicht mehr an die Daten (ist mir bei OneNote auch schon passiert, dass sich ein Notizbuch nicht mehr reparieren liess. Das ist ganz ganz schlecht).
      Bei ZIMWiki (und sicher auch anderen Tools) kann das eben nicht passieren.

  10. habe noch zwei Tools gefunden:
    1. Notion
    sah ich mir neulich am Compi an, sah da merkwürdig aus. Jetzt aber rasch auf meinem Handy installiert und siehe da: da scheint echt Potential drin zu sein

    FiiNote
    habe ich nur auf dem Handy rasch angeschaut. Kann sehr viel. Bedienung ist aber recht umständlich. Gibt offenbar einen Windows Client dazu

    nur mal so auf die Schnelle;-)

  11. Alexander Döll

    Danke für den schönen Blog!

    Angeblich soll Curio eine ähnlich umfängliche und flexible Software wie OneNote sein (https://www.zengobi.com/curio/). Ich bin darauf gestoßen, weil ich einen flexiblen und übersichtlichen Wochenplaner für den Unterricht gesucht habe. Ich hatte schon überlegt, mir deswegen einen Mac zu kaufen, weil es sich nach einem Killer-Feater-Programm anhörte, in dem man alles erledigen kann – von der Grobplanung bis zur fein ziselierten Ausgestaltung von Unterrichtsschritten inklusive Zuordnung von Materialien, und zwar ohne das Programm zu wechseln. Genauso so etwas suche ich schon seit Jahren.
    Jedenfalls schreibt das ein It-affiner Lehrer (https://friolz.com/curio/). Im Moment setze ich noch auf OneNote, auch wenn ich durch die Produktpolitik von Windows skeptisch bin, ob das auf lange Sicht eine kluge Entscheidung ist.

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