Notizbuch von OneDrive auf die lokale Platte verschieben

Ein lokales OneNote-Notizbuch in Microsofts Cloud-Speicher OneDrive zu verschieben, ist kein Problem. Umgekehrt geht’s aber auch – wenngleich mit ein wenig mehr Aufwand.

In den Windows / MS-Office-Ausgaben von OneNote (und nur da!) ist es bekanntlich möglich, ein Notizbuch wahlweise in Microsofts eben erst in OneDrive umgetauftem Cloud-Speicher abzulegen oder auf einem Sharepoint-Server, der lokalen Platte oder einer Netzwerkfreigabe zu speichern. Die Entscheidung über den Speicherort ist immer dann zu treffen, wenn ein neues Notizbuch eingerichtet wird. Dennoch kann es vorkommen, dass Sie es sich später anders überlegen.

Ein lokal oder im LAN gespeichertes OneNote-Notizbuch in OneDrive oder einen SharePoint-Ordner zu verschieben, ist einfach: Einfach in die Backstage-Ansicht gehen (auf Datei klicken), und auf den Link Notizbuch verschieben oder freigeben unterhalb des entsprechenden Notizbuchnamens klicken. Im nächsten Fenster den neuen Speicherort (z.B. OneDrive) wählen und auf Verschieben klicken – fertig. Übertragung und Synchronisation können natürlich – je nach Umfang des Inhalts – eine Weile dauern.

Es kann aber auch Gründe für den umgekehrten Weg geben – also ein auf SkyDrive gespeichertes Notizbuch auf eine lokale Platte schieben zu wollen. Das ist zum Beispiel keine schlechte Idee im Zuge einer Aufräumaktion. Der verfügbare Speicherplatz auf OneDrive ist nicht unendlich und vielleicht benötigen Sie ein Notizbuch voraussichtlich nicht mehr, wollen es aber auch nicht endgültig löschen. Ein Verschieben auf eine lokale Platte gibt Cloud-Speicher frei und hält doch alle Informationen noch abrufbereit – zumindest von dem einen PC.
Leider hat Microsoft diesen Vorgang nicht so einfach gestaltet. Es gibt genau genommen sogar überhaupt keine Option, Online-Notizbücher von OneDrive (oder SharePoint) automatisiert auf die lokale Platte zu holen. So geht’s trotzdem:

1. Stellen Sie bei freigegebenen Notizbüchern zunächst einmal sicher, dass niemand gerade Änderungen vornimmt. Am besten informieren Sie alle Beteiligten, zu welchem Zeitpunkt Sie das Notizbuch vom Netz nehmen.
2. Legen Sie in OneNote 2010/2013 ein neues lokales Notizbuch an, zunächst einmal unter einem anderen Namen. Dazu wählen Sie bei der Auswahl des Speicherorts die Option Computer, um den von OneNote standardmäßig vorgesehenen Pfad zu verwenden (jederzeit einseh- und einstellbar unter Datei – Optionen – Speichern und Sichern – Notizbuch-Standardspeicherort – Ändern…). Alternativ klicken Sie auf In einem anderen Ordner erstellen, um für dieses eine Notizbuch einen bestimmten Pfad vorzugeben.
3. Öffnen Sie zusätzlich zum neu angelegten auch das alte Notizbuch, das Sie von OneDrive entfernen wollen.
4. Sorgen Sie dafür, dass in OneNote 2010/2013 links die Notizbuch-Navigation mit den einzelnen Abschnitten und Abschnittsgruppen sichtbar ist; bei OneNote 2013 zum Beispiel mit dem Pinnwandnadel-Symbol.
5. Jetzt bitte konzentriert vorgehen; die Undo-Funktion greift bei den folgenden Aktionen nicht. Klicken Sie im alten Notizbuch nun den ersten Abschnittseintrag mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem PopUp-Menü den Befehl Verschieben oder Kopieren….

   

6. Im folgenden Fenster werden Sie nach dem Ziel gefragt. Klicken Sie auf den Namen des neu angelegten, noch leeren Notizbuchs und dann auf Verschieben.
7. Wiederholen Sie die letzten beiden Schritte für jeden einzelnen Abschnitt oder Abschnittsgruppe, bis alle in das neue Notizbuch verschoben sind. Es gibt unter OneNote leider keine Möglichkeit, mehrere Abschnitte auf einmal auszuwählen. Auch ein Verschieben per Drag&Drop klappt nicht.
8. Am Ende haben Sie den gesamten Inhalt des alten Notizbuchs in das neue übertragen; das alte ist nun komplett leer.
9. Jetzt gilt es noch, das leere Notizbuch von OneDrive (oder SharePoint) zu löschen. Das geht nicht direkt aus OneNote heraus. Für SharePoint brauchen Sie entsprechende Berechtigungen oder die Hilfe des Administrators, im Falle von OneDrive natürlich die Zugangsdaten des zugehörigen Microsoft-Kontos. In beiden Fällen löschen Sie das Notizbuch per Webbrowser. Bei OneDrive markieren Sie die zugehörige Verknüpfung nach dem Einloggen auf www.onedrive.com und wählen dann aus dem Menü Verwalten den Eintrag Löschen.

   

10. Wenn Sie möchten, können Sie nun noch den Anzeigenamen des neuen Notizbuchs ändern, so dass es sich wie das alte darstellt (der neue Dateiname bleibt zwar gleich, das stört aber nicht). Klicken Sie es in der Navigationsleiste mit der rechten Maustaste an, wählen EIgenschaften und überschreiben die Bezeichnung im Feld Anzeigename….