Ruhig schlafen: So legen Sie Backups Ihrer Notizen an

Früher oder später ist die Informationssammlung in OneNote ein unbezahlbarer persönlicher Wissensschatz – ein Verlust wäre eine Katastrophe. Dabei hat OneNote eine recht ordentliche Backup-Funktion eingebaut. Sie ist vollautomatisch, komfortabel, unkompliziert und funktioniert sogar für auf OneDrive gespeicherte Notizbücher.

Ganz besonders in Gefahr sind natürlich alle Notizbücher auf dem lokalen Rechner. Ein Festplatten- oder SSD-Schaden, Malware oder auch „nur“ eine unüberlegte Windows-Neuinstallation nebst Formatierung und alles ist weg. Bei intensiver OneNote-Nutzung kann das einem totalen Gedächtnisverlust gleichkommen.

Kein Problem? Ihre Daten liegen auf OneDrive in der Cloud? Ja, das ist sicherer. Aber es braucht keinen Kriegszustand mit den USA oder eine Naturkatastrophe am Microsoft-Rechenzentrum, um auch an die Cloud-Notizen nicht mehr heranzukommen. Ein schlichtweg vergessenes Passwort für das OneDrive-Konto oder ein irrtümlich gesperrter Microsoft-Account (soll auch schon vorgekommen sein) reichen aus.

Für einen ruhigen Schlaf sorgt nur ein halbwegs aktuelles, möglichst vollständiges und an einem sicheren Ort gelagertes Backup.

Die ausgesprochen gute Nachricht: OneNote hat bereits einen ordentlichen Backup-Mechanismus integriert. Nein, weder die Papierkörbe (die nur innerhalb des Programms gelöschte Notizen aufbewahren) noch der Offline-Cache sind gemeint. Es gibt eine richtige 1:1-Kopie aller Notizbuch- und Abschnittsordner nebst Inhalt und eingebetteten Dateien auf der lokalen Platte – auch für eigentlich auf OneDrive gespeicherte Notizen.

Diese Backup-Kopien legt OneNote selbstständig und regelmäßig an. Nur die standardmäßigen Grundeinstellungen zu Speicherort und Backup-Häufigkeit sind etwas unsinnig. Sie lassen sich aber leicht ändern:

Backup-Speicherort und -Häufigkeit einstellen

Der standardmäßig eingestellte Sicherungsordner ist nicht gerade sinnvoll, liegt er doch auf dem Systemlaufwerk, und zwar in dem Ordner C:\Users\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\OneNote\15.0. Gerade das ist aber am anfälligsten für die eingangs erwähnten Ausfallursachen. Viel ratsamer ist es, zum Beispiel eine externe Platte, ein Dropbox-Verzeichnis oder einen ähnlich sicheren Ort zu verwenden. Das Backup-Zielverzeichnis lässt sich zum Glück ganz einfach ändern:

• Öffnen Sie zunächst die Backstage-Ansicht durch einen Klick auf Datei, wählen den Menüpunkt Optionen und öffnen dann die Kategorie Speichern und Sichern. Daraufhin erscheint im rechten Bereich eine Reihe von Optionen. Interessant sind die beiden oberen Abschnitte namens Speichern und Sicherung.
• Um künftig ein anderes Sicherungsziel als das standardmäßig eingestellte zu verwenden, markieren Sie im oberen Abschnitt den zweiten Eintrag namens Sicherungsordner und klicken dann auf Ändern. Im folgenden Dateiauswahlfenster navigieren Sie zum neuen Speicherort und bestätigen mit Auswählen. Bereits vorhandene Sicherungsdateien werden allerdings nicht automatisch verschoben.

Im darunter liegenden Abschnitt Sicherung können Sie zudem noch festlegen, wie häufig gesichert werden soll (die Grundeinstellung 1 Woche ist vielleicht etwas zu selten) und wie viele Backup-Versionen angelegt werden (standardmäßig zwei, d.h. mit der dritten Sicherung wird die erste Version überschrieben).

