Kommentar: Quo vadis, OneNote?

Wischner orakelt: Warum lokales Speichern nicht kommen wird. Eine ganz persönliche Einschätzung, was rund um die OneNote-Entwicklung gerade passiert und vermutlich noch passieren wird.

Vorab: Auch als OneNote-MVP bekomme ich nicht mehr Informationen von Microsoft als jeder Anwender – manche nur vielleicht den einen oder anderen Tag früher. In diesem Beitrag erlaube ich mir lediglich, laut zu denken. Auch dafür ist ein Blog ja da. Ich würde mich freuen, wenn Sie via Kommentarfunktion mit- und gerne auch anders denken.

Aus der Entwicklung der letzten Monate rund um OneNote in all seinen Spielarten habe ich ganz persönliche Schlüsse gezogen, aus denen ich wage, einige Thesen abzuleiten. Spekulationen, die für mich im Moment logisch erscheinen. Dabei hätte ich auch nichts dagegen, wenn ich mich bei der einen oder anderen Schlussfolgerung komplett irrte:

These 1: Es gibt zwei OneNotes

Zwei? Es sind doch acht Versionen, inklusive Apple, aller Mobilausgaben und OneNote Online. Richtig, ich treffe aber noch eine andere Aufteilung. Nämlich in das „alte“ und das „neue“ OneNote:

Als „altes“ oder Ur-OneNote bezeichne ich die direkten Nachfahren von OneNote 2003 für Windows. Ursprünglich als Vorzeige-Anwendung für das glücklose Windows XP for Tablets eingeführt, als separates Kaufprogramm eher erfolglos, mit der 2007er Ausgabe zusätzlich in MS Office eingegliedert, in den Versionen OneNote 2010 und 2013 (bald 2016) nur noch geringfügig weiterentwickelt und im Schatten von Excel, Word und PowerPoint meist übersehenes Mauerblümchen im Office-Paket. Dieses „alte“ OneNote ist das, was ich für mich (wie sehr viele andere Nutzer auch) als extrem mächtiges Produktivitätstool entdeckt und lieben gelernt habe.

Das „neue“ OneNote kam mit oder kurz vorm CEO-Wechsel bei Microsoft. Office 365 und Cloud-Angebote (angefangen bei Windows Live/SkyDrive/OneDrive) brauchten Mehrwert-Anwendungen, um Nutzer anzuziehen. Einfach nur Dateien online speichern – das konnten Dropbox, Google Drive & Co. genauso gut.

Aber da war ja Mauerblümchen OneNote, seit dem Service Pack 1 für Office 2010 sogar in der Lage, Notizbücher auch auf SkyDrive (wie OneDrive damals noch hieß) abzulegen und mit mehreren Rechnern und Nutzern zu synchronisieren – völlig optional, aber möglich. Da ist sie ja, die gesuchte Cloud-Killer-App.

Also wurden schnell (aber sehr asynchron) Ausgaben für alle namhaften Mobilsysteme und den Mac entwickelt, eine mäßig abgespeckte Version von OneNote 2013 kostenlos rausgegeben und das – eigentlich als Vorzeigeprodukt für Windows 8/RT und Surface-Tablets gedachte – „Kachel“ -OneNote aufgepeppt. Allesamt gratis, allesamt auf OneDrive (und teilweise OneDrive for Business aka SharePoint Online) als Speicherort festgenagelt.

These 2: OneNote 2013/2016 wird nicht nennenswert weiterentwickelt, die anderen Versionen schon

Ich befürchte, dass die Entwicklerteams bei Microsoft sich ausschließlich um das „neue“ OneNote kümmern werden (dürfen) und im Umkehrschluss das „alte“ OneNote, die Windows-Desktop-Version mehr oder weniger links liegenbleibt. Für diese These habe ich einige Anhaltspunkte:

