Auch wer nicht die Windows-Desktop-Version von OneNote nutzt, kann auf OneDrive gesicherte Notizbücher herunterladen und lokal speichern oder archivieren. So kommen auch Nutzer der Windows-10-App oder von OneNote für den Mac zu einem Backup.

Bekanntlich erfordern nahezu alle Versionen von OneNote, dass die Notizen in einem Microsoft-Cloudspeicher abgelegt werden (siehe Wolkenlos: OneNote ohne OneDrive?). Eine Ausnahme bildet bislang lediglich das Windows-Desktop-OneNote, das mit Microsoft Office installiert wird (nicht das kostenlose OneNote 2016!).

Abgesehen von Bedenken bezüglich der Privatsphäre hinterlässt das bei vielen Anwendern aus einem weiteren Grund ein flaues Gefühl: Microsoft betont zwar (wie auch andere Anbietern von Cloudspeichern und nicht zu Unrecht), dass ihre Server als Speicherort wesentlich sicherer sind als eine lokale Festplatte. Letztere ist immer den Risiken eines Hardware-Ausfalls, versehentlicher Löschung, Wasserschadens, Brandes oder Diebstahls ausgesetzt. Infrastrukturen und Backupmechanismen einer großen Serverfarm minimieren diese Gefahren natürlich erheblich.

Dennoch ist es ein gutes Gefühl, wenigstens zusätzlich ein lokales Backup der – im Falle von OneNote oft immens wichtigen und unersetzlichen – Aufzeichnungen zu haben. Was zum Beispiel, wenn aus irgendeinem Grund das Microsoft-Konto gesperrt oder nicht mehr erreichbar ist? Oder eine unbedachte Aktion die Notizbücher oder auch nur einzelne Notizen von OneDrive gelöscht und auch aus dem Papierkorb nicht mehr restaurierbar sind? Eine halbwegs aktuelle Kopie auf einer USB-Platte würde diesen Szenarien schon sehr den Schrecken nehmen.

Wer mit einem OneNote in der Windows-Desktop-Version arbeitet, verfügt auch über eine automatische Backup-Funktion, die alle Notizen – auch die auf OneDrive gespeicherten – an einem lokalen Speicherplatz der Wahl sichert (mehr dazu im Beitrag Ruhig schlafen: So legen Sie Backups Ihrer Notizen an). Das gilt sogar für die kostenlose Version von OneNote 2016.

Aber was machen Nutzer der Windows-10-App, von OneNote auf dem Mac oder eines mobilen OneNote für iOS oder Android? In all diesen Versionen gibt es gar keinen Backup-Mechanismus.

Der Versuch, Notizbücher per OneDrive-App oder Webbrowser einfach zu kopieren oder herunterzuladen, führt ins Leere. Außer einem symbolischen Link zu den Online-Notizbüchern ohne deren Inhalte erhält man dabei gar nichts.

Die gute Nachricht: Mit einem kleinen Trick (danke an OneNote-Blog-Leser Bernd P., der mich darauf gebracht hat) geht es doch!

Der Trick beruht auf der Tatsache, dass der Versuch, OneNote-Notizbücher einzeln aus OneDrive herunterzuladen, zwar nur jenen symbolischen Link auf die versteckten tatsächlichen Notizbuchdateien auf die eigene Platte brächte – wenn es denn überhaupt ginge. Lädt man dagegen aber einen kompletten Ordner von OneDrive herunter, der Notizbücher (Notizbuch-Links) enthält, bekommt man sehr wohl die kompletten Daten in der OneNote-eigenen Struktur mit Notizbuch-Ordnern, .ONE- und .ONETOC2-Dateien.

Gehen Sie also folgendermaßen vor:

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Wie für das OneNote-Format üblich, stecken in den ONE-Dateien sämtliche Inhalte, also zum Beispiel auch eingebettete Bilder, Dateien oder PDF-Dokumente. Alles ist also erst mal „Cloud-Krisen-sicher“ auf Ihrem Rechner, wenn auch mit den meisten OneNote-Versionen noch nicht direkt nutzbar (siehe unten unter „Und die Haken?“).

Zwei mögliche Nachteile dieser Methode:

• Ihre Notizbücher liegen auf OneDrive gar nicht in einem Unterordner wie „Dokumente“, sondern im Hauptverzeichnis.
• Oder sie liegen zwar in einem Unterordner, aber zusammen mit vielen anderen Dokumenten und Dateien, die Sie gar nicht mitsichern wollen. Oder es liegen viele OneNote-Notizbücher darin; Sie möchten aber nur ein Backup von einzelnen ausgewählten davon.