Notizbücher von SharePoint auf OneDrive verschieben

iOS- und Mac-Nutzer ohne passendes Office 365 Abo kommen nicht mehr an ihre OneNote-Notizen, wenn diese auf einem SharePoint-Server oder OneDrive for Business liegen. Möglicher Ausweg: Umzug der Notizbücher auf das kostenlose OneDrive.

Zugegeben, das ist ein Notbehelf. Aber immerhin einer ohne größere technische Nachteile, vom begrenzteren Speicherplatz auf OneDrive für nicht Office-365-Abonnenten abgesehen. Für Mitarbeiter von Unternehmen mit entsprechenden Sicherheitsregeln fällt diese Option leider aus. Ihnen bleibt nur noch OneNote Online, also der Zugriff per Webbrowser.

Alle anderen erhalten so wenigstens wieder uneingeschränkten Zugriff auf ihre Notizen auch per iPad oder Mac – auch ohne passendes Abo von Office 365, also eines, das Lizenzen für Office 2013 enthält (hier steht mehr zu den Office-365-Abomodellen).

Wichtig: Die Aktion ist derzeit ausschließlich für Nutzer von iPad, iPhone oder Mac interessant, die OneNote-Notizbücher auf SharePoint gelagert haben und entweder über gar kein Office 365-Abo verfügen oder nur eines, das keine Office-Lizenzen enthält (zum Beispiel „Small Business“ oder „E1“). Und natürlich für solche, die weitere Einschränkungen seitens Microsoft befürchten, die ein MS-Mitarbeiter zumindest angedeutet hat. Mehr Info in diesem Blogbeitrag.

Die schlechte Nachricht zuerst: Ein einfaches Verschieben per Drag & Drop oder per Menübefehl von SharePoint (Online oder on premise) zu OneDrive ist nicht möglich. Auch der naheliegende Versuch, die entsprechenden Dateien auf der lokalen Platte von einem Synchronisationsordner (dem von OneDrive for Business) zum anderen (OneDrive) zu verschieben, führt nicht zum Erfolg. Es handelt sich nämlich nicht um Dateien, sondern lediglich um Platzhalter bzw. Verknüpfungen. Auch die Browser-Version OneNote Online ist hier keine Hilfe.

Der Umzug eines Notizbuchs vom einen Cloudspeicher zum anderen erfordert vielmehr ein wenig Handarbeit und eine Desktop-Version von OneNote 2010 oder 2013. Die kostenlose Ausgabe funktioniert nicht, weil sie von vorneherein nicht auf OneDrive for Business respektive SharePoint zugreifen kann.

Tipp: Sollten Sie das betreffende Notizbuch anderen freigegeben haben, ist es keine schlechte Idee, für den Umzug einen Zeitpunkt zu wählen, an dem keiner darin arbeitet. Alternativ oder zusätzlich können Sie eine Infomail mit dem Umzugstermin herumschicken und vor Nutzung des Notizbuchs zum entsprechenden Zeitpunkt warnen. Es ginge zwar nichts kaputt, bestimmte Änderungen im betreffenden Zeitraum würden aber nicht synchronisiert werden.

Hier die einzelnen Arbeitsschritte für den Umzug:

  1. Öffnen Sie das bestehende Notizbuch von SharePoint (Server oder Online).
  2. Legen Sie ein neues, leeres Notizbuch auf OneDrive an. Unter Umständen müssen Sie in OneNote über Datei – Konto – Dienst hinzufügen – Speicher erst den Zugriff auf OneDrive mit einem Microsoft-Konto (nicht das Office 365-Konto) einrichten. Geben Sie dem neuen Notizbuch ruhig denselben Namen wie dem alten auf SharePoint.
  3. Pinnen Sie in OneNote am besten die Notizbuchliste an (auf das Nadel-Symbol klicken), so dass sie ständig sichtbar bleibt.
  4. Klappen Sie beide Notizbucheinträge in der Liste auf, so dass alle Abschnitte und Abschnittsgruppen sichtbar sind. Im neuen Notizbuch ist das natürlich nur ein einziger, leerer. Ein Tipp: Nach einem Rechtsklick auf das alte Notizbuch und Auswahl von Eigenschaften… können Sie den Anzeigenamen (gilt nur für die Darstellung im gerade genutzten OneNote 2013 und ändert keine Dateinamen) des alten Notizbuchs ändern, um Verwechslungen zu vermeiden.
    Um Verwechslungen beim Verschieben zu vermeiden, können Sie den Anzeigenamen des alten Notizbuchs ändern. Hier wurde einfach "(Alt)" hinzugefügt. Die tatsächlichen Dateinamen bleiben davon unberührt.
    Um Verwechslungen beim Verschieben zu vermeiden, können Sie den Anzeigenamen des alten Notizbuchs ändern. Hier wurde einfach „(Alt)“ hinzugefügt. Die tatsächlichen Dateinamen bleiben davon unberührt.
  5. Ziehen Sie mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste Abschnitt für Abschnitt einzeln vom alten in das neue Notizbuch. Tipp: Wenn Sie lieber Kopien anlegen und das alte Notizbuch so behalten wollen, halten Sie jedes Mal die [Strg] – Taste gedrückt. Bedenken Sie aber, dass das bei freigegebenen Notizbüchern Probleme verursachen kann. Andere Nutzer könnten weiterhin das alte Notizbuch verändern, so dass schnell zwei inkonsistente Versionen entstehen.
    Ziehen Sie Abschnitt für Abschnitt einzeln ins neue Notizbuch. Am Ende hinterlassen Sie  am besten im alten Notizbuch einen Hinweis auf den Umzug, anstatt es zu löschen.
    Ziehen Sie Abschnitt für Abschnitt einzeln ins neue Notizbuch. Am Ende hinterlassen Sie am besten im alten Notizbuch einen Hinweis auf den Umzug, anstatt es zu löschen.
  6. Falls Sie das alte Notizbuch geteilt hatten, sollten Sie dort einen Abschnitt und eine Notizseite stehen lassen. Auf der bringen Sie einen Hinweis an, dass das Notizbuch umgezogen ist.
  7. Eventuell im alten Notizbuch vergebene Freigaben müssen Sie im neuen per Hand einzeln erneut vornehmen. Schreiben Sie am besten in die E-Mail-Nachricht einen Hinweis, dass (und vielleicht warum) das Notizbuch seinen Speicherplatz geändert hat und dass die Teilnehmer nach Öffnen des neuen Notizbuchs das alte in ihrem Client schließen sollten.
  8. Zuletzt schließen Sie das alte Notizbuch.

Falls Sie mit mehr als einem Notizbuch umziehen wollen, müssen Sie natürlich alle Schritte für jedes einzeln wiederholen.

Mit genau derselben Vorgehensweise könnten Sie die auf SharePoint liegenden Notizbücher natürlich auch auf einen lokalen Datenträger oder eine LAN-Freigabe verschieben. Legen Sie das Ziel-Notizbuch einfach dort anstatt auf OneDrive an. Ein Zugriff per Mac oder iOS ist dann aber ebenso wenig möglich; auch nicht das Teilen mit anderen Anwendern (außer bei LAN-Freigaben und entsprechenden Zugriffsrechten).

 

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.