24. September 2017

Scannen mit OneNote 2016

Bekanntlich hat Microsoft OneNote 2016 der Scan-Funktion beraubt. Es gibt aber einen ganz passablen Workaround mit Hilfe eines Freeware-Tools.

Dass ich Microsofts Begründung für das ersatzlose Streichen der Scan-Funktion (also das direkte Einlesen von Dokumenten in eine Notizseite via TWAIN-Treiber über einen Befehl im Einfügen-Menü) für fadenscheinig halte, sei dahingestellt. Sie ist weg und kommt höchstwahrscheinlich auch nicht wieder.

Ich selbst hatte auf meinem Arbeits-PC aus diesem Grund sogar wieder auf Office 2013 „downgegradet“, so wichtig war mir diese Funktion. Die Alternative – also Scannen, in einen Ordner speichern, als Ausdruck in OneNote importieren – war mir immer viel zu umständlich. Zwischenzeitlich bin ich sogar dazu übergegangen, Belege und sonstige Dokumente, die ich in OneNote ablegen will, mit dem iPad und der Office-Lens-Funktion (nur im iOS-OneNote direkt integriert, ansonsten separate App) abzufotografieren und an ein Notizbuch zu senden.

Dann kam mir eine Idee: Es gibt ja den OneNote-Druckertreiber. Zudem – so dachte ich zumindest – sollten die meisten Scanprogramme doch immer noch die Funktion besitzen, Eingescanntes sofort auf einem Drucker auszugeben – warum nicht auf dem „OneNote-Drucker“?

Leider, so musste ich feststellen, ist eben jene Scan->Druck-Funktion gar nicht mehr selbstverständlich. Das liegt vermutlich daran, dass der Großteil verkaufter Scanner Bestandteil eines Multifunktionsdruckers sind. Und da braucht es eine solche Funktion nicht, handelt es sich doch um nichts anderes als eine Fotokopie. Und das können die Geräte allesamt ohne PC-Mitwirkung.

Fotokopier-Tool zweckentfremdet

Zum Glück gibt es ein kleines, pfiffiges Freeware-Programm namens iCopy (hat trotz des Namens nichts mit Apple oder Mac zu tun), das exakt das tut, was ich will. Also ein Dokument scannen und dann direkt auf einem Drucker meiner Wahl ausgeben – auch auf dem OneNote-Drucker. Es ist ursprünglich gedacht, um aus der Kombination Standalone-Scanner und (beliebiger) Drucker einen Fotokopierer zu machen. Es lässt sich aber eben auch wunderbar nutzen, um Scans direkt an OneNote zu schicken.

So geht’s (keine Angst, die Aktion ist wesentlich einfacher und schneller als die Länge der folgenden Beschreibung vermuten lässt):

  1. Laden Sie sich das Tool iCopy von http://icopy.sourceforge.net/download/
    Je nachdem, ob Sie sich für die portable Version oder die mit Windows-Installer entschieden haben, müssen Sie es auspacken oder per Setup-Programm einrichten.
  2. Starten Sie iCopy und wählen Ihren Scanner aus (Klick auf den gleichnamigen Button). iCopy unterstützt die meisten Scanner mit WIA-Treiber. Auf der Herstellerseite gibt es eine Liste unterstützter Scannermodelle. Auch wenn Ihr Gerät nicht aufgeführt ist (wie auch der von mir im Test verwendete Canon MP 280), kann es trotzdem funktionieren. Wenn Sie – was wahrscheinlich ist – nur einen Scanner angeschlossen haben, klicken Sie trotzdem auf den Button, um zu überprüfen, ob Ihr Scanner erkannt wurde.
  3. Klicken Sie dann auf Druckereinstellungen und selektieren unter Drucker auswählen den Eintrag An OneNote 2016 senden und bestätigen mit Drucken. Keine Sorge, es wird noch nichts gedruckt. Es handelt sich lediglich um einen Übersetzungsfehler; der Button sollte einfach mit OK beschriftet sein.

