Know-How OneNote 2013/2016

iOS- und Mac-Nutzer ohne passendes Office 365 Abo kommen nicht mehr an ihre OneNote-Notizen, wenn diese auf einem SharePoint-Server oder OneDrive for Business liegen. Möglicher Ausweg: Umzug der Notizbücher auf das kostenlose OneDrive.

Es ist erschreckend, wie viel Missverständnis und Fehlinformation es um den Begriff „Office 365“ gibt, wozu auch Microsoft selbst nicht unwesentlich beiträgt. Hier eine Übersicht darüber, was Office 365 genau ist und was es nicht ist.

OneNote erlaubt das Verschlüsseln von Notizen mit einem Kennwort – leider nicht in allen Versionen. Eine Übersicht über die Passwort-Funktion der einzelnen OneNote-Ausgaben.

Der in Omer Atays OneNote-Add-In Onetastic enthaltene Kalender zeigt die an einem bestimmten Datum angelegten und/oder bearbeiteten Notizen übersichtlich in einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht an. Und: Es gibt ihn sogar als separates Programm, unabhängig vom Add-In.

Bekanntermaßen findet OneNote dank automatischer OCR-Indizierung beliebige Suchbegriffe auch innerhalb von Bildern oder als Ausdruck eingebundenen PDF-Dateien. Aber lassen sich erkannte Textinhalte auch herauskopieren und weiterverwenden? Ja, sogar mit Bordmitteln von OneNote 2010/2013, aber noch viel komfortabler mit dem Add-On Onetastic.

Fast alle der derzeit acht(!) unterschiedlichen OneNote-Versionen erlauben nur Microsofts Cloud-Speicher OneDrive als Lagerort für Notizbücher. Manche lassen auch SharePoint-Bibliotheken zu; nur eine unterstützt auch das Speichern auf lokalen Datenträgern oder im LAN. Hier eine Übersicht.

Während sich der Import von OneNote-Notizen in Evernote recht komfortabel gestaltet, ist der umgekehrte Weg nicht vorgesehen. Neben recht umständlich anmutenden Methoden via HTML-Ex- und Import oder E-Mail verspricht ein ambitioniertes Freeware-Tool Abhilfe.

Seit kurzem lassen sich in OneNote ähnlich wie beim Konkurrenten Evernote Notizinhalte per E-Mail an ein Notizbuch senden – mit Einschränkungen. Dieser Beitrag hilft, mit den richtigen Einstellungen und ein paar Tricks, das Maximum aus dieser an sich äußerst nützlichen Funktion herauszuholen.

Bekanntlich liegt eine der Hauptstärken von OneNote in der Möglichkeit, Notizen anderen Teilnehmern zur Ansicht oder Live-Mitarbeit freizugeben. Aber wie funktioniert das genau? Kann ich eine Freigabe auf bestimmte Personen begrenzen oder nachträglich zurücknehmen? Hier gibt’s Antwort auf die häufigsten Fragen.

Onenote 2010 und  2013 bieten eine wenig bekannte Möglichkeit, „mal eben“ eine Kurznotiz festzuhalten – egal, in welchem Programm Sie sich gerade befinden und ob OneNote gestartet ist oder nicht. Eine hervorragende Alternative zu Post-It-Sammlungen am Monitorrand oder auf Briefumschläge gekritzelte Telefonnummern oder Adressen.

Ein lokales OneNote-Notizbuch in Microsofts Cloud-Speicher OneDrive zu verschieben, ist kein Problem. Umgekehrt geht’s aber auch – wenngleich mit ein wenig mehr Aufwand.

Früher oder später ist die Informationssammlung in OneNote ein unbezahlbarer persönlicher Wissensschatz – ein Verlust wäre eine Katastrophe. Dabei hat OneNote eine recht ordentliche Backup-Funktion eingebaut. Sie ist vollautomatisch, komfortabel, unkompliziert und funktioniert sogar für auf OneDrive gespeicherte Notizbücher.

Oft kritisiert und auch in OneNote 2013 nicht behoben: Der winzige Cursor im Zeichen-/Freihandmodus. Er besteht nur aus einem Pixel und ist meist unauffindbar – vor allem, wenn er über einem Text- oder Grafikobjekt steht. Das betrifft besonders Grafiktablett- und Mausnutzer. Zumindest eine Linderung des Problems bringen die Windows-Mauseinstellungen oder …

Ein gegebenenfalls gesetzter Standard-Speicherort für an OneNote übertragene Informationen oder Bildschirmausschnitte lässt sich ganz einfach wieder auf die Dialogbox mit der Zielabfrage zurücksetzen; sogar für Webausschnitte, Screenshots, Druckausgaben und Outlook-Daten getrennt.