Microsoft hält Sicherungskopien von OneNote-Notizbüchern für überflüssig. Die Cloud sei der sicherste denkbare Ort. Das sehe ich etwas anders. Zum Glück gibt’s sehr wohl ein paar Backup-Optionen, genau genommen sechs. Hier eine Übersicht.

Ein Backup braucht’s nicht. Das zumindest predigt Microsoft den OneNote-Nutzern immer wieder. Die Daten seien nirgends sicherer als auf ihren Cloudspeichern. Das ist schlicht Quatsch. Es gibt weder eine (zumindest für Nutzer zugängliche) Versionsverwaltung noch eine Absicherung gegen defekte Abschnitte (scheint in letzter Zeit häufiger zu passieren) und schon gar nicht gegen schlichte Anwenderfehler wie das versehentliche Löschen oder Überschreiben von Inhalten. Der Notizbuch-Papierkorb hilft in der Praxis nur selten, die OneNote-Seitenversionen werden angelegt, wie und wann das Programm gerade möchte.

Microsoft enthält trotzdem den allermeisten OneNote-Nutzern und-Versionen eine vernünftige Backup-Möglichkeit vor. Die gute Nachricht: Ganz ohne Netz und doppelten Boden müssen Sie OneNote Ihre Daten trotzdem nicht anvertrauen. Ein paar Möglichkeiten der Sicherung gibt es durchaus. Zu den meisten finden sich auf diesem Blog detailliertere Anleitungen, auf die an der jeweiligen Stelle dann verlinkt wird.  Der Übersicht halber möchte ich alle Optionen auf den folgenden Seiten einmal zusammenfassen.

Hier die Übersicht:

1. Die OneNote-eigene Backup-Funktion

In den Desktop-Versionen von OneNote für Windows, also OneNote 2010, 2013 oder 2016, gibt es eine „richtige“ Backup-Funktion, die sogar „halbautomatisch“ läuft. „Halb“ deshalb, weil zum Einen die betreffenden Notizbücher geöffnet und zudem OneNote gestartet sein muss, damit das Backup anspringt. Dann läuft es entweder automatisch in einstellbaren Intervallen (etwa täglich oder wöchentlich) oder lässt sich jederzeit manuell starten. Dabei kann es sogar mehrere Versionen speichern. Das erzeugte Format entspricht fast dem, das OneNote (nur in den Office-Versionen 2010-2016!) optional auch beim lokalen Speichern nutzt, also Ordner für Notizbücher, ONE-Dateien für Abschnitte. Das gilt auch für auf OneDrive oder Sharepoint gespeicherte Notizbücher, solange die entsprechende Option unter Datei-Optionen-Speichern und Sichern aktiviert ist. Lediglich die Indexdatei „Notizbuch öffnen.onetoc2“ wird nicht angelegt, weshalb man Notizbücher im „Schadensfall“ nur abschnittsweise restaurieren kann. Hier finden Sie mehr zum OneNote-eigenen Backup.

Vorteile:

• Vollständige Kopie aller Inhalte im (Windows-Desktop-) OneNote-kompatiblen Format
• Relativ bequem; semiautomatische oder manuell angeschobene Sicherung
• Mehrere Versionen möglich

Nachteile:

• Nur in OneNote 2010, 2013, 2016 verfügbar
• Eine solche OneNote-Version ist auch für das Zurückspielen zwingend erforderlich
• Kein Windows-Dienst, somit keine Backups im Hintergrund oder ohne laufendes OneNote
• Zurückspielen nur mühsam abschnittsweise, kein ganzes Notizbuch auf einmal