• Stimmt meine Annahme, dass das Microsoft-Firmenmantra die Anwender mit aller Macht in Richtung Cloud-Services drücken soll, ist die Fähigkeit zur lokalen Speicherung des Office-OneNote nur hinderlich; dieses zu erweitern und attraktiver zu machen, widerspräche also direkt den Unternehmenszielen. Dass OneNote 2003-2016 das noch können, dürfte den Verantwortlichen bei Microsoft sogar äußerst lästig sein. Diesem diese Fähigkeit zu entziehen, dürfte allerdings zu sehr wütenden Reaktionen führen. Ich glaube nicht, dass Microsoft die riskieren will (und habe hoffentlich recht).
• OneNote (2016) so zu verbessern, dass es ein noch stärkeres Produktivitätstool wird und es z.B. besser mit (lokalen) Office-Modulen oder Unternehmens-Infrastrukturen (z.B. SharePoint) zu verzahnen, würde nur aus einem Grund Sinn machen: Eine Art Standard-Anwendung zu etablieren, Nutzer an das Unternehmen und Produkt zu binden (wie seinerzeit Word oder Excel) und durch dessen Verkauf Geld zu verdienen. Genau davon scheint Microsoft aber weg zu wollen: Verkauf von Standardsoftware im Paket („off the shelf“) für Arbeitsplätze. Demzufolge sind ja auch alle OneNote-Ausgaben inkl. OneNote 2013 (nur eben ohne lokales Speichern) völlig kostenfrei zu haben.
• Die Previews von Office 2016 sind zwar noch in einem recht frühen Stadium, aber angesichts eines angepeilten Starts im Herbst 2015 auch nicht so früh. Und beim derzeitigen OneNote 2016 ist nicht ein einziges neues Feature gegenüber OneNote 2013 zu sehen. Im Gegenteil: Bei der derzeitigen Preview-Ausgabe fehlt sogar die Scanner-Funktion. Lediglich der Weg in die Cloud wurde noch ein wenig leichter (ich vermeide den Begriff „aufdringlicher“) gemacht.
• Mehr eine Vermutung, aber eine gar nicht abwegige: Es ist durchaus denkbar, dass wenige oder sogar keine der ursprünglichen OneNote-Entwickler noch an Bord sind. Von einigen (z.B. John Guin) weiß ich es sogar sicher. Und manche OneNote-Funktion wirkte schon immer wie nachträglich „angeklebt“ bzw. von einem einzelnen Geist entwickelt. Das gilt zum Beispiel für die Suche in Audiodateien. In diesen Bereichen hat sich seit OneNote 2007 praktisch nichts verändert. Ich halte es für absolut möglich, dass das entsprechende Know-How gar nicht mehr vorhanden ist und manche Features von Grund auf neu entwickelt werden müssten. Da würde es zum Beispiel nicht verwundern, wenn eine Suche in Audio-Dateien demnächst in einer neuen Version direkt in der Cloud vorgenommen würde – genau so, wie es zum Beispiel seit kurzem bei OCR und Handschrift der Fall ist.

Sieht man von eigentlichen Kleinigkeiten, wie das „Einbetten“ von Excel-Tabellen in OneNote ab, hat sich schon von OneNote 2010 auf 2013 nichts getan – ganz im Gegenteil: Microsoft scheint eher nach und nach und ganz leise Funktionen zu entfernen, die sich mit der Cloud-Ausrichtung nicht so leicht vereinbaren lassen. Beispiel: Das Speichern von Links zu lokal gespeicherten Dateien per Drag & Drop vom Explorer aus. Bei OneNote 2013 ersatz- und kommentarlos gestrichen. Vermutlicher Grund: Ist das Notizbuch mit dem Dateilink freigegeben und jemand anders klickt ihn an ohne das entsprechende File an derselben Stelle auf seinem eigenen Rechner zu haben, gibt’s naturgemäß nur eine Fehlermeldung.

These 3: Die „neuen“ OneNotes wachsen zusammen

Die Beschwerden der OneNote-Nutzer beziehen sich fast allesamt auf fehlende Features bei einzelnen Mobilausgaben oder der Mac-Version. Verglichen wird dabei zumeist mit OneNote 2010/2013 für Windows – klar, denn das hat die meisten Funktionen.

Aber auch untereinander fehlt es den „neuen“ OneNote-Ausgaben an Konsistenz. Die iPad-Version kann deutlich mehr als die Android-Ausgabe; die Windows Phone 8 App ist noch schwächer (wird sich angesichts des kommenden Windows 10 auch nicht mehr ändern), von der Web-App ganz zu schweigen. Auch in Sachen Bedienoberfläche herrscht ein wildes Durcheinander.

Es ist aber ganz langsam zu erkennen, wo die Reise hingeht. Die renovierte Kachel-App (sorry, es heißt natürlich „OneNote in der Microsoft-Store-Version“) wurde nicht nur des eigenwilligen Radial-Menüs beraubt, sondern ähnelt in Sachen Oberfläche immer mehr der iPad-Version. Die wiederum schien als Vorlage für die Mac-Ausgabe gedient zu haben. Auch das funktionell schwache OneNote Online orientiert sich zumindest optisch immer mehr an diesem zentralen Design. Ich denke, Android wird folgen. Plötzlich steht das „alte“ OneNote 2010/2013/2016 noch mehr abseits – die in These 1 genannte Spaltung wird noch deutlicher.