In diesem Abschnitt finden Sie auch noch zwei Schaltflächen, mit denen Sie eine sofortige Sicherung entweder der seit dem letzten Autobackup geänderten Inhalte oder sämtlicher Notizbücher veranlassen können. Letzteres ist gerade nach der Änderung des Sicherungsortes eine gute Idee.

Wenn es doch passiert ist: Backup zurückspielen

Zunächst einmal: Wenn Sie nur versehentlich Elemente innerhalb von OneNote gelöscht haben, müssen Sie möglicherweise gar nicht an eine Sicherungskopie. Versuchen Sie zuerst die Rückgängig-Funktion (zum Beispiel per [STRG]+[Z]) oder den zum jeweiligen Notizbuch gehörenden Papierkorb. Erst bei größeren Schäden greifen Sie auf eine der Backup-Versionen zurück.

Die Wiederherstellung gesicherter Daten aus einem der Sicherungsordner könnte theoretisch ganz einfach durch Kopieren der gesamten Ordnerstruktur an den eigentlichen OneNote-Speicherort erfolgen – jedenfalls wenn der auf einer lokalen Platte oder einem Netzwerkordner und nicht auf OneDrive liegt. Das funktioniert zwar grundsätzlich. Sie sollten es trotzdem nicht machen, weil Sie damit Suchindex und Cache-Dateien ordentlich durcheinander bringen könnten. Verwenden Sie stattdessen die von Microsoft vorgesehene, auf den ersten Blick zwar umständlichere aber dafür deutlich sicherere Methode:

• In der Backstage-Ansicht (Datei) klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche Sicherungen öffnen. Das folgende Dateiauswahlfenster zeigt den Inhalt des aktuell eingestellten Sicherungsordners und alle  gespeicherten Notizbücher als Ordner. Sollte die gesuchte Sicherung an einem anderen Ort liegen, navigieren Sie zunächst dort hin.
• Öffnen Sie den Ordner des Notizbuchs, aus dem Sie Abschnitte wiederherstellen wollen, durch einen Doppelklick. Wählen Sie nun den zu restaurierenden Abschnitt aus. Mit gedrückter [Strg]-Taste ist auch eine Mehrfachauswahl möglich. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf Öffnen.
• Zurück in OneNote sehen Sie nun ganz unten in der Notizbuchnavigation einen neuen Bereich namens Geöffnete Abschnitte. Klicken Sie ihn an. Dieser spezielle Bereich verhält sich im Wesentlichen wie ein normales Notizbuch, allerdings mit einer wichtigen Einschränkung: Alle Inhalte sind schreibgeschützt, da sie ja die Backup-Version zeigen, die nicht verändert werden sollte.
• Sie können nun die einzelnen Abschnitte per Rechtsklick auf den jeweiligen Karteireiter und durch die Auswahl von Verschieben oder Kopieren und durch die folgende Angabe des Zielnotizbuchs an den gewünschten Ort kopieren. Soll ein komplettes gelöschtes Notizbuch wiederhergestellt werden (das heißt, es gibt im Moment noch gar kein Ziel für die Kopie), legen Sie zuvor ein neues an.
• Nach der Zielauswahl klicken Sie auf Kopieren. Sie werden bemerken, dass die Schaltfläche Verschieben nicht anwählbar ist, was am Schreibschutz der Backup-Version liegt. Die Kopie wird sich wieder ganz normal bearbeiten lassen. Wiederholen Sie die letzten beiden Schritte für alle Abschnitte, die Sie wiederherstellen möchten.

Abschließend werden Sie die einzelnen Abschnitte noch umbenennen wollen, da sie außer ihrer ursprünglichen Bezeichnung auch noch das Sicherungsdatum und eine eventuelle Versionsnummer im Namen tragen. Es ist leider nicht vorgesehen, ein komplettes Notizbuch auf einmal aus einer Sicherungskopie wiederherzustellen.