Damit ist die Einrichtung auch schon fertig. Und so scannen Sie fortan direkt in eine OneNote-Notiz:

  1. Legen Sie das zu scannende Dokument in den Scanner und starten Sie iCopy.
  2. Beginnen Sie den Scanvorgang für einzelne Dokumente mit einem Klick auf den blauen Button. Für Mehrfachscans nutzen Sie stattdessen den unteren linken Button.
  3. Nach Abschluss des Scans öffnet sich die bekannte Dialogbox von OneNote (COM-API, siehe Kasten ganz unten), in der Sie Zielnotizbuch, -abschnitt und -seite bestimmen können.
  4. Bestätigen Sie mit OK, woraufhin der Scan an der gewünschten Stelle eingefügt wird.

Tipp: Wenn Sie im Auswahldialog für die Zielseite in OneNote das Häkchen bei Ausdrucke immer an den gewählten Speicherort senden setzen, landen die Scan künftig ohne Rückfrage an der angegebenen Stelle. Diese Einstellungen lässt sich in den Optionen wieder zurücksetzen (siehe dieser ältere Blog-Beitrag)

Immer nur ganze Seiten – Onetastic hilft

Den größten Nachteil dieser Methode – außer dem geänderten Arbeitsablauf, der ja nicht direkt in der OneNote-Notiz startet – will ich nicht verschweigen:

Alles, was Sie mit einem Drucker (auch dem OneNote-Drucker) ausgeben, wird in ein vorgegebenes Papierformat gepresst. Soll heißen: Wenn in iCopy „A4“ eingestellt ist, landet auch eine komplette DIN A4-Seite in der Notiz. Auch dann, wenn das gescannte Dokument nur ein kleiner Kassenbon ist. Zwar können Sie in iCopy wie in jeder gängigen Scan-Software den einzulesenden Bereich per Vorschau-Funktion vor dem Scannen begrenzen. Das dient in diesem Fall aber nur dazu, nicht gewünschte Bereiche auszusparen; der „Ausdruck“ erfolgt natürlich immer im vorgegebenen Papierformat.

Beste Abhilfe bietet das kostenlose Add-in Onetastic. Es enthält nämlich eine Funktion, um direkt in OneNote Bilder zu beschneiden. Das geht ganz einfach:

  1. Rechtsklick auf das Bild / eingescannte Dokument.
  2. Zuschneiden aus dem Kontextmenü wählen.
  3. Das Bild erscheint in einem neuen Fenster. Ziehen Sie hier die Randbegrenzungen auf die gewünschten Dimensionen.
  4. Auf Akzeptieren klicken – fertig.

Obwohl die „Vollversion“ von Onetastic inzwischen kostenpflichtig geworden ist, steht die Zuschneiden-Funktion auch in der Gratis-Version uneingeschränkt zur Verfügung.

Klar – ein hundertprozentiger Ersatz für die gestrichene Scan-Funktion in OneNote 2010/2013 ist die hier gezeigte Methode nicht. Aber wie ich finde, ein Workaround, mit dem man gut leben kann.

COM-API – was ist das?

In Schritt 3 habe ich die COM-API erwähnt. Das ist die „ältere“ Schnittstelle, über die externe Programme wie Outlook, das Screenshot-Tool oder der OneNote-Druckertreiber mit OneNote kommunizieren. Im Gegensatz dazu steht die neue Web-API, die zum Beispiel von IFTTT oder dem Webclipper verwendet werden. Wesentliche Unterschiede: Die Web-API „spricht“ nicht mit dem lokal installierten OneNote, sondern direkt mit den Notizbüchern auf OneDrive oder OneDrive for Business. Vorteile: Alle Notizbücher lassen sich von außen mit Daten (etwa geclippten Webseiten) beschicken – egal, ob das zugehörige Notizbuch zuletzt in einem OneNote-Client geöffnet war oder nicht. Nachteile: Lokale Notizbücher werden nicht als Ziel unterstützt. Außerdem erlaubt die Web-API bislang noch nicht das Einfügen von Inhalten in bereits bestehende Seiten, sondern kann dafür nur neue anlegen.

Die COM-API hingegen setzt ein installiertes Desktop-OneNote (2007-2016) voraus, das allerdings nicht laufen muss, während eine Anwendung wie der Druckertreiber Daten schickt. Jedoch können nur solche Notizbücher als Ziel dienen, die in OneNote geöffnet sind, bzw. beim letzten Verlassen von OneNote nicht geschlossen wurden. Dafür können Anwendungen, die die COM-API von OneNote nutzen (da werden künftig wohl keine mehr hinzukommen) Inhalte auch an bestehende Notizseiten anhängen.