Ich denke aber auch, dass die derzeit schwächsten OneNote-Versionen sich an die stärkeren („neuen“!) auch funktionell angleichen müssen und werden. Die Android-App wird OCR, Passwortschutz oder linierte und karierte Hintergründe nach iPad- und Mac-Vorbild bekommen; die kommende Windows-10-Mobile-App sowieso. Nur OneNote 2010/2013/2016 als Funktions-Referenz halte ich für unwahrscheinlich. Ganz sicher nicht in einem Punkt:

These 4: Lokales Speichern wird nicht kommen

Ich kann mir nicht vorstellen, dass Anwender durch Beschwerden oder noch so viele Votes im Uservoice-Forum so viel Druck auf Microsoft ausüben können, um die Implementierung von lokal speicherbaren Notizbüchern für alle „neuen“ OneNote-Versionen zu erzwingen. Es passt jedenfalls nicht zu meiner Annahme, dass Microsoft weniger daran interessiert ist, dass die Anwender OneNote verwenden. Sie sollen OneDrive, OneDrive for Business und Office 365 nutzen, darum geht es. Und OneNote ist nur ein Mittel, die Cloud-Dienste mit Mehrwert zu versorgen und somit schmackhafter zu machen. Eine lokale Speicherung wäre da komplett kontraproduktiv. Sie würde meines Erachtens nur unter einer Voraussetzung Sinn (aus Microsofts Sicht!) machen: Wenn aus OneNote ein kostenpflichtiger Dienst würde, Microsoft das Geschäftsmodell also an das des „Role Models“ Evernote angleichen würde!

Bei Evernote sieht es schließlich so aus: Kostenlos speichern alle Versionen in der Cloud, der Windows-Client optional auch lokal (wie zumindest OneNote für Office). Damit man auf Mobilgeräten ebenfalls lokal speichern kann – natürlich dann unter Verzicht der Überall-Verfügbarkeit und Synchronisation der Daten mit anderen Geräten – ist ein Premium-Abo abzuschließen.

Natürlich wäre es vorstellbar, dass Microsoft ein ähnliches Modell einführt. Mit Sicherheit wären sehr viele Anwender auch bereit, einen gewissen Obolus dafür zu bezahlen, zumindest teilweise dem Cloud-Zwang entgehen zu können. Aber ich denke nicht, dass das zu Microsofts derzeitiger Geschäftsausrichtung in Sachen Consumer-Software passt und deshalb schlicht nicht passieren wird.

Es ist, wie es ist…

…also sollten wir das Beste daraus machen. Ich persönlich – ob dieser Erkenntnisse anfangs durchaus etwas frustriert – habe meinen Frieden damit gemacht und folgendes akzeptiert:

• OneNote als Produktivitätstool setze ich vor allem am Desktop-Rechner – meinem „eigentlichen“ Arbeitsplatz ein. Und da speichere ich wichtige oder sensible Daten lokal oder auf der NAS.
• Will ich auf diese gleichzeitig auch mobil zugreifen, bliebe mir nur eine Lösung: Ein Windows 8 -Tablet (idealerweise ein Surface Pro, denn nur hier macht die Stifteingabe für mich wirklich Sinn), darauf OneNote 2013 (2016) statt der Modern-UI-Store-Kachel-App und eine VPN-Verbindung zu meinem Büro-/Heimnetzwerk.
• Die allermeisten Infos, die ich in OneNote speichere, also zum Beispiel Webseiten-Material beim Recherchieren, Urlaubs- oder Einkaufsplanungen, Belangloses liegt auf OneDrive. – der dadurch mögliche Zugriff per iPad oder Android-Phone ist einfach ein Bonus.

Oder kurz: Im Gegensatz zu Microsofts OneNote-Credo habe ich nicht alle Daten überall. Überall? Ja. Alle? Nein.

Abgesehen davon, was ich bei dieser oder jener OneNote-Version noch gerne hätte – so, wie es gerade ist, ist OneNote immer noch ein extrem cooles Tool und für mich wohl das beste Anwendungsprogramm, das Microsoft je geschrieben hat. Das war es schon vor Mobilausgaben und OneDrive und das ist es jetzt nicht weniger!