OneNote für Mac: Kategorien-Suche

Die Insider-Vorabversion von OneNote für MacOS bringt eine Suchfunktion für Kategorien (Tags) und eine Art Suchhistorie.

Zu den meistgewünschten Features für OneNote auf allen Plattformen gehört die Möglichkeit, nach Kategoriemarkierungen (Tags) suchen und filtern zu können. Nicht verwunderlich, denn ohne Suchfunktion verkommen Kategorien zu einer hübschen optischen Markierung ohne weiteren Nutzen.

Einzig die Windows-Desktop-Versionen von OneNote (OneNote 2010, 2013, 2016) erlauben bislang eine Art Auswertung der Markierungen. Die ist aber auch nicht gerade genial umgesetzt. Anstatt gezielt nach Kategorien suchen zu lassen oder gar einen Suchbegriff mit einem Kategorienfilter zu verbinden, gibt es hier nur eine Art Gesamtreport mit einer Auflistung aller Seiten, die Kategorienmarkierungen enthalten.

OneNote für den Mac scheint die erste Version zu sein, die eine „echte“ Kategoriensuche bekommt.  Erstaunlich eigentlich, hatte Microsoft doch vor allem für ihr „Lieblings-OneNote“, die Windows-10-UWP-App ein verbessertes Tag-System versprochen.

Um die neue Kategorien-Suche zu sehen, müssen Sie Teilnehmer am Office-Insider-Programm sein und Office/OneNote auf die Version 16.18 (180926) updaten. Zudem braucht’s ein Office-365-Abo. Wer Office 2016 als Einzel- oder Volumenlizenz installiert hat (also nicht im Rahmen von Office 365), bekommt auch als Insider derzeit maximal die Version 16.16.

Die Kategorien-Suche ist recht unspektakulär. Sie zeigt sich, wenn Sie eine beliebige Suche starten, entweder durch einen Klick auf das Lupensymbol oberhalb der Seiten- und Abschnittsliste oder mit einem der Menübefehle unter Bearbeiten – Suchen. Es öffnet sich die bekannte Ergebnisliste mit dem obenstehenden Eingabefeld für einen Suchbegriff. Unter dem gibt es aber nun zwei Karteireiter namens Seiten und Kategorien. Ersterer ist standardmäßig aktiv und sorgt dafür, dass OneNote wie bisher auch nach dem eingegebenen Suchbegriff irgendwo innerhalb der Notizseiten fahndet. Wie gehabt kann er auch als Handschrift oder Text in einem Bild vorliegen.

Klicken Sie hingegen auf Kategorien, öffnet sich eine Auswahlliste mit Kategoriebezeichnungen wie „Aufgaben“ oder „Wichtig“ nebst dem zugehörigen Symbol. Ein Klick darauf startet die Suche nach Seiten, die mindestens eine entsprechende Markierung enthalten – egal, wo auf der Seite. Den Suchbereich, etwa nur im aktuellen Notizbuch oder Abschnitt oder in allen geöffneten Notizbüchern, bestimmen Sie durch einen Klick auf das Trichtersymbol.

Die letzten drei Suchbegriffe bzw. Kategoriebezeichnungen stehen in einer Liste ganz oben. Ein Klick startet eine erneute Suche. Eine Funktion, diese Historie zu löschen, fehlt bislang.

Das Suchergebnis erscheint wie üblich als Trefferliste. Klickt man einen Eintrag an, öffnet sich die entsprechende Seite und die Ansicht springt zum ersten Vorkommen der Markierung und kennzeichnet diese farbig (siehe Bild am Anfang des Artikels). Stehen mehrere passende Kategoriemarkierungen auf der Seite, gibt es keine Möglichkeit, zur nächsten Trefferstelle zu springen; allerdings wird sie in der Ergebnisliste als nächster Suchtreffer gezeigt.

Das ist an sich schon recht praktisch, aber es gibt noch eine Reihe von Ungereimtheiten. So zeigt das Suchfeld zwar eine Auswahl von Kategorien, nach denen man filtern kann. Diese ist aber beileibe nicht vollständig. Sie enthält zwar unter Umständen auch selbst definierte (derzeit nur unter OneNote für Windows in der Desktop-Version) Kategorien, aber nicht einmal den vollständigen Standard-Satz aus OneNote. So standen im Test zwar beispielsweise „Aufgabe“ oder „Wichtig“ zur Wahl, nicht aber „Frage“ oder „Adresse“. Nach welchen Kriterien diese Auswahlliste zusammengestellt wird, ist unklar; es scheint aber so, dass sie aus Kategorien besteht, die in den (offenbar allen, auch ungeöffneten) Notizbüchern am häufigsten verwendet wurden.

Auch ein Versuch, mehrere Notizbuchstellen mit der in der Auswahlliste fehlenden „Frage“-Kategorie zu markieren, fügte diese nicht den Suchvorschlägen hinzu – auch nicht nach Synchronisation und mehreren Stunden Wartezeit.

Was aber sehr wohl funktioniert: Die gesuchte Kategorie nicht aus der Liste (wo sie ja sowieso fehlt) zu wählen, sondern ihre Bezeichnung direkt ins Suchfeld zu tippen. Wenn der Suchmodus auf Kategorien steht, werden zum Suchbegriff „Frage“ tatsächlich nur Seiten ausgegeben, die eine entsprechende Kategorienmarkierung enthalten, nicht aber solche, in denen das Wort „Frage“ irgendwo im Text steht. Das klappt auch für selbst definierte Kategorien. Hier ist sicher noch einiges an Feinarbeit nötig; das Feature wirkt noch etwas unfertig. Dafür spricht auch, dass Microsoft es gar nicht groß in einem Blog- oder Supportartikel angekündigt hat. Stattdessen gibt es nur einen Hinweis im Community-Forum (MS Answers) mit der Bitte um Feedback zur Suchfunktion.

Auch wenn es etwas paradox klingt: Ich hoffe, dass es sich hier nur um einen (testweisen) Alleingang des OneNote-MacOS-Teams handelt. Auch wenn es gut ist, endlich überhaupt eine Suchfunktion für Kategorien zu haben, scheint mir diese Umsetzung doch etwas zu schwach. Als Microsoft versprochen hat, das Tag-System zu überarbeiten, habe ich mir schon etwas mehr erhofft; vor allem detailliertere Such- und Filterfunktionen. Wenn, dann tauchen die vermutlich doch zuerst in der Windows-10-App auf und werden hoffentlich in derselben Form auf den Mac und die anderen OneNote-Clients umgesetzt.