 

 

5 Kommentare

  1. Danke für den Tipp, werde ich mal ausprobieren.

    Ich nutze immer noch 0neNote 2010 wegen der Scan-Funktion und ohne diese Funktion ist OneNote für mich eigentlich wertlos, da ich hier auch auschließlich die Zuschneidefunktion nutze um nicht immer eine ganze DIN-A4 Seite einzuscannen. Damit habe ich immer die Möglichkeit Seiten in OneNote abzulegen die ich dann in fast original Größe ausdrucken kann, oder nur Ausschnitte von der Seite zu ablegen, was ich überwiegend nutze um meine handschriftlichen Notizen zu archivieren.

    Ich habe viele Sachen schon ausprobiert auch mit Livescribe experementiere ich. Was eigentlich gut klappt aber ich natürlich immer das Spezialpapier benötige.

    Microsoft sollte sich entschließen die Funktion wieder aufzunehmen. Der Mehrwert der Funktion wäre für mich sogar ein Kaufpreis wert, da es für mich einfach ein optimale und einfache Lösung ist.

    Fred Wohlers

  2. Mein Scanner (und etlich andere auch) unterstützen die „scan to Mail“ Funktion. In Verbindung mit EmailtoOnenote (https://www.onenote.com/EmailToOneNote) wird daraus eine „Scan to Onenote“ funktion. Die Krux bei der Lösung, ist die absender Mailadresse DES DRUCKERS zu den vertrauenswürdigen mailadressen hinzuzufügen. Zumal der Scanner nicht auf die „Mailadresse bestätigen“ mail reagieren wird. Da hilft nur eine Mailrule.

    Nochmal im Klartext:
    Scannen -> automatische Mail an mich.
    Mailrule: ->forward zu onenote.
    Und das wars. Konfig abspeichern, und scannen und wenige Sekunden erscheint es in Onenote. Ist es mal eingerichtet, funktioniert es fantastisch.

    • Sie haben völlig recht. Das ist auch exakt die Lösung, die ich in meinem Buch „OneNote Secrets“ vorschlage. Dazu eine Weiterleitung von einer Alias-Mailadresse zu me@onenote.com, um die genannte Problematik zu umgehen.

      Allerdings gibt es zwei Nachteile: Zum Einen nutzt die Mail-Funktion die Web-API; es geht also nur mit Notizbüchern in der Cloud und jeder Scan landet immer auf einer neuen Seite.
      Zum Anderen landen Scans (zumindest bei den von mir getesteten Scannern und MFPs) immer als ANHANG in der Notiz, nicht als Ausdruck. Die Umwandlung muss man also jedes Mal per Hand vornehmen. Ansonsten gibt’s keine Indexierung der Inhalte und somit auch keine Suche in gescannten Dokumenten.

  3. Das ist ein Grund, warum ich Evernote wohl auch in der nächsten Zeit nicht aufgeben werden kann. Hier gibt es mit den „Import Folders“ eine Funktion, die automatisch in einem vordefinierten Ordner (der auch auf einem Netzlaufwerk liegen kann) nach neuen Dokumenten sucht und daraus automatisch Notizen erstellt.

    Ich scanne mit meinem Multifunktionsdrucker Rechnungen, Belege etc. und lasse diese als PDF in diesem Ordner ablegen. Evernote übernimmt diese, lässt eine OCR darüberlaufen und alles ist gut.

    Das ist für mich die Killer-Anwendung von Evernote. Einzelne Seiten könnte ich auch mit OfficeLens erfassen. Bei mehrseitigen Dokumenten macht das aber keinen besonderen Spaß.

    Eine Regel in meinem Gmail-Account schickt Mails mit Anhang und dem Betreff „Rechnung“ oder „Invoice“ automatisch an Evernote weiter. Dieses legt diese Anhänge als durchsuchbare Notizen (und nicht nur als Anhang) im entsprechenden Notizbuch ab.

    Ich verstehe nicht, warum OneNote hier so wenig zu bieten hat.

  4. DANKE!!!
    Endlich hat OneNote wieder einen Sinn